Eingehende E-Mails automatisch ausdrucken

Sie erhalten geschäftliche Aufträge per E-Mail. Für das spätere Bearbeiten und Archivieren soll Outlook diese Nachrichten automatisch drucken.

Sie können Outlook XP mit Hilfe des Regel-Assistenten anweisen, alle eingehenden Mails automatisch auszudrucken. Um nicht jede Werbe-Mail auf Papier zu bannen, lassen sich außerdem bestimmte Druckkriterien festlegen.

Starten Sie den Regel-Assistenten über »Extras | Regel-Assistent« und klicken Sie auf »Neu«. Wählen Sie »Regel ohne Vorlage erstellen«, markieren Sie »Nachricht bei Ankunft prüfen« und klicken Sie »Weiter«. Nun können Sie Kriterien festlegen, die eine Nachricht erfüllen muss, damit Outlook XP sie automatisch an den angeschlossenen Drucker sendet. Die Anwendung bietet dazu viele verschiedene, miteinander kombinierbare Bedingungen an. Um beispielsweise jede E-Mail auszudrucken, die an eine bestimmte Adresse gerichtet ist, setzen Sie ein Häkchen vor »mit bestimmten Wörtern in der Empfängeradresse«. Outlook ergänzt daraufhin die Regel im unteren Fenster des Assistenten mit dem gewählten Kriterium. Klicken Sie auf den Link »bestimmten Wörtern«, tragen Sie im Dialog »Text suchen« die E-Mail-Adresse ein, klicken Sie »Hinzufügen« und »OK«. Um jede eintreffende Mail auszudrucken, geben Sie keine Bedingung ein und klicken auf »Weiter«. Outlook vergewissert sich, ob es die neue Regel tatsächlich auf alle eingehenden Mails anwenden soll; bestätigen Sie die Sicherheitsnachfrage mit »Ja«.

Aktivieren Sie auf der nächsten Seite den Eintrag »diese drucken« und klicken Sie auf »Weiter«. Nun können Sie nach bewährtem Prinzip Ausnahmen definieren, die einen Ausdruck der Mail unterbinden. Klicken Sie auf »Weiter«. Auf der letzten Seite benennen Sie Ihre Regel – etwa »Alle Mails ausdrucken«, setzen ein Häkchen vor »Diese Regel aktivieren« und klicken auf »Fertig stellen«. Beenden Sie den Assistenten mit »OK«.