Komplexe Auswertungen mit Kreuztabellen

In Access sind Abfragen für die Auswertungen Ihrer Daten zuständig. So können Sie mit einer Selektionsabfrage Daten aus mehreren Tabellen zusammenstellen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen - zum Beispiel alle Kunden, die 1997 mehr als 10.000 Mark Umsatz generiert haben. Sie bekommen aber nur eine Information, nämlich die entsprechenden Kunden. Im Gegensatz dazu filtert eine Kreuztabellenabfrage zwei Informationen gleichzeitig aus Ihrer Datenbank.

Eine Kreuztabelle auch Pivot-Tabelle genannt - gruppiert die Daten gleichzeitig nach zwei Kriterien. Durch diese doppelte Gruppierung produziert eine Kreuztabelle sehr übersichtliche Auswertungen. So können Sie unbezahlte Rechnungen nach Fälligkeitsdatum und Firmennamen gruppieren. Für die doppelte Gruppierung beschriftet Access sowohl die Zeilen als auch die Spalten der Tabelle: Die Zeilentitel am linken Rand enthalten das Fälligkeitsdatum, die Spaltenüberschriften beschreiben den Namen der Firma. Die Kreuzung der Zeilen und Spalten ergibt die Zellen der Pivot-Tabelle. Dort kann Access zum Beispiel die ausstehenden Rechnungsbeträge eintragen. Das Ergebnis ist eine Tabelle, die Ihnen sagt, wann die Zahlungstermine jedes Kunden liegen und wie hoch Ihre Forderungen sind.

Diese Pivot-Tabelle können Sie selbst mit der Nordwind-Datenbank definieren. Dazu rufen Sie den Befehl »Einfügen | Abfrage« auf, wählen den Kreuztabellenabfrage-Assistenten und markieren im ersten Dialog die Abfrage »Rechnungen« als Datenquelle. Im zweiten Schritt wählen Sie dann das Feld »Rechnungsdatum« für die Beschriftung der Zeilen aus. Geben Sie im dritten Schritt das Feld »Bestelldatum« als zweites Gruppenkriterium an, das Access als Spaltenüberschrift verwendet. Unten im Dialog ist schon die Struktur der Pivot-Tabelle erkennbar. Nachdem Sie Felder für die Zeilen- und Spaltenbeschriftung ausgewählt haben, fehlt nur noch der Tabelleninhalt.

Zum Schluss folgt die Auswahl der Berechnung, die Access in der Pivot-Tabelle vornimmt. Wählen Sie hier das Feld »Endpreis« und die Funktion »Summe«. Darüber hinaus stehen Ihnen andere Möglichkeiten wie Varianz, Standardabweichung oder Mittelwert zur Verfügung. Wenn Sie das Kontrollkästchen »Gesamtsumme jeder Zeile berechnen« ankreuzen, fügt Access der Abfrage ein Feld hinzu, das die Gesamtsumme der Bestellungen an diesem Bestelldatum berechnet.