Datensätze über zu sätzliches Selektionsfeld auswählen

Je umfangreicher eine Datei ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, daß beim Drucken von Serienbriefen oder Adreßaufklebern alle Datensätze auszugeben sind.
Um den Adressatenkreis einzugrenzen, lassen sich Abfragen starten, die jedoch häufig ein zu grobes Raster darstellen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einzelne oder mehrere unmittelbar aufeinanderfolgende Datensätze auszublenden.
Datensätze, die nicht über eine gemeinsame Eigenschaft verfügen, lassen sich standardmäßig nicht auswählen. Eine entsprechende Funktion läßt sich jedoch nachbilden. Der Schlüssel dazu ist ein zusätzliches Selektionsfeld. So wird's gemacht:
1. Öffnen Sie die Adreßdatei und schalten Sie gegebenenfalls in die Formular-Ansicht um.
2. Legen Sie ein neues Datenfeld mit dem Namen Ausgewählt an und definieren Sie seine Breite auf ein Zeichen.
3. Schalten Sie in die Listen-Ansicht um und füllen Sie das neue Feld in allen Datensätzen mit einer Null (am schnellsten mit Bearbeiten - Unten Ausfüllen). Speichern Sie die Adreßdatei.
Wenn Sie für die nächste Serienbrief-Aktion nur einige wenige Datensätze benötigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie zunächst die betreffende Adreßdatei in der Listen- Ansicht und setzen Sie den Wert des Ausgewählt-Feldes der in Frage kommenden Datensätze auf 1.
2. Formulieren Sie eine neue Abfrage (Extras - Neue Abfrage erstellen) unter dem Namen Einzelauswahl. Wählen Sie das Feld Ausgewählt, den Vergleichsoperator ist gleich und den Vergleichswert 1. Wählen Sie den Button Abfrage durchführen. Da die Abfrage nun gespeichert ist, können Sie beim nächsten Mal mit Ansicht - Abfrage durchführen direkt darauf zugreifen.