Probleme beim Adressimport aus Excel vermeiden

Aus einer Excel-Datei möchte ich die Adressen und Telefonnummern von Freunden in den Bereich »Kontakte« übertragen. Der Assistent von Outlook scheitert jedoch dabei kurz vor dem Fertigstellen. Wie kann ich nun meine Daten problemlos übertragen?

Beim Import von Excel-Daten nach Outlook gibt es mehrere mögliche Fehlerquellen, die Sie im Vorfeld oder während des Imports ausschließen sollten:

Öffnen Sie in Excel das Tabellenblatt mit Ihren Kontaktdaten. In der ersten Zeile sollten hier die Feldbezeichnungen für die einzelnen Spalten stehen und in den folgenden Zeilen Ihre Kontaktdaten. Fügen Sie bei Bedarf eine erste Zeile mit Feldbezeichnungen ein, weil Outlook die Daten sonst nicht richtig zuordnen kann. Vorteilhaft ist es, wenn Sie bereits an dieser Stelle die Feldnamen von Outlook eingeben. Damit können Sie später die manuelle Zuordnung der Felder übergehen. Outlook kann diese Aufgabe dann automatisch für Sie ausführen. Die richtigen Feldnamen finden Sie in CHIP 10/2000 Web-Code LISTE.

Im nächsten Schritt müssen Sie in Excel einen oder mehrere Bereiche festlegen, wo die Daten für den späteren Import stehen. Dazu markieren Sie den Tabellenbereich mit Ihren gesamten Adressdaten einschließlich der darüber stehenden Feldnamen. Nun klicken Sie direkt links oberhalb der Tabelle in das Kombinationsfeld mit der Bezeichnung »Namenfeld« und geben dort einen Namen für diesen Bereich ein. In der Excel-Datei können Sie so mehrere Bereiche festlegen, die Sie später getrennt oder kombiniert in Outlook importieren können. Jetzt müssen Sie die Datei noch speichern und schließen, bevor Sie in Outlook mit dem Import beginnen können.
Nach dem Start von Outlook führen Sie den Befehl »Datei | Importieren/Exportieren« aus. Im Assistenten wählen Sie die Aktion »Import aus anderen Programmen/Dateien« und den Dateityp »Microsoft Excel«. Geben Sie den vollständigen Pfad der zu importierenden Excel-Datei ein oder navigieren Sie über die Schaltfläche »Durchsuchen« dorthin. Falls Sie bereits Kontakte in Outlook erfasst haben, achten Sie auf eine geeignete Option für die Behandlung von Duplikaten.

Im folgenden Dialog müssen Sie einen kompatiblen Zielordner von Outlook auswählen, der Ihre Daten aus Excel auch tatsächlich importieren kann. Wenn Sie etwa versuchen, Ihre Kontaktdaten in den Ordner »Posteingang« zu importieren, erhalten Sie eine irreführende Fehlermeldung über einen Fehler im Konverter. Markieren Sie »Kontakte« als geeigneten Zielordner und klicken Sie auf »Weiter«.

Wenn Sie in der Excel-Datei mehrere Bereiche definiert haben, können Sie nun den gewünschten Bereich für den Import auswählen. Dazu aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem entsprechenden Bereich in der Auswahlliste.

Vor dem Fertigstellen müssen Sie unbedingt auf die richtige Zuordnung der einzelnen Datenfelder achten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche »Felder zuordnen«. Im nächsten Dialog sehen Sie links die Felder der Quelldatei und rechts diejenigen von Outlook. Manche Outlook-Felder sind gruppiert. Mit einem Klick auf das links davon stehende Pluszeichen öffnen Sie diese Gruppen. Nun müssen Sie nacheinander alle Felder der Quelldatei den richtigen Feldern von Outlook zuordnen. Dazu klicken Sie links ein Feld an und ziehen es nach rechts auf das entsprechende Outlook-Feld. Um den Datenimport durchzuführen, klicken Sie dann nacheinander auf »OK« und »Fertig stellen«.