Auftragsnummern für den aktuellen Monat vergeben

Ich lege gerade mit MS Access 2000 eine Datenbank für meine Kunden- und Auftragsverwaltung an. Nun möchte ich gerne, dass Access automatisch fortlaufende Auftragsnummern erzeugt. Diese Nummern sollen auf Jahr, Monat und einer laufenden Nummer basieren, also zum Beispiel »200006123« für den 123. Auftrag im Juni 2000. Können Sie mir helfen?

Sie können in einer Konfigurations-Tabelle die zuletzt vergebenen Auftragsnummern ablegen. Alternativ können Sie in den Datenbeständen die bereits vergebenen Auftragsnummern analysieren. Außerdem sind folgende Überlegungen nötig: Wird die Nummer immer anhand des aktuellen Datums vergeben, oder ist es vorstellbar, dass Sie einen Auftrag für den letzten oder vorletzten Monat erfassen möchten? Greifen unterschiedliche Nutzer gleichzeitig auf die Anwendung zu?

Die vorgestellte Lösung nutzt neben den eigentlichen Datentabellen eine Tabelle namens »Config«, in denen Access 2000 für jeden einzelnen Monat die zuletzt vergebene laufende Nummer ablegt. Das Feld »Monat« ist vom Typ »Text« und hat genau 6 Stellen. Hier speichert Access jeweils den Monat im Format »JJJJMM«. Das Feld »lfdNummer« ist von Typ »Zahl« und enthält die für den jeweiligen Monat zuletzt vergebene laufende Nummer.

Zusätzlich benötigen Sie eine VBA-Funktion »getNumber()«, die aus einem als Parameter übergebenen Datum Monat und Jahr extrahiert, in der Tabelle »Config« die zuletzt vergebene laufende Nummer ermittelt, die neue Auftragsnummer erzeugt und abschließend die Tabelle »Config« aktualisiert. Als Rückgabewert liefert diese Funktion die neue Auftragsnummer.

Public Function getNumber(Datum As Date) As String

   Dim Datenbank As Database
   Dim rstConfig As Recordset
   Dim Monat As String
   Dim Jahr As String
   Dim nummer As Integer
   Dim Bedingung As String

On Error GoTo Err_checkFiles

   Jahr = Year(Datum)
   Monat = Month(Datum)
   If Monat < 10 Then
      Monat = ä0ä & Monat
   End If

   getNumber = Jahr & Monat

   Set Datenbank = CurrentDb
   Set rstConfig = Datenbank.OpenRecordset(äConfigä, dbOpenDynaset)

   Bedingung = äMonat = æä & getNumber & äæä
   rstConfig.FindFirst Bedingung

   If rstConfig.NoMatch Then
      nummer = 1
      rstConfig.AddNew
      rstConfig!Monat = getNumber
      rstConfig!lfdNummer = 1
      rstConfig.Update
   Else
      nummer = rstConfig!lfdNummer
nummer = nummer + 1
      rstConfig.Edit
      rstConfig!lfdNummer = nummer
      rstConfig.Update
   End If

   If nummer < 10 Then
      getNumber = getNumber & ä00ä & nummer
   ElseIf nummer < 100 Then
      getNumber = getNumber & ä0ä & nummer
   Else
      getNumber = getNumber & nummer
   End If
rstConfig.Close

Exit_checkFiles:
   Exit Function

Err_checkFiles:
   MsgBox Err.Description
   Resume Exit_checkFiles

End Function