Administrator - informacje ogólne

Administrator jest odrębną aplikacją wchodzącą w skład pakietu, przeznaczoną do organizowania zabezpieczeń systemu. Posługując się tym programem można definiować użytkowników systemu, łączyć tych użytkowników w grupy, nadawać im prawa oraz przypisywać hasła.

Możliwe jest również za pośrednictwem Administratora wyłączenie zabezpieczeń.

Aplikacja ta powinna być używana wyłącznie przez administratora (nadzorcę) systemu. W praktyce oznacza to, że do jej uruchomienia konieczne jest podanie hasła administratora.

Organizowany przy pomocy Administratora system zabezpieczeń powinien mieć taką strukturę, aby zapewnić:

- bezpieczeństwo danych

- poufność wybranych informacji

- sprawną pracę przy wprowadzaniu danych

- łatwą identyfikację źródła błędu

Uruchomienie aplikacji Administrator powoduje wyświetlenie okna, w którym znajdują się następujące przyciski:

<Użytkownicy> - otwiera okno Użytkownicy z listą użytkowników, którą można modyfikować (w przypadku pierwszego uruchomienia aplikacji lista ta jest pusta).

<Grupy> - otwiera okno Grupy z listą grup, którą można modyfikować (w przypadku pierwszego uruchomienia aplikacji lista ta jest pusta).

<Zmień hasło> - w przypadku pierwszego uruchomienia aplikacji przycisk ten jest niedostępny. Dopiero po włączeniu zabezpieczeń możliwa jest zmiana hasła administratora.

<Włącz zabezp.> - w przypadku pierwszego uruchomienia aplikacji zabezpieczenia są wyłączone. Po włączeniu zabezpieczeń przycisk <Włącz zabezp.> zastępowany jest przez przycisk <Wyłącz zabezp.>.

<Zakończ> - zamyka  Administratora.


 Użytkownicy

Definiowanie użytkownika - przycisk <Dopisz>

W wyświetlonym oknie należy podać nazwę (krótki przydomek) użytkownika (do 10 znaków) oraz jego imię i nazwisko (do 50 znaków).

Zmiana nazwy i opisu użytkownika - przycisk <Zmień>

W wyświetlonym oknie można zmienić nazwę oraz imię i nazwisko zaznaczonego użytkownika.

Usunięcie użytkownika - przycisk <Usuń>

Operacja ta odbywa się poprzez zaznaczenie użytkownika na liście, a następnie posłużenie się przyciskiem <Usuń>.

Przypisanie hasła użytkownikowi - przycisk <Hasło>

Po zaznaczeniu użytkownika i wybraniu przycisku <Hasło>, wyświetlone zostanie okno, w którym należy podać dwukrotnie (w linii  Nowe hasło oraz Potwierdź) nowe hasło (od 5 do 10 znaków) dla użytkownika. Wprowadzane nowe hasło może być widoczne po zaznaczeniu opcji Pokazuj hasła.

Prawa użytkownika - przycisk <Prawa>

Istnieje możliwość obejrzenia jakie prawa posiada użytkownik, nadania mu nowych praw bądź odebrania wcześniej przypisanych po zaznaczeniu użytkownika, a następnie posłużeniu się przyciskiem <Prawa>. W wyświetlonym wówczas oknie można wykonać wszelkie operacje dotyczące praw użytkownika.

Przynależność użytkownika do grup - przycisk <Przynależność>

Można obejrzeć do jakich grup przynależy użytkownik, przypisać go do kolejnych grup, bądź usunąć z grup, do których należy po zaznaczeniu użytkownika, a następnie posłużeniu się przyciskiem <Przynależność>. W wyświetlonym wówczas oknie wykonać można wszelkie operacje dotyczące przynależności użytkownika do grup.


 Grupy

Definiowanie grupy - przycisk <Dopisz>

W wyświetlonym oknie należy podać nazwę grupy (do 10 znaków) oraz ewentualnie opis definiowanej grupy (do 50 znaków).

Zmiana nazwy i opisu grupy - przycisk <Zmień>

W wyświetlonym oknie można zmienić nazwę i opis zaznaczonej grupy.

Usunięcie grupy - przycisk <Usuń>

Operacja ta odbywa się poprzez zaznaczenie grupy, a następnie posłużenie się przyciskiem <Usuń>.

Członkowie grupy - przycisk <Członkowie>

Można obejrzeć, którzy użytkownicy są członkami grupy, dodać nowych członków do grupy, bądź usunąć użytkowników z grupy po zaznaczeniu grupy, a następnie posłużeniu się przyciskiem <Członkowie>.

Prawa grupy - przycisk <Prawa>

Można obejrzeć jakie prawa posiada grupa, nadać jej nowe prawa bądź odebrać wcześniej przypisane po zaznaczeniu grupy, a następnie posłużeniu się przyciskiem <Prawa>. W wyświetlonym wówczas oknie wykonać można wszelkie operacje dotyczące praw grupy.


Prawa

Prawa możemy nadawać całym grupom oraz pojedynczym użytkownikom systemu. Użytkownik posiada wszystkie prawa grupy, do której przynależy.

Prawa w systemie podzielone są w następujący sposób:

1. Prawa do firm - operacje, jakie użytkownik może wykonać na rzecz firmy, np. wprowadzanie danych firmy czy sporządzanie deklaracji VAT-7. Prawa te są nadawane użytkownikowi dla każdej z firm z osobna.

2. Prawa do właścicieli - operacje, jakie użytkownik może wykonać na rzecz właściciela, np. wprowadzanie danych, określanie źródeł przychodów, wyliczanie podatku dochodowego. Prawa te są nadawane użytkownikowi dla każdego z właścicieli z osobna.

3. Prawa ogólne - pozostałe operacje możliwe do wykonania, które nie dotyczą konkretnej firmy ani właściciela, ale całego systemu, np. edycja skali podatkowej, edycja stawek przebiegu.

Administrator systemu posiada wszystkie te prawa.

Grupy praw dostępnych w systemie zostały wypisane w oknie Klasa. Po wybraniu klasy praw, w oknie Opcje pojawia się lista praw należących do tejże klasy.

W przypadku wybrania klasy Prawa do firm w oknie Firmy pojawia się lista firm obsługiwanych w systemie, zaś w przypadku wybrania klasy Prawa do właścicieli w oknie Właściciele pojawia się lista obsługiwanych właścicieli.

Prawo możemy nadać lub odebrać na rzecz wybranego wcześniej użytkownika, bądź grupy.

Nadanie prawa odbywa się poprzez wybór odpowiedniej klasy praw, następnie odpowiedniego prawa, wreszcie odpowiedniej firmy bądź właściciela i posłużenie się przyciskiem <Nadaj prawo>. O tym, że prawo zostało nadane świadczy ustawienie znacznika w oknie Opcje przy wybranym prawie.

Jeżeli wybrane prawo ma zostać nadane w stosunku do wszystkich firm bądź właścicieli to należy się posłużyć przyciskiem <Nadaj wszędzie>.

Odebranie prawa odbywa się poprzez wybór odpowiedniej klasy praw, następnie odpowiedniego prawa, wreszcie odpowiedniej firmy bądź właściciela i posłużenie się przyciskiem <Odbierz prawo>. O tym, że prawo zostało odebrane świadczy usunięcie znacznika w oknie Opcje przy wybranym prawie.

Jeżeli wybrane prawo ma zostać odebrane w stosunku do wszystkich firm bądź właścicieli to należy się posłużyć przyciskiem <Odbierz wszędzie>.

W przypadku praw użytkowników możemy dodatkowo uzyskać informację o grupach, z przynależności do których wynikają prawa użytkownika. Jeżeli jakiekolwiek prawo użytkownika wynika z jego przynależności do grupy, to jest to zasygnalizowane w oknie Opcje szarym przyciskiem z cyfrą, widocznym przy nazwie takiego prawa. Cyfra oznacza tu liczbę grup, z przynależności do których wynika dane prawo użytkownika. Wybranie w takim przypadku przycisku <Pokaż grupy> spowoduje pokazanie wszystkich tych grup.

Odebranie użytkownikowi prawa wynikającego z jego przynależności do grupy powoduje wyrejestrowanie tegoż użytkownika z wszystkich grup, które dają mu to prawo.


Przynależność użytkownika do grup

Dla wybranego użytkownika w oknie lewym wyświetlone zostają nazwy grup, do których ten użytkownik należy, zaś w prawym nazwy wszystkich pozostałych grup zdefiniowanych w Administratorze.

Dodanie wybranego użytkownika do grupy nastąpi po zaznaczeniu grupy w oknie Pozostałe grupy i wybraniu przycisku <Dodaj>. Po dodaniu użytkownika do grupy zyskuje on wszystkie prawa tejże grupy.

Usunięcie wybranego użytkownika z grupy nastąpi po zaznaczeniu grupy w oknie Grupy do których należy i wybraniu przycisku <Usuń>. Po usunięciu użytkownika z grupy traci on wszystkie prawa, które wynikały z przynależności do tejże grupy.


Członkowie grupy

Dla wybranej grupy w oknie lewym zostają wyświetleni zostają członkowie tej grupy, zaś w prawym wszyscy pozostali użytkownicy zdefiniowani w Administratorze.

Dodanie użytkownika do wybranej grupy nastąpi po zaznaczeniu użytkownika w oknie Pozostali użytkownicy i wybraniu przycisku <Dodaj>. Po dodaniu użytkownika do grupy zyskuje on wszystkie prawa tejże grupy.

Usunięcie użytkownika z wybranej grupy nastąpi po zaznaczeniu użytkownika w oknie Członkowie grupy i wybraniu przycisku <Usuń>. Po usunięciu użytkownika z grupy traci on wszystkie prawa, które wynikały z przynależności do tejże grupy.


Hasło administratora

Hasło administratora należy podać przy uruchamianiu aplikacji Administrator. Tylko podanie prawidłowego hasła umożliwi prawidłowe uruchomienie programu.

Zmiana hasła

Operacja ta odbywa się poprzez wybranie przycisku <Zmień hasło>. W wyświetlonym wówczas oknie należy podać najpierw stare hasło, a następnie dwukrotnie nowe hasło (od 5 do 10 znaków).

Wprowadzane hasła mogą być widoczne po zaznaczeniu opcji Pokazuj hasła.


Włączenie / Wyłączenie zabezpieczeń

Zaraz po zainstalowaniu pakietu system zabezpieczeń jest wyłączony. Oznacza to, że każdy użytkownik może uruchomić program bez konieczności logowania się oraz posiada prawo wykonywania każdej operacji w systemie.

Aby zapewnić bezpieczeństwo danych, poufność wybranych informacji, sprawną pracę oraz łatwą identyfikację źródeł błędu zalecane jest jednak zdefiniowanie przy pomocy Administratora odpowiedniego systemu zabezpieczeń.

Włączenie i wyłączenie takiego systemu zabezpieczeń odbywa się po uruchomieniu aplikacji za pomocą odpowiednio przycisku <Włącz zabezp.> lub <Wyłącz zabezp.>.

Można definiować użytkowników, grupy, przypisywać prawa oraz hasła niezależnie od tego czy system zabezpieczeń jest włączony czy wyłączony.


Przykłady

Dla zobrazowania możliwości Administratora rozważmy dwa przykłady.

Przykład 1

Biuro rachunkowe obsługujące pięć firm oraz kilku właścicieli postanowiło rozpocząć pracę z systemem. Jedną z obsługiwanych firm jest firma X należąca do właściciela biura. Biuro zatrudnia sześciu pracowników. Zakres umiejętności tych pracowników jest różny. Czterech z nich nie posiada biegłej znajomości zagadnień podatkowych, potrafi jednak sprawnie wprowadzać dane. Pozostałych dwóch pracowników, o większym doświadczeniu zawodowym, umie już sporządzać deklarację VAT-7, dokonywać zestawień i analiz, wyliczać podatek dochodowy.

W związku z tym nadzorca systemu postanowił zdefiniować za pomocą Administratora dwie grupy użytkowników systemu: grupę OPERATORZY oraz grupę DORADCY, po czym nadał tym grupom następujące prawa:

- grupie OPERATORZY - prawo wprowadzania danych dla czterech spośród pięciu obsługiwanych firm (oprócz wprowadzania danych firmy X) oraz prawo wprowadzania danych wszystkich właścicieli oprócz właściciela firmy X.

- grupie DORADCY - wszystkie prawa do tychże czterech firm i właścicieli (oprócz właściciela firmy X) z wyłączeniem prawa usunięcia firmy i usunięcia właściciela.

Z kolei nadzorca przystąpił do definiowania użytkowników systemu. Czterech z nich o umiejętnościach podstawowych przypisał do grupy OPERATORZY, dwóch pozostałych - do grupy DORADCY.

Użytkownicy przynależący do grupy OPERATORZY posiadają więc wszystkie prawa nadane tejże grupie. Zatem będzie to prawo wprowadzania danych dla czterech firm i właścicieli.

Z kolei, według tej samej zasady, użytkownicy przynależący do grupy DORADCY posiadają w stosunku do owych czterech firm i właścicieli wszystkie prawa oprócz prawa usunięcia firmy i usunięcia właściciela.

Dodatkowo jednemu zaufanemu użytkownikowi przynależącemu do grupy DORADCY administrator nadał wszystkie prawa do piątej firmy oprócz prawa usunięcia tej firmy.

Takie zorganizowanie praw użytkowników uniemożliwia niedoświadczonym pracownikom wykonywanie bardziej skomplikowanych operacji, przy których łatwo mogliby popełnić błąd. Jednocześnie gwarantuje sprawowanie pełnej kontroli nad tymi operacjami pracownikom o większych umiejętnościach, a ponadto strzeże poufności danych wybranej firmy udostępniając je tylko jednemu pracownikowi. Dodanie do systemu nowego użytkownika łączy się w tym przypadku tylko z koniecznością przypisania go do określonej grupy, bez konieczności nadawania mu indywidualnych praw (chyba, że ma on móc wykonywać szczególne zadania np. usuwać firmę lub właściciela).

Przykład 2

Biuro rachunkowe zatrudnia pięciu pracowników. Administrator systemu postanowił tak zorganizować zabezpieczenia, by nie tworzyć żadnych grup, ale też by każdy pracownik wykonywał zadania adekwatne do jego umiejętności. Pracownicy muszą obsłużyć sześć firm, z którymi współpracuje biuro. Dwóch pracowników biura posiada rozległą wiedzę na temat rozliczeń podatkowych. Pozostali trzej zdobywają dopiero doświadczenie w tej dziedzinie.

Każdy z tych trzech początkujących pracowników “dostał” tylko prawo wprowadzania danych dla dwóch firm. W ten sposób wprowadzane są dane dla wszystkich sześciu firm obsługiwanych przez biuro.

Prawo wykonywania zaawansowanych operacji (sporządzanie deklaracji VAT-7 oraz analizy i zestawienia) nadał administrator dwóm doświadczonym pracownikom, z tym że jeden z nich posiada te prawa w stosunku do wszystkich firm, zaś drugi tylko w stosunku do czterech firm.

Podobnie jak w Przykładzie 1, tak i tu zadania pracowników początkujących ograniczone są do prostych operacji, nie wymagających dużego doświadczenia. Ponadto, każdy z tych pracowników obsługuje sobie tylko przypisane dwie firmy, co zapewnia porządek przy wprowadzaniu danych i umożliwia łatwe wykrycie osoby popełniającej błąd.

Jednocześnie wykonanie operacji bardziej skomplikowanych powierzone zostało pracownikom odpowiednio przygotowanym do nich.


Hasło użytkownika

Hasło nadane użytkownikowi przez administratora może on zmienić przy pomocy przycisku <Hasło>.

Po naciśnięciu przycisku wyświetlone zostaje okno, w którym należy dwukrotnie wprowadzić nowe hasło (od 5 do 10 znaków). Wprowadzane hasła będą widoczne po zaznaczeniu opcji Pokazuj hasła.