SEKRETARIAT

Spis treści

Instalacja programu

Przygotowanie programu do pracy

Praca z programem

Praca z kilkoma firmami

O...


Instalacja programu

Procedura instalacji

Instalacja sterownika ODBC


Instalacja sterownika ODBC

Instalacja ODBC 32-bit dla Microsoft Word 7.0

Instalacja ODBC 32-bit dla Microsoft Word 97

UWAGA!!!

Instalacja sterownika ODBC 32bit w środowisku WINDOWS 95 jest niezbędna do prawidłowej pracy programu!


Przygotowanie programu do pracy

Pierwsze uruchomienie programu

Wygląd ekranu

Konfiguracja programu


Praca z programem

Kontrahenci

Dokumenty

Rozmowy

Terminy

Sprawy

Kartoteki pomocnicze


Kontrahenci

Jednym z zadań programu Sekretariat jest gromadzenie i przeglądanie danych dotyczących kontrahentów współpracujących z firmą. Do tego celu służy funkcja menu Kontrahenci. Polecenie Nowy kontrahent pozwala na wprowadzanie nowych danych, natomiast Przegląd kontrahentów na wyszukiwanie i sortowanie. Wymienione funkcje są również dostępne na pasku narzędzi.

Nowy kontrahent

Przegląd kontrahentów


Dokumenty

Program Sekretariat ułatwia przygotowywanie korespondencji wysyłanej do kontrahentów firmy (w tym korespondencji seryjnej), jak również przyjmowanie korespondencji przychodzącej od kontrahentów.

Do tych celów służą polecenia menu Nowy dokument Wychodzący oraz Nowy dokument Przychodzący. Funkcje te są również dostępne na pasku narzędzi.

Dokumenty wychodzące

Dokumenty przychodzące

Przegląd dokumentów

Wzorce dokumentów


Rozmowy

Nowa rozmowa

Przegląd rozmów


Terminy

Nowy termin

Przegląd terminów


Praca z kilkoma firmami

Nowa firma

Zmiana firmy


Sprawy

Moduł Sprawy dotyczy kategorii zadań, które firma realizuje. Każdy dokument wychodzący, przychodzący, a także notatkę z rozmowy (spotkania) możemy zakwalifikować do wskazanej sprawy. Podczas wysyłania, przyjmowania dokumentów, sporządzania notatek z rozmów określamy temat sprawy do której dany dokument zostanie zakwalifikowany. Wykorzystując funkcje Przegląd dokumentów oraz Przegląd rozmów możemy w szybki sposób pogrupować dokumenty lub notatki dotyczące wybranej sprawy. Polecenie Przegląd spraw znajduje się na pasku menu, natomiast Nowa sprawa w Kartotekach pomocniczych.

Nowa sprawa

Przegląd spraw


Procedura instalacji

Instalację rozpoczynamy od uruchomienia programu setup.exe znajdującego się na dyskietce instalacyjnej nr 1. Podczas instalacji tworzony jest katalog C:\Tango do którego część plików zostaje automatycznie skopiowana, pomimo możliwości wskazania przez użytkownika innej nazwy. Dlatego też przed instalacją programu Sekretariat należy sprawdzić, czy katalog C:\Tango już istnieje, a jeżeli tak - przenieść jego zawartość do katalogu o innej nazwie. Po zakończeniu instalacji program utworzy grupę programów TANGO Sekretariat, a w niej ikonę Tango oraz Tango Serwis.

UWAGA!!!

W poniższej instrukcji zakłada się, że użytkownik zainstalował program w całości w katalogu C:\Tango.


Instalacja ODBC 32-bit dla Microsoft Word 7.0

Aby dodać sterownik dostępu do bazy danych “Tango” postępuj według poniższych wskazówek:

•	Otwórz Panel Sterowania i znajdź w nim ikonę 32-bit ODBC. Jeżeli w Panelu Sterowania nie można znaleźć ikony ODBC 32-bit, to oznacza to, że nie został zainstalowany sterownik Microsoft Access. Aby zainstalować wymieniony sterownik należy uruchomić program instalacyjny Microsoft Office, a następnie:

•	Kliknąć przycisk Dodaj/Usuń.

•	Zaznaczyć opcję Konwertery, filtry i dostęp do danych, po czym kliknąć przycisk Zmień opcję.

•	Zaznaczyć opcję DataAccess i kliknąć przycisk Zmień opcję.

•	Zaznaczyć opcję Sterownik Microsoft Access.

0	Po wykonaniu wymienionych czynności sterownik Microsoft Access zostanie zainstalowany,  a ikona ODBC 32bit znajdzie się w Panelu Sterowania. Sposób instalacji wymienionego sterownika dla Microsoft Office 97 jest podobny.

•	Otwórz 32bit ODBC, w otwartym oknie Data Sources zostanie wyświetlona lista już zainstalowanych sterowników dostępu do danych,  następnie kliknij przycisk [Add...].

•	w oknie Add Data Source wybierz z listy Microsoft Access Driver i kliknij [OK].

•	W pole Data Source Name okna ODBC Microsoft Access 7.0 Setup wpisz: “Tango”, a następnie wybierz opcję System Database / Database.

•	W oknie Select System Database znajdź katalog Tango, a w nim plik system.mda, następnie kliknij [OK].

•	Po powrocie do okna ODBC Microsoft Access 7.0 Setup kliknij przycisk [Advanced] - otworzy się okienko Set Advanced Options w którym w polu Login Name wpisz “Tango”, a następnie kliknij [OK].

•	Po powrocie do okna ODBC Microsoft Access 7.0 Setup zaakceptuj wprowadzone dane klikając [OK] -  zainstalowany driver pojawi się na liście.


Instalacja ODBC 32-bit dla Microsoft Word 97

Instalacja ODBC 32bit dla Microsoft Office 97 przebiega podobnie, chociaż wygląd otwieranych okienek jest nieco odmienny. Poniżej przedstawiono przebieg instalacji:

•	Otwórz Panel Sterowania, znajdź w nim ikonę 32bit ODBC i kliknij na niej.

•	W otworzonym okienku ODBC Data Source Administrator wybierz zakładkę User DSN, a następnie kliknij [Add...].

•	w oknie Create New Data Source wybierz z listy Microsoft Access Driver.

•	W oknie ODBC Microsoft Access Setup w polu Data Source Name wpisz “Tango”.

•	Kliknij pole opcji “Database”, a następnie znajdź w katalogu “Tango” plik system.mda.

•	Wybierz opcję Advanced, po czym w polu Login Name wpisz “Tango”.

•	Po zaakceptowaniu wprowadzonych danych i powrocie do okna ODBC Data Source Administrator driver Tango pojawi się na liście.


Pierwsze uruchomienie programu

Aby uruchomić program należy dwukrotnie kliknąć na ikonę “Tango” w grupie TANGO Sekretariat. Przed uruchomieniem program zapyta o nazwę i hasło użytkownika - należy podać nazwę U1 (litera “U”,  cyfra “jeden”) i wcisnąć [Enter]. Program SEKRETARIAT  zostanie uruchomiony.

UWAGA !!!

0	Pierwsze uruchomienie programu trwa dłużej niż kolejne i może potrwać do kilku minut.


Wygląd ekranu

Po uruchomieniu programu i podaniu prawidłowego hasła program wyświetli ekran roboczy. Jego wygląd jest typowy dla wielu aplikacji WINDOWS.

0	Na pasku tytułu oprócz nazwy programu pojawi się nazwa dnia tygodnia, aktualna data i godzina. Pasek menu wyświetla wszystkie funkcje dostępne w programie, które mogą być wykorzystane za pomocą myszy lub po naciśnięciu klawisza Lewy ALT i klawiszy kierunkowych. Natomiast pasek narzędzi (ikon) umożliwia dostęp za pomocą myszy do najczęściej używanych funkcji.

1	Dodatkowym ułatwieniem dla użytkownika są etykietki podające znaczenie poszczególnych ikon na pasku narzędzi wyświetlane po ustawieniu kursora myszy na jednej z nich oraz wyświetlane na pasku stanu objaśnienia dotyczące aktualnie wykonywanych czynności. Szybkim sposobem dostępu do wybranych pól, sekcji lub funkcji menu jest użycie tzw. klawisza skrótu. Jeżeli w nazwie pola, sekcji, funkcji lub klawisza jedna z liter jest podkreślona, to naciskając klawisz Lewy ALT oraz klawisz z wyróżnioną literą uzyskamy taki sam efekt jak kliknięcie myszą. Na przykład naciskając kombinację klawiszy Lewy ALT + “w” spowodujemy wyjście z programu. W pracy z programem szczególne znaczenie mają klawisze INSERT, ENTER i DELETE. Pierwszy z nich służy do wprowadzania nowych danych, drugi do potwierdzania wyboru, natomiast trzeci do usuwania danych.


Konfiguracja programu

Po pierwszym uruchomieniu program należy skonfigurować. W pierwszej kolejności należy wprowadzić  dane dotyczące użytkownika. W tym celu należy wybrać polecenie menu Dane firmy.

0	W oknie Dane firmy należy wpisać podstawowe informacje dotyczące firmy, która będzie użytkownikiem programu. Po kliknięciu na przycisku Rachunki bankowe wyświetlone zostaną wszystkie rachunki, które kiedykolwiek zostały założone. Nowy rachunek można dodać po wybraniu polecenia DODAJ, modyfikować treść zapisu po kliknięciu na przycisku ZMIEŃ, natomiast usunąć rachunek po kliknięciu na przycisku ZLIKWIDUJ.

1	Podczas likwidacji rachunku bankowego należy najpierw wskazać jego nazwę na liście rachunków bankowych w oknie Rachunki bankowe, a następnie w oknie Rachunek bankowy zaznaczyć opcję Zlikwidowany.

2	Program umożliwia użytkownikowi wprowadzenie dodatkowych informacji dotyczących firmy jak np. Organ rejestrowy, Rodzaj działalności czy nazwy Urzędów Skarbowych, którym podlega. Opcja ta jest dostępna po kliknięciu przycisku DANE URZĘDOWE. Dane te będą wykorzystywane przy wystawianiu deklaracji do ZUS i Urzędu Skarbowego.

3	Bardzo ważną rolę w przygotowywaniu korespondencji spełnia funkcja Nagłówki korespondencji. Pola N1, N2, N3, N4, N5 służą do wpisania danych, które będą wykorzystywane przy tworzeniu korespondencji. Pole Miasto określa miejscowość w której domyślnie będą wystawiane wszystkie dokumenty. Pole Przedrostek służy do wpisania skrótu literowego z nazwy firmy lub innego skrótu który będzie stanowił integralną część numeru każdego dokumentu. Pola S1, S2, S3, S4, S5 są pomocnicze.

Następnym krokiem w konfigurowaniu programu jest wprowadzenie danych dotyczących zatrudnionych pracowników. W tym celu należy wybrać polecenie Pracownicy. Okno Pracownicy przedstawia nazwiska i imiona pracowników, którzy zostali w firmie zatrudnieni. Lista pracowników może być wyświetlana z uwzględnieniem obecnie zatrudnionych,  poprzednio zwolnionych lub wszystkich, którzy kiedykolwiek w firmie pracowali (opcje Pracujący, Zwolnieni, Wszyscy).

Dane personalne nowego pracownika zatrudnionego w bieżącej firmie można wprowadzić po kliknięciu przycisku Nowy pracownik. Użytkownik zostanie zapytany, czy pobrać dane pracownika z innej firmy. W przypadku, gdy dane figurują w kartotekach innych firm i mogą być z nich pobrane, należy odpowiedzieć TAK, po czym zaznaczyć w sekcji Lista pracowników właściwe nazwisko. W przeciwnym wypadku należy odpowiedzieć NIE, a następnie w oknie Dane pracownika wypełnić pola w sekcjach Dane personalne, Adres zamieszkania oraz Zatrudnienie.

0	Dodatkowe funkcje dotyczące zatrudnionych pracowników to:

•	Kwestionariusz osobowy  dodatkowe dane personalne, wykształcenie, powszechny obowiązek obrony, urzędy – Urząd Skarbowy.

•	Rachunki bankowe (rachunki, którymi pracownik dysponuje).

•	Dokumenty (dowód osobisty, paszport, legitymacja ubezpieczeniowa, inne).

Należy zwrócić szczególną uwagę na możliwość ograniczenia uprawnień pracownika do dysponowania danymi. W tym celu należy kliknąć na przycisku Uprawnienia, a następnie:

•	wprowadzić nazwę konta oraz hasło,

•	zaznaczyć odpowiednie do przyznawanych uprawnień pola opcji.

Przyznając pracownikowi uprawnienia należy wiedzieć, że:

•	Dostęp ograniczony oznacza brak dostępu do funkcji Dane firmy oraz Pracownicy, a tym samym nie pozwala na wgląd w kartoteki  danych dotyczących firm i pracowników.

•	Dostęp pełny oznacza pełny dostęp do wszystkich danych, ale tylko dla wybranej firmy.

•	Dostęp pełny we wszystkich firmach oznacza pełny dostęp do wszystkich danych we wszystkich firmach.

Dodatkowo przyznane uprawnienia powodują, że:

•	Użytkownik nie może zmienić uprawnień samemu sobie, może to zrobić tylko osoba posiadająca takie uprawnienia.

•	Użytkownik nie może nadać innej osobie większych uprawnień niż sam posiada.

•	Hasło nadane użytkownikowi może zmienić każdy, kto ma prawa dostępu do kartotek pracowników.

•	Nową firmę może założyć osoba, która posiada uprawnienia Dostęp we wszystkich firmach.

•	Zmienić firmę na inną może osoba, która posiada uprawnienia do tej firmy.

•	Użytkownik ma możliwość zmiany swojego hasła (po podaniu starego) za pomocą funkcji Zmień hasło.

•	Naprawiać bazę danych może wyłącznie osoba posiadająca pełne uprawnienia we wszystkich firmach  – ikona Tango Serwis.

W oknie Pracownicy znajdują się również przyciski Zwolnij pracownika oraz Zmień Dane. Aby zwolnić pracownika należy wskazać właściwe nazwisko w oknie Pracownicy, kliknąć na przycisku Zwolnij pracownika, a następnie podać datę zwolnienia i zaznaczyć opcję Zwolniony. Zwolnienie pracownika powoduje odebranie mu wszelkich uprawnień i uniemożliwia uruchomienie programu Sekretariat.

0	Natomiast, jeżeli zachodzi konieczność dokonania korekty danych dotyczących pracownika należy kliknąć na przycisku Zmień dane pracownika, a następnie nanieść poprawki w oknie Dane pracownika.

1	W celu zabezpieczenia bazy danych programu Sekretariat przed osobami niepowołanymi (oprócz nadania użytkownikom uprawnień i założenia haseł) należy uniemożliwić zalogowanie się na “anonimowym” koncie U1. Użytkownik, który korzysta z tego konta, posiada pełne uprawnienia do wszystkich firm, dlatego należy odebrać mu te uprawnienia. Można to zrobić w następujący sposób:

•	korzystając z funkcji Zmiana hasła założyć hasło na konto U1 lub

•	zmienić nazwę konta U1 na inną i założyć hasło lub też

•	“ zatrudnić” osobę posiadającą pełne uprawnienia we wszystkich firmach, a następnie “zwolnić” U1.

Kolejna funkcja menu System to Kartoteki pomocnicze. Należy zwrócić uwagę na:

•	Word-ścieżka -  należy podać ścieżkę do programu Microsoft Word.

•	Przeglądarki - należy podać ścieżki dostępu do programów, które chcemy wykorzystywać do obsługi otwieranych przez nas plików. W przeglądarkach po raz drugi należy podać ścieżkę do programu Microsoft Word.

•	Przypominaj o nadchodzących terminach – włączenie tej opcji powoduje pojawianie się na ekranie w wyznaczonym czasie informacji o zadaniach zleconych do wykonania pracownikom (patrz Terminy).

Ponadto należy sprawdzić i ewentualnie dostosować do swoich potrzeb zawartość kartotek:

•	Grupy kontrahentów – grupy firm ze względu na charakter prowadzonej działalności.

•	Segregatory – miejsce, gdzie są przechowywane dokumenty nie związane z żadnym kontrahentem lub pracownikiem.

•	Wysyłka – sposoby wysyłania dokumentów (np. poczta, faks, kurier itp.).

•	Typy dokumentów – kategorie wysyłanych i przyjmowanych dokumentów (np. księgowe, pracownicze, faktury VAT itp.).

•	 Stanowiska – nazwy stanowisk pracy na których są zatrudnieni pracownicy firmy i osoby kontrahenta.

•	Nagłówki adresu, Nagłówki korespondencji, Zakończenie korespondencji – zwroty grzecznościowe pojawiające się z nagłówkach i stopkach dokumentów.

•	Tytuły naukowe – tytuły naukowe osób, których nazwiska figurują w kartotekach kontrahentów.

•	Państwa – nazwy państw, z których pochodzą kontrahenci.


Nowy kontrahent

Po wybraniu polecenia Nowy kontrahent w oknie Dane kontrahenta należy wprowadzić podstawowe dane:

•	Nazwa – pełna nazwa kontrahenta lub imię i nazwisko przedstawiciela.

•	Skrót – skrócona nazwa kontrahenta, niezbędna do sortowania.

•	Nazwy propozycja skrótu jest wstawiana automatycznie).

•	Adres – pełny adres firmy, województwo, kraj.

•	NIP, Regon.

Użytkownik ma również możliwość wprowadzenia dodatkowych danych:

•	Adres do korespondencji - wypełnienie tej sekcji powoduje, że do adresowania korespondencji zostanie użyty adres z tego pola, a np. do wystawienia faktury VAT adres podstawowy.

•	Pole MEMO - dodatkowe uwagi o kontrahencie, jeżeli pole jest zapisane ikona ma kolor czerwony, w przeciwnym wypadku - niebieski.

•	Telefony – telefony firmowe (ogólne) i do konkretnych osób.

•	Osoby – dane osobowe przedstawicieli kontrahenta.

•	Banki – konta bankowe w dyspozycji kontrahenta.

Na uwagę zasługuje możliwość podania wielu numerów telefonów do kontrahenta, zarówno ogólnych jak i do konkretnych osób. Aby wpisać numer telefoniczny, który będzie numerem ogólnym (firmowym) należy przejść do sekcji Telefony, nacisnąć klawisz INSERT, po czym w oknie Telefon wypełnić pola: Typ,  Numer kierunkowy, Numer telefonu i Opis.

0	Dane dotyczące osób kontrahenta można wprowadzić po przejściu do pola Osoby i naciśnięciu INSERT. W oknie Osoba kontrahenta trzeba wypełnić sekcje Dane osoby i Korespondencja. Pola Nagłówek adresu, Nagłówek korespondencji oraz Zakończenie zawierają zwroty grzecznościowe, które zostaną użyte w nagłówku i stopce korespondencji kierowanej do tej osoby. Aby wprowadzić numer telefonu, będący w dyspozycji osoby, której dane są wprowadzane, należy przejść do sekcji Telefony, nacisnąć INSERT, a później postąpić podobnie jak przy wprowadzaniu numeru telefonu ogólnego. Pole Uwagi jest przeznaczone na wpisanie dodatkowych informacji.

1	W oknie Dane kontrahenta znajduje się również sekcja Banki. W tej sekcji będą wyświetlane nazwy banków w których kontrahent posiada konta. Aby je wprowadzić, należy w tej sekcji nacisnąć INSERT, a następnie w oknie Rachunek bankowy podać nazwę banku, numer konta i ewentualnie jego opis.


Przegląd kontrahentów

Funkcja Przegląd kontrahentów służy do bieżącej pracy na bazie adresowej kontrahentów. Pomaga w gromadzeniu i przeglądaniu wprowadzonych informacji o klientach firmy. Po jej wybraniu pojawia się okno Przegląd kontrahentów.

Jednokrotne kliknięcie na liście kontrahentów powoduje pojawienie się w sekcji Dane kontrahenta kompletnych danych o kontrahencie, jego pracownikach oraz numerach telefonów (firmowych i pracowników). W oknie Przegląd kontrahentów można również modyfikować dane - dodawać nowe, zmieniać istniejące lub usuwać. W tym celu należy kliknąć myszą listę kontrahentów, wybrać sekcję w której będą dokonywane zmiany (Firmy, Telefony, Osoby), a następnie kliknąć na odpowiednim przycisku (DODAJ, ZMIEŃ, USUŃ). Ten sam efekt uzyskać można po naciśnięciu klawisza INSERT (dodaj), ENTER  (zmień) oraz DELETE (usuń). W przypadku wybrania nazwy kontrahenta i naciśnięcia przycisku USUŃ, zostanie on przesunięty do grupy Nieaktywny.

0	Funkcja Przegląd kontrahentów służy do wyszukiwania informacji o kontrahentach na podstawie różnych kryteriów. Mogą nimi być Nazwa firmy, NIP, Grupa do firma której została zakwalifikowana. Inne kryteria wyszukiwania użytkownik może określić po naciśnięciu przycisku WYSZUKAJ w oknie Parametry sortowania. Zostaną wtedy znalezione wszystkie firmy, których nazwy spełniają podane warunki wyszukiwania. Natomiast wpisanie kryterium wyszukiwania w polu Znajdź powoduje wyszukanie pierwszej firmy (w kolejności alfabetycznej). Po naciśnięciu przycisku WYSZUKAJ, natomiast po wpisaniu w polu Znajdź. Kliknięcie na przycisku telefonu spowoduje połączenie z zaznaczonym wcześniej numerem abonenta. Gdy połączenie nie może zostać zrealizowane (brak modemu, jego uszkodzenie itp.) użytkownik zostanie o tym poinformowany. Jeżeli kliknięcie na wybranym numerze telefonu w sekcji Telefony powoduje podświetlenie konkretnej osoby w sekcji Osoby kontrahenta, to oznacza to, że jest to numer telefonu do tej osoby. W przeciwnym wypadku zaznaczony numer oznacza telefon firmowy (ogólny). W tym oknie znajduje się jeszcze jeden przycisk - DRUKUJ. Jego naciśnięcie spowoduje wydrukowanie raportu, zawierającego wybrane informacje o kontrahentach.


Nowa firma

0	Jak wspomniano we wstępie w programie Sekretariat można prowadzić jednocześnie dziesięć firm. Nową firmę można założyć za pomocą funkcji Nowa firma. Może to zrobić wyłącznie osoba, która posiada największe uprawnienia tzn. Dostęp we wszystkich firmach. Po wybraniu funkcji Nowa firma otworzone zostanie okno, w którym należy podać dane firmy takie jak w oknie Dane firmy.


Zmiana firmy

0	Polecenie Zmiana firmy pozwala na zmianę bieżącej firmy na inną. Aby zmienić firmę należy posiadać uprawnienia do jej otworzenia. Po sprawdzeniu hasła zostanie wyświetlone okno Zmiana firmy, w którym znajduje się lista zainstalowanych firm. Na liście należy wybrać odpowiednią nazwę, a wybór potwierdzić przyciskiem OK. Dalszy sposób pracy jest identyczny, tak jak opisano w rozdziale Praca z programem.


Dokumenty wychodzące

Po wybraniu polecenia Nowy dokument Wychodzący pojawia się okno Wybór wzorca dokumentu w którym należy wybrać wzór dokumentu który chcemy zredagować. Najpierw wybieramy Kategorię, potem Rodzaj, a następnie Dokument.

Następnie w oknie edycji dokumentu wypełniamy pola danymi stosownie do wymagań redagowanego dokumentu.

W pierwszej kolejności należy wybrać adresata pisma. Jeżeli jest nim kontrahent należy kliknąć na przycisku Kontrahent. W oknie Wybór kontrahenta na liście znajdują się nazwy kontrahentów.

0	Podobnie jak w Przeglądzie kontrahentów można stosować różne kryteria wyszukiwania (Grupa, Nazwa, NIP, WYSZUKIWANIE, Znajdź), a także wprowadzić dane nowego kontrahenta (przycisk NOWY)  lub je zmienić (przycisk ZMIEŃ). Wybór kontrahenta należy potwierdzić klikając na przycisku TEN.

1	Jeżeli dokument jest kierowany do konkretnej osoby kontrahenta należy kliknąć na przycisku OSOBA, po czym wybrać z listy odpowiednie nazwisko. W oknie Wybór osoby również można wprowadzić nową osobę lub zmienić jej dane (przyciski DODAJ i ZMIEŃ).

2	Redagowane dokumenty mogą być kierowane do pracowników firmy. W tym przypadku klikamy na przycisku PRACOWNIK i wybieramy z listy odpowiednie nazwisko.

Jeżeli nie można przyporządkować dokumentu żadnemu kontrahentowi lub pracownikowi należy zachować go w segregatorze (przycisk SEGREGATOR).

Gdy pismo jest kierowane do kontrahenta należy również wybrać numer telefonu i faksu (pole Telefon i Faks), które są niezbędne przy stronie tytułowej faksu.

0	Następnie należy wypełnić szczegółowe dane dokumentu:

•	Wasze pismo z: numer dokumentu lub korespondencji kontrahenta, którego dotyczy nasze pismo.

•	Wasza data: data korespondencji kontrahenta.

•	Numer: automatycznie nadawany przez program numer dokumentu, można go zmienić na inny niż zaproponowany przez program, program jednak nie pozwoli zapisać dokumentu z numerem który już istnieje  w bazie danych.

•	Data: data dokumentu (domyślnie bieżąca) - można ją zmienić.

•	Temat: określenie (w mianowniku liczby pojedynczej) tematyki korespondencji. Zawartość tego pola jest później wyświetlana przy przeglądzie dokumentów. Program wstawia wartości domyślne w zależności od wybranego wzoru dokumentu. Należy je jednak sprawdzić i ewentualnie zmienić.

•	Kwota w zł: - wypełniać, jeżeli dokument domyślnie zawiera pole Kwota, np. polecenie przelewu, kwit kasowy, wezwanie do zapłaty itp..

•	Nasz bank: bank naszej firmy.

•	Nasz bank, np. polecenie przelewu, wezwanie do zapłaty itp.).

•	Wasz bank: jw.

•	Uwagi: pole dla potrzeb użytkownika.

•	Wysyłka: określa w jaki sposób dany dokument ma zostać wysłany. Wypełnianie tego pola ma znaczenie przy przeglądach dokumentów i korespondencji. Np. można sporządzić raport dotyczący dokumentów, które zostały wysłane pocztą, a następnie wydrukować “Pocztową książkę nadawczą”.

Następnie należy sprawdzić poprawność danych w sekcji Nagłówki i stopki, które są przenoszone z danych kontrahenta i osoby:

•	Nagłówek adresu:	treść wpisywana przed adresem.

•	Nagłówek korespondencji: zwrot początkowy korespondencji.

•	Zakończenie: zwrot kończący naszą korespondencję.

•	Podpis: nazwisko i imię osoby, która będzie figurowała w dokumencie jako podpisująca.

Nagłówek i stopka dokumentu wyglądają tak, jak zostały podane przy wprowadzaniu nowego kontrahenta (Kontrahenci  Nowy kontrahent). Jeżeli dane tam zamieszczone nie są prawidłowe, można je zmienić nie opuszczając bieżącego okna. Np. gdy w piśmie do Jana Kowalskiego nagłówek korespondencji jest domyślnie ustawiony na “Szanowna Pani”, zaleca się ponowne otwarcie okna wyboru osoby (przyciski Kontrahent i Zmień) - i zmodyfikowanie danych. Dzięki temu każdy nowy dokument będzie zawierał poprawne dane.

0	W oknie edycji dokumentu znajdują się również dodatkowe opcje:

•	Druk na papierze firmowym: włączenie tej opcji powoduje, że w przygotowywanej korespondencji nie jest drukowany nagłówek korespondencji (Pola N1, N2, N3, N4, N5 z okna Nagłówki korespondencji).

•	Dołącz do bazy danych: wyłączenie tej opcji powoduje, że bieżący dokument nie będzie się ukazywał w raportach wystawionych dokumentów.

Jeżeli wszystkie dane zostaną prawidłowe wstawione należy kliknąć przycisk WORD. Zostanie uruchomiony program Microsoft Word wraz z wybranym przez nas dokumentem oraz dodatkowy pasek narzędzi. Dane przygotowane w programie Sekretariat (adresy, nagłówek, stopka) zostaną automatycznie przeniesione do dokumentu Worda. Po wypełnieniu dostępnych pól odpowiednimi danymi i zakończeniu edycji należy pasku narzędzi kliknąć przycisk Zamknij. Przycisk Modyfikuj pozwala na odblokowanie całego dokumentu i jego modyfikację. Po zamknięciu dokumentu nastąpi powrót do programu Sekretariat.

0	Jeżeli redagowany dokument ma być oparty na wzorze, który jest już zapisany na dysku należy kliknąć przycisk ZNAJDŹ PLIK. Pojawi się okno Przyłącz plik zewnętrzny, w którym trzeba wskazać plik dokumentu (przycisk SZUKAJ) oraz program obsługujący ten plik (lista Przeglądarki). W przypadku, gdy potrzebnej przeglądarki nie ma na liście należy ją dołączyć w oknie Kartoteki. Przycisk PODGLĄD pozwala na otworzenie dokumentu w programie wybranym jako przeglądarka, natomiast OK na zaakceptowanie wyboru dokumentu. Po naciśnięciu OK w  oknie edycji dokumentu zamiast przycisku WORD pojawi się OK.


Dokumenty przychodzące

Nowy dokument przychodzący zależy najpierw zeskanować, a następnie zapisać w postaci pliku w dowolnie wybranym katalogu. Dalsze postępowanie - po uruchomieniu funkcji wprowadzania dokumentów przychodzących jest analogiczne, jak w przypadku dokumentów wychodzących z opcją wybierania gotowego dokumentu zewnętrznego (klawisz Znajdź plik w oknie Nowa korespondencja przychodząca). Dodatkowo znajduje się tu pole Rodzaj określające rodzaj dokumentu wg którego będzie on numerowany.


Przegląd dokumentów

Do sporządzania raportów dotyczących dokumentów wychodzących i przychodzących służy funkcja Przegląd dokumentów. Jest ona dostępna w menu oraz na pasku narzędzi. W oknie Przegląd korespondencji należy wskazać kryteria wyszukiwania jak np.:

•	Dokumenty wychodzące, dokumenty przychodzące lub wszystkie.

•	Kontrahent, pracownik lub segregator.

•	Okres raportu.

•	Okres wysyłki, sposób wysyłki.

•	Wystawiający itp.

Po ustaleniu kryteriów wyszukiwania i naciśnięciu klawisza POKAŻ zostanie wyświetlona lista znalezionych dokumentów. Każdy z nich może być poddany edycji w programie, który go obsługuje po dwukrotnym kliknięciu myszą na jego nazwie. Natomiast rekord opisujący dany dokument może zostać ponownie zredagowany w programie Sekretariat po naciśnięciu klawisza MODYFIKUJ.

Na podstawie znalezionych informacji można sporządzić raport. Po kliknięciu na przycisku DRUKUJ zostanie wyświetlone okno Wydruk, w którym należy wybrać rodzaj raportu, po czym nacisnąć OK.


Wzorce dokumentów

Kolejna pożyteczna funkcja programu znajdująca się w menu to Wzorce dokumentów. W oknie Zmiana wzorca dokumentu można zmienić nazwę Kategorii i Rodzaju wzorca oraz parametrów wzorca Dokumentu po zaznaczeniu wybranej pozycji i naciśnięciu ENTER lub kliknięciu na przycisku ZMIEŃ.

Podobnie można wprowadzić nową Kategorię, Rodzaj lub wzorzec Dokumentu po naciśnięciu przycisku Nowy.

Możliwa jest również zmiana zaszeregowania Rodzaju wzorca do innej Kategorii po dwukrotnym kliknięciu na nazwie wybranej Kategorii.


Nowa rozmowa

Polecenie Nowa rozmowa służy do sporządzania notatek z rozmów telefonicznych lub spotkań z kontrahentem lub pracownikiem.

Działanie przycisków KONTRAHENT, OSOBA lub PRACOWNIK jest identyczne jak w innych, wcześniej omówionych modułach programu (np. Nowy dokument Wychodzący). Sekcje Szczegóły oraz Uwagi należy wypełnić zgodnie z treścią i znaczeniem rozmowy. Pola Przekaż wiadomość, Pilne, Oddzwonić, Zadzwoni później, Prosi o spotkanie, a także Temat, Data i Godzina oraz Rozmawiający mają szczególne przy przeglądaniu i sporządzaniu raportów z odbytych rozmów i wizyt.


Przegląd rozmów

Funkcja Przegląd rozmów służy do sporządzania i drukowania raportów z odbytych rozmów lub spotkań.

Wygląd i obsługa okna Przegląd rozmów są podobne jak w innych częściach programu Sekretariat (np. Przegląd dokumentów). W celu sporządzenia raportu z odbytych rozmów należy zaznaczyć odpowiednie kryteria wyszukiwania, a następnie kliknąć przycisk POKAŻ. Sporządzony raport zostanie wydrukowany po naciśnięciu przycisku DRUKUJ.


Nowy termin

W programie Sekretariat zawarta jest jeszcze jedna funkcja, która ułatwia kierowanie i zarządzanie firmą. Dotyczy ona zadań zleconych do wykonania pracownikom firmy.

Po uruchomieniu funkcji Nowy termin należy wybrać  wykonawcę i zlecającego, treść zadania, datę i czas, w którym zadanie ma zostać wykonane oraz ewentualnie zaznaczyć pole Ważne.

O podanej w polach Data i Godzina porze na ekranie komputera zostanie wyświetlone okno z komunikatem przypominającym o nadchodzącym terminie wykonania zadania. Należy jednak pamiętać, aby opcja Przypominaj o nadchodzących terminach w oknie Kartoteki była zaznaczona. Gdy zadanie zostanie wykonane należy zaznaczyć pole Załatwione, a następnie podać datę i godzinę wykonania.


Przegląd terminów

Funkcja Przegląd terminów służy do przeglądania notatek z odbytych rozmów i spotkań oraz sporządzania raportów na podstawie wybranych kryteriów.

W oknie Terminy należy zaznaczyć rodzaj zadania (Wykonane, Do wykonania lub Wszystkie), pracownika, któremu zlecono zadanie do wykonania (przycisk PRACOWNIK), okres za który zostanie sporządzony raport (sekcja Okres raportu) oraz wybrać osobę zlecającą. Po naciśnięciu przycisku POKAŻ zostaną wyświetlone odpowiednie dane. Po naciśnięciu klawisza DRUKUJ raport zostanie wydrukowany.


O firmie...

TANGO

ul. Wałowa 2, 33-100 Tarnów

tel./fax (0-14) 21-45-73

e-mail: tango@tango.com.pl


Nowa sprawa

Polecenie Nowa sprawa umożliwia wprowadzenie nowej kategorii zadań, które firma prowadzi. W polu Nazwa okna Sprawy należy podać nazwę nowej sprawy (kategorii), a w polu Symbol jej literowe oznaczenie. Symbol sprawy powinien być określony w sposób jednoznaczny.


Przegląd spraw

Za pomocą funkcji Przegląd spraw przeglądamy listę spraw, które zostały do programu wprowadzone. Po zaznaczeniu opcji Bieżące, Zlikwidowane lub Wszystkie, w polu Lista spraw zostaną wyświetlone ich nazwy.

Możemy je również dodawać (przycisk DODAJ), edytować (przycisk ZMIEŃ) lub usuwać (przycisk USUŃ). Przed usunięciem sprawy użytkownik zostanie poproszony o potwierdzenie decyzji.


Kartoteki pomocnicze

Dokonując ustawień systemowych w Kartotekach pomocniczych należy zwrócić uwagę na:

•	Przeglądarki - należy podać ścieżki dostępu do programów, które chcemy wykorzystywać do obsługi otwieranych przez nas plików. W przeglądarkach po raz drugi należy podać ścieżkę do programu Microsoft Word.

•	Przypominaj o nadchodzących terminach – włączenie tej opcji powoduje pojawianie się na ekranie w wyznaczonym czasie informacji o zadaniach zleconych do wykonania pracownikom (patrz Terminy).

Ponadto należy sprawdzić i ewentualnie dostosować do swoich potrzeb zawartość kartotek:

•	Grupy kontrahentów – grupy firm ze względu na charakter prowadzonej działalności.

•	Segregatory – miejsce, gdzie są przechowywane dokumenty nie związane z żadnym kontrahentem lub pracownikiem.

•	Wysyłka – sposoby wysyłania dokumentów (np. poczta, faks, kurier itp.).

•	Typy dokumentów – kategorie wysyłanych i przyjmowanych dokumentów (np. księgowe, pracownicze, faktury VAT itp.).

•	Stanowiska – nazwy stanowisk pracy na których są zatrudnieni pracownicy firmy i osoby kontrahenta.

•	Nagłówki adresu, Nagłówki korespondencji, Zakończenie korespondencji – zwroty grzecznościowe pojawiające się z nagłówkach i stopkach dokumentów.

•	Tytuły naukowe – tytuły naukowe osób, których nazwiska figurują w kartotekach kontrahentów.

•	Państwa – nazwy państw, z których pochodzą kontrahenci.

•	Sprawy – kategorie zadań prowadzonych przez firmę, do których kwalifikuje się dokumenty i notatki z rozmów.

•	Numer – automatycznie nadawany numer dokumentu.