Aus Organigrammen automatisch Telefonlisten erstellen

Flowcharter ist nicht nur ein praktisches Werkzeug zur optischen Gestaltung von Diagrammen und Organigrammen. Man kann ihn auch sehr gut dazu verwenden, um komplexe Informationen zu sammeln und zu verwalten. Dafür sind die Datenfelder zuständig, denn mit ihnen können die Informationen zu allen Objekten und Symbolen komfortabel wie in einer Datenbank eingetragen werden.
Das Sammeln dieser Informationen macht vor allem dann Sinn, wenn man sie in anderen Programmen weiterverwenden kann. Das erleichtern ausführbare Programmcodes, die Ihnen die neue Version des Flowcharter bietet. Mit deren Hilfe können Sie die in den Diagrammen vorhandenen Informationen per Knopfdruck an andere Anwendungen übergeben.
Besonders praktisch ist diese Möglichkeit zum Beispiel, wenn Sie eine Telefonliste aller Mitarbeiter herstellen wollen. Bei einem Mitarbeiterwechsel oder bei Änderungen des Personalbestands müssen Sie die Symbole im Organigramm ohnehin korrigieren. Ohne weiteren Aufwand können Sie mit diesem Trick anschließend per Knopfdruck eine neue und aktuelle Telefonliste in Excel anlegen.
Um die Vorgehensweise nachvollziehen zu können, öffnen Sie die Beispieldatei »Orgdemo.flo«, die sich im Unterverzeichnis »Samples« des Ordners »FlowCharter« befindet. Dort finden Sie bereits ein komplettes Organigramm vor. Speichern Sie die Datei mit »Datei | Speichern unter« unter einem anderen Namen, damit Sie das Original nicht überschreiben, und wählen Sie dann aus dem Menü »Einfügen« den Punkt »Datenfeld«.
In dieser Dialogbox schreiben Sie in »Feldname« »Name« und stellen als »Feldart« »Text« ein. Danach markieren Sie die Option »Verborgenes Feld« und erzeugen das Feld mit »Hinzufügen«.
Ergänzen Sie so die Feldnamen »Vorname«, »Position« und »Telefon« alle mit der Feldart »Text« und der Eigenschaft »Verborgenes Feld«. Nachdem Sie mit »OK« bestätigt haben, markieren Sie im Organigramm ein Mitarbeitersymbol mit einem
Mausklick und wählen »Ansicht | Feldbetrachter«. Die zuvor definierten Datenfelder erscheinen in einer Eingabemaske, in der Sie die Mitarbeiterinformationen eintragen können. Wenn Sie Name, Vorname und Position eingetragen und eine Telefonnummer ergänzt haben, klicken Sie das nächste Mitarbeitersymbol an und erfassen so alle Informa-tionen des Organigramms in Datenfeldern.
Diese Informationen sollen nun mit einem Programmcode an die Tabellenkalkulation Excel übergeben werden. Als "Schalter" fungiert dafür das Objekt »Organisationsdiagramm« oben auf der Seite. Markieren Sie das Feld mit einem Mausklick und wählen Sie dann »Extras | Objektscript bearbeiten«. Sie gelangen in einen Script-Editor, in dem Sie im Feld »Proz.« den Eintrag »OnClick« auswählen. Einige Zeilen sind bereits vorbereitet. Löschen Sie alle Zeilen außer der ersten und der letzen Zeile und fügen Sie dazwischen das im Kasten abgedruckte Makro ein.
Wenn Sie anschließend den Script-Editor verlassen und auf das Feld »Organisationsdiagramm« klicken, wird Excel gestartet. In einer neuen Excel-Tabelle wird eine alphabetisch sortierte Liste mit den Namen, der Position und der Telefonnummer der erfaßten Mitarbeiter ausgegeben, die Sie ganz nach Wunsch einfach nur ausdrucken oder auch speichern können.