Access-Tabellen komfortabel verbinden

Ob Sie Börsenkurse oder Fußballergebnisse verwalten – immer stellt sich die Frage, wie sich die aktuellen Daten wöchentlich oder gar täglich komfortabel in Ihre Access-Datenbank einfügen lassen. Sowohl die Börsenkurse als auch die Sportergebnisse kommen oft als Datenbank beim Anwender an. Wenn Sie solche externen Daten in eine Access-Tabelle einfügen wollen, hilft eine Anfügeabfrage weiter.

Beispiel Tabellenverwaltung Ihres Sportvereins: Sie erhalten jede Woche die aktuellen Spielergebnisse in Form einer Access-Datenbank namens »Spieltag1«, »Spieltag2« und so weiter. Die Tabelle mit den neuen Ergebnissen sollten Sie zunächst in Ihrer eigenen Datenbank verknüpfen. Dazu rufen Sie den Befehl »Datei | Externe Daten | Tabellen verknüpfen« auf und wählen die neue Datei sowie die Tabelle »SpieltagX« aus.

Die verknüpfte Tabelle erkennen Sie im Datenbank-Fenster an einem Pfeil. Damit Ihre Abfrage später mit jeder neuen Tabelle automatisch funktioniert, geben Sie der Tabelle im Datenbank-Fenster den Namen »Aktuell«.

Um die Anfügeabfrage zu definieren, markieren Sie die verknüpfte Tabelle im Datenbank-Fenster, rufen den Befehl »Einfügen | Abfrage« auf und wählen die Option »Entwurfsansicht«. Access legt dann eine Auswahlabfrage mit der Tabelle »Aktuell« an. Damit aus der Auswahlabfrage eine Anfügeabfrage wird, rufen Sie den Befehl »Abfrage | Anfügeabfrage« auf und wählen die Tabelle aus, an die Access die neuen Daten anfügen soll.

Damit Access die Feldinhalte richtig kopiert, ordnen Sie nun die Felder der Quelltabelle den Feldern der Zieltabelle zu. Dazu wählen Sie in der Zeile »Feld« des Entwurfsrasters das Feld der Tabelle »Aktuell« aus und ordnen diesem Feld in der Zeile »Anfügen an« ein Feld der Zieltabelle zu.

Wenn Sie den Befehl »Abfrage | Ausführen« aufrufen, fügt Access die neue Tabelle »Aktuell« an die bestehende Tabelle »Bundesliga« an. Danach können Sie die verknüpfte Tabelle in der Datenbank löschen. Damit die Anfügeabfrage auch beim nächsten Update automatisch funktioniert, verknüpfen Sie diese neue Tabelle wieder mit dem Namen »Aktuell«.