Ordner »Kontakte« individuell anpassen

Unter Outlook können Sie Ordner mit Kontaktadressen anlegen. Wenn Sie die eingegebenen Kontakte in der Ansicht »Adresskarten« betrachten, sind alle Namen in der Reihenfolge »Vorname, Nachname« aufgelistet. Sie möchten aber zuerst den Nachnamen in der Anzeige sehen und außerdem die Darstellung des Ordners individuell anpassen, um die Kontakte alphabetisch zu sortieren.

In der Standardansicht »Adresskarten« von Outlook sehen Sie nur ein Feld mit Vornamen und Namen, obwohl Outlook diese Daten getrennt speichert. Für bereits bestehende Kontakte müssen Sie die Anzeigereihenfolge der Namen leider manuell in jedem Kontakt einzeln ändern. Klicken Sie dazu doppelt auf die Adresskarte, um das zugehörige Kontaktfenster zu öffnen. Im Kombinationsfeld »Speichern unter« können Sie die Darstellung der Namen aus mehreren Optionen wählen. Anschließend klicken Sie auf »Speichern und Schließen«.

Damit die Reihenfolge bei neuen Kontakten gleich richtig angelegt wird, können Sie bei Outlook 2000 und XP die Standardeinstellung für das Kombinationsfeld ändern. Dazu rufen Sie »Extras | Optionen« auf und klicken im Register »Einstellungen« auf »Kontaktoptionen«. Im folgenden Dialog können Sie bei »Ablagereihenfolge« die Standardeinstellung auswählen. Auf bestehende Kontakte wirkt sich diese Einstellung jedoch leider nicht aus.

Um nun die Darstellung des Ordners grundsätzlich zu ändern und die Kontakte nach Nachnamen zu sortieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den freien Hintergrund der Ansicht und rufen »Sortieren« auf. Im Kombinationsfeld »Sortieren nach« wählen Sie die Einstellung »Nachname« und klicken daneben auf »Aufsteigend«. Im Feld »Anschließend nach« aktivieren Sie »Vorname« und klicken wieder auf »Aufsteigend«. Beenden Sie den Dialog mit »OK«, um die Kontakte in der gewünschten Reihenfolge aufzulisten.

Wenn Sie statt mit den Adresskarten lieber mit Listenansichten arbeiten, können Sie individuelle Einstellungen ganz einfach per Drag and Drop vornehmen. Um zum Beispiel die Telefonliste zu bearbeiten, wählen Sie »Ansicht | Aktuelle Ansicht | Telefonliste«. Hier lassen sich einzelne Spalten beliebig verschieben, indem Sie die Spaltenüberschrift anklicken und die Spalte an die gewünschte Stelle ziehen. Wenn Sie neue Felder in eine Listenansicht einfügen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in
die Spaltenüberschriften und rufen die Option »Feldauswahl« auf. Klicken Sie dort die gewünschten neuen Felder an und transportieren Sie sie in die Überschriftenleiste. Zum Löschen von Feldern ziehen Sie diese mit Hilfe der Maus aus der Leiste, bis ein Kreuz erscheint. Wenn Sie die Daten sortieren wollen, klicken Sie mit der Maus auf die Spaltenüberschrift, die das gewünschte Sortierkriterium enthält.