Noch einmal Arbeitszeiten und Excel

Ich möchte die genaue bisherige Arbeitszeit von neuen Angestellten für die Ermittlung von Renten- beziehungsweise Versicherungsansprüchen bestimmen. Dabei kommt es besonders darauf an, die Anzahl der Tage sehr genau zu berechnen und eventuell mehrere frühere Arbeitsverhältnisse zu berücksichtigen. Wie kann ich diese Berechnungen mit Excel automatisieren?

Um diese Frage exakt beantworten zu können, ist es wichtig, sich die unterschiedlichen Fälle und deren Behandlungsweise zuvor genau zu überlegen. Einerseits läßt sich mit einfacher Datumssubtraktion für jedes Arbeitsverhältnis die genaue Anzahl der Tage, Monate und Jahre ermitteln, in denen es bestand. Dabei werden automatisch die Schaltjahre berücksichtigt, da Excel das Datum intern als fortlaufende Zahl von Tagen repräsentiert. Das Ergebnis ist dementsprechend eine Anzahl von Tagen.

Wenn Sie den Beginn des Arbeitsverhältnisses in Zelle B4 und das Ende in C4 erfassen, ermittelt folgende Formel die Tage im Angestelltenverhältnis: =B4-C4

Nun können Sie versuchen, dieses Ergebnis in Tage, Monate und Jahre umzurechnen. Dann müßten Sie später die so errechneten Angaben für Jahre, Monate und Tage jeweils summieren. Dabei überschreiten Sie schnell die üblichen Datumsgrenzen von 30 und 12, so daß Sie die Ergebnisse wieder anpassen müssen. Dazu ist die Summe aller Tage durch 30 zu teilen. Die Ganzzahl des Ergebnisses ist als Monatszahl auf die Summe der Monate aufzuschlagen, der Rest steht für die verbleibenden Tage. Ebenso gehen Sie für die Monate in bezug auf die Jahre vor.

Da aber die Ausgangsgröße für jede Berechnung ohnehin die Anzahl von Tagen ist und letztlich durch die Divisionen doch wieder auf ein Jahr mit 360 (12 u 30) Tagen abgestellt wird, lassen sich diese Umrechnungen auch einfach umgehen.

In der vorgeschlagenen Lösung sind nur die Ergebnisse der Subtraktionen zu addieren. Aus dieser Summe lassen sich dann mit folgenden Formeln die Anzahl der Jahre, Monate und Tage in Festanstellung ermitteln:

Jahre: =GANZZAHL (Insgesamt/365)
Monate: =GANZZAHL (REST (Insgesamt;365)/30)
Tage: =GANZZAHL (REST (REST  (Insgesamt;365);30))
Wenn Sie den Ergebniszellen mit Hilfe des Befehls Einfügen – Namen – Festlegen noch einen Namen geben, können Sie das Ergebnis mit folgender Formel noch in eine benutzerfreundliche Ausgabe kleiden:
=ôDer Arbeitnehmer hat bereits ô & Jahre & ô Jahre, ô & Monate & ô Monate und ô & Tage & ô Tage im Angestelltenverhältnis gearbeitetô
In einer Schablone können Sie beliebig viele Arbeitsverhältnisse vorsehen und mit den Standardwerten 01.01. 01 versehen. Das Ergebnis der Subtraktion ergibt dann 0 und beeinträchtigt Ihre Berechnungen nicht weiter.