Fortlaufende Datensätze verwalten

Eine Tabelle soll fünf feste Zeilen zur Dateneingabe, 17 variable Zeilen für fortlaufende Datensätze und weitere zwölf feste Zeilen zur Dateneingabe anzeigen. Dabei sind aber bis zu 70 fortlaufende Datensätze einzugeben, und Excel kann ein Fenster nicht zweimal teilen. Die Datensätze sollen sich zum Ausdrucken komplett sortieren lassen.

Am besten lassen sich die Tabellen für den Ausdruck oder die Anzeige aufbereiten, wenn Sie eine Eingabetabelle und speziell formatierte Anzeige-/Drucktabellen erschaffen.

Legen Sie sich dazu mit »Einfügen | Tabelle« eine zusätzliche Tabelle für die Dateneingabe an – oder modifizieren Sie das Beispiel AUSDRUCK.XLS von der Heft-CD CHIP-Code AUSDRUCK. Klicken Sie doppelt auf die Lasche am unteren Tabellenrand und geben Sie ihr den Namen »Eingabe«. Dann definieren Sie am Anfang des Tabellenblattes die beiden festen Bereiche für die Dateneingabe. Die Position der Bereiche auf der Tabelle sowie die Formatierung der Zellen spielt hierbei keine Rolle. Als Orientierungshilfe können Sie daneben noch angeben, welche Daten dort grundsätzlich eingetragen werden sollen. Weiter unten auf der Tabelle bereiten Sie einen Bereich für die fortlaufende Eingabe der Datensätze vor.
Auf diese Weise haben Sie alle Datensätze auf einer Tabelle und können später problemlos den Datenbereich markieren und den Befehl »Daten | Sortieren« ausführen.

In einer zweiten Tabelle beginnen Sie mit der Gestaltung und Formatierung der Zellen für Anzeige und Ausdruck. Als Zellinhalte verwenden Sie dabei Formeln, die Ihnen die gewünschten Werte aus der Eingabetabelle liefern. Beginnen Sie in der Zelle »A1« mit einer Formel in folgender Form:



=WENN(Eingabe!B3=ôä;ôä;Eingabe!B3)



Im gezeigten Beispiel beginnt der Bereich mit den einmalig einzugebenden Feldern in Zelle »B3« auf der Tabelle »Eingabe«. Mit der Wenn-Funktion vermeiden Sie die Anzeige von Nullwerten, falls die Zelle in der Eingabetabelle leer sein sollte.

Verwenden Sie nun die Befehle »Bearbeiten | Ausfüllen | Unten« und »Bearbeiten | Ausfüllen | Rechts«, um den gesamten ersten Bereich mit entsprechenden Formeln auszufüllen.

Wiederholen Sie den gesamten Ablauf anschließend für den unten stehenden zweiten Bereich mit den einmalig einzugebenden Werten. Nehmen Sie dann noch allgemeine Formatierungen wie etwa Zahlenformate für den Bereich der fortlaufenden Datensätze vor.

Klicken Sie auf das Feld an der linken oberen Ecke des Tabellenblattes, um die gesamte Tabelle zu markieren. Führen Sie den Befehl »Bearbeiten | Kopieren« aus, wechseln zu einer neuen leeren Tabelle und drücken die Eingabetaste. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie ausreichend vorbereitete Tabellenblätter für Ihre Datensätze haben. Bei 70 Datensätzen zu jeweils 17 Zeilen brauchen Sie also fünf solche Tabellen.

Nun müssen Sie noch nacheinander auf allen Drucktabellen in den Bereichen der Datensätze entsprechende Wenn-Funktionen eingeben, die sich auf die fortlaufend eingegebenen Daten in der Eingabetabelle beziehen.

Jetzt ist Ihre neue Excel-Arbeitsmappe fertig. Auf der Eingabetabelle können Sie zukünftig fortlaufend Datensätze eingeben, diesen Bereich markieren und sortieren. Die anderen Tabellen zeigen dabei stets die druckbereite Sicht auf diese Datenbestände.