Kalender für regelmäßigen Schichtdienst anpassen

In der CHIP 12/2001 haben Sie einen praktischen Jahreskalender für Excel vorgestellt. Ich arbeite bei der Feuerwehr mit 24 Stunden Dienst und 48 Stunden Freizeit. Jetzt möchte ich den Kalender so anpassen, dass jeder dritte Tag farbig unterlegt sein soll. Was muss ich dafür ändern?

Den Dienstkalender können Sie mit wenig Aufwand auf Basis des Jahreskalenders anlegen. Sie müssen nur die bedingten Formatierungen anpassen und auf alle Tage übertragen. Damit der Kalender flexibel bleibt, sollten Sie zwei Eingabefelder für den Dienstrhythmus ergänzen. Tragen Sie dafür in Zelle »B35« für den Drei-Tages-Rhythmus die Zahl »3« ein. In »B36« ergänzen Sie eine Auswahlziffer für den Tag, an dem Dienst ist. Dieser Wert darf zwischen Null und dem Dienstrhythmus minus Eins liegen.

Jetzt passen Sie die Formatierungen an. Dazu markieren Sie den 1. Januar in Zelle »B3« und aktivieren »Format | Bedingte Formatierung«. Bei »Bedingung 1« wählen Sie »Formel ist« und geben daneben folgende Formel ein:

=TAG(B$2+$A3-1)<>$A3

Anschließend klicken Sie auf »Format | Muster« und wählen eine Farbe, um die überzähligen Tage der kurzen Monate auszublenden. Als zweite Bedingung müssen Sie nun den Dienstplan integrieren. Wählen Sie dazu bei »Bedingung 2« wieder »Formel ist« und definieren Sie folgende Formel:

=REST(B$2+$A3-1-$B$2;$B$35)=$B$36

Diese ermittelt zunächst die Anzahl der Tage seit Jahresbeginn und teilt sie dann durch den Dienstrhythmus. Als nächstes wird der Rest der Division bestimmt und geprüft, ob dieser dem Wert der in »B36« eingegebenen Auswahlziffer entspricht.

Über »Format« können Sie auch hier die gewünschte Farbe für den Zellhintergrund einstellen. Mit der dritten Bedingung markieren Sie die verbleibenden Sonntage im Kalender farbig:

=WOCHENTAG(B$2+$A3-1)=1

Schließlich müssen Sie die bedingte Formatierung aus »B3« noch in die anderen Zellen des Bereichs von »B3« bis »M33« übertragen. Dazu markieren Sie zunächst den Bereich von »B3« bis »M3« und kopieren den Zellinhalt mit [Strg]+[R]. Nun wählen Sie nacheinander die Spalten jeweils von Zeile »3« bis Zeile »33« und übertragen die Formatierungen mit [Strg]+[U]. Ein Beispiel für den Dienstkalender finden Sie auf der Heft-CD unter CHIP-Code BF.