Datenbank-Strukturen dokumentieren

Mit Access 97 oder 2000 haben Sie eine umfangreiche Datenbank-Anwendung entwickelt. Nun möchten Sie die Struktur der Tabellen dokumentieren und auch ausdrucken.

Access enthält sowohl in der Version 97 als auch in der Version 2000 den Dokumentierer, mit dem sich Datenbank-Anwendungen in schriftlicher Form beschreiben lassen. Sie erreichen dieses Werkzeug über den Menübefehl »Extras | Analyse | Dokumentierer«.

Aktivieren Sie auf der Registerkarte »Tabellen« all jene Tabellen, die Sie betrachten möchten. Über die Schaltfläche »Optionen« können Sie angeben, welche Informationen Access auswerten soll. So können Sie die Eigenschaften von Tabellen und deren Beziehungen zu anderen Tabellen sowie die Berechtigungen für Benutzer und Gruppen dokumentieren. Eine Liste der Felder und Indizes rundet den Bericht ab, wobei Sie entweder nur die Namen, Datentypen und Größen der Felder oder zusätzlich auch deren Eigenschaften niederschreiben können. Mit der Schaltfläche »OK« schließen Sie die Einstellungen ab, und Access erzeugt den gewünschten Bericht. Diesen können Sie anschließend mit zwei Methoden weiterverwenden: Entweder schicken Sie den Bericht mit dem Menübefehl »Datei | Drucken« direkt auf Ihren Drucker oder Sie exportieren ihn mit dem Befehl »Extras | Office-Verknüpfungen | Mit MS Word veröffentlichen« in eine RTF-Datei. Anschließend können Sie ihn zum Beispiel mit MS Word öffnen und dort bearbeiten.

Abgesehen von der Dokumentation der Tabellen, inklusive ihrer Felder, Indizes und Beziehungen, eignet sich der Dokumentierer auch, um alle Objekttypen von Access zu betrachten. Damit ist es möglich, alle Abfragen, Formulare, Berichte, Makros, Module und sogar die aktuelle Datenbank selbst zu betrachten. Genau wie bei den Tabellen bestimmen Sie in der Schaltfläche »Optionen« die im Report erwünschten Informationen. Es besteht sogar die Möglichkeit, den in Formularen enthaltenen VBA-Code oder den SQL-Code von Abfragen zu dokumentieren.

Auf diese Art können Sie ein umfangreiches Dokument generieren, das eine Vielzahl nützlicher Informationen zu Ihrer Datenbank-Anwendung inklusive den jeweiligen Quelltexten enthält.