Dokumentvorlagen-Feld für ein automatisches Erstellungsdatum
Wenn man für häufig verwendete Dokumente eine Dokumentvorlage anlegt, darf
normalerweise auch ein sich selbständig aktualisierendes Datumsfeld nicht fehlen. Man
spart sich damit einiges an Arbeit und macht sicher keinen Fehler beim Eintragen des
Datums. Allerdings hat das selbständig aktualisierende Datumsfeld auch einen Nachteil:
Nur auf dem ausgedruckten Durchschlag kann man nachvollziehen, wann das Dokument abgeschickt wurde. Für das papierlose Büro ist diese Lösung denkbar ungeeignet, denn wenn Sie später das Dokument öffnen, um das Datum zu überprüfen, erscheint nämlich das aktuelle Datum, nicht das des letzten Ausdrucks. Auch die Funktion »ErstellDat«, die man in Word unter »Einfügen | Feld« im Bereich »Datum und Uhrzeit« findet, ist für Dokumentvorlagen keine Lösung. In diesem Datumsfeld erscheint nämlich nicht der Tag, an dem das Dokument, sondern der, an dem die Dokumentvorlage erzeugt wurde.
Allerdings können Sie mit Hilfe eines Makros, das Sie in der Dokumentvorlage ablegen,
dafür sorgen, daß Word beim Anlegen eines neuen Dokuments das aktuelle Datum als Text einträgt. Damit bleibt auch beim späteren Öffnen nachvollziehbar, wann das Dokument erzeugt wurde. Um das Makro anzulegen, wählen Sie »Extras | Makro« und tragen als »Makroname« die Bezeichnung »AutoNew« ein. Tippen Sie dann das unten angeführte Listing ab und speichern das Makro. Nun öffnen Sie die Vorlage, in der Sie das tagesaktuelle, aber nicht aktualisierbare Datum verwenden wollen, und setzen den Cursor an die Stelle, an der das Datum erscheinen soll. An dieser Stelle müssen Sie nun eine Textmarke setzen. Dafür öffnen Sie das Menü »Bearbeiten | Textmarke« und tragen unter »Name der Textmarke« den Namen »Datum« ein. Nach einem Klick auf »Hinzufügen« schließt sich das Fenster »Textmarke«, und Sie können über das Menü
»Extras | Makro | Organisieren« das Makro »AutoNew« der Dokumentvorlage zuweisen.
Dafür markieren Sie das Makro »AutoNew« und betätigen die Schaltfläche »Kopieren«,
um es in die Dokumentvorlage zu übernehmen. Danach »Löschen« Sie das Makro mit einem Klick aus der »Normal.dot« - sonst würde das Makro am Anfang jedes neuen Dokuments das aktuelle Datum einfügen. Schließen Sie dann die geänderte Dokumentvorlage. In das nächste Dokument, das Sie, basierend auf dieser Vorlage,
erzeugen, wird das Erstellungsdatum als Text eingetragen.
Christian Kiefer