Auf Mails immer zum richtigen Zeitpunkt reagieren

Sie können auf eine Mail zum Zeitpunkt des Empfangs noch nicht antworten, da Ihnen wichtige Informationen fehlen. Sie müssen die Antwort jedoch innerhalb einer festgelegten Frist schreiben, so dass Sie nun befürchten, die Mail völlig zu vergessen. Deshalb suchen Sie wie bei den Aufgaben nach einer Erinnerungsfunktion für E-Mails.

Mit der Funktion »Nachverfolgung« weisen Sie Outlook an, Ihnen bestimmte Mails zu einem angegebenen Zeitpunkt erneut vorzulegen. Auf diese Weise vergessen Sie die Mails nicht und können gegebenenfalls noch innerhalb von festgesetzten Fristen antworten.

Und so wirdÆs gemacht: Klicken Sie im Posteingang von Outlook oder einem anderen E-Mail-Ordner mit der rechten Maustaste auf den Eintrag der E-Mail, auf die Outlook Sie später wieder aufmerksam machen soll. Rufen Sie den Kontextbefehl »Zur Nachverfolgung« auf. Sie können auch im Nachrichtenfenster einer bereits geöffneten E-Mail auf das Symbol »Zur Nachverfolgung« klicken oder den Befehl »Aktionen | Zur Nachverfolgung« aufrufen.

Im folgenden Dialog »Zur Nachverfolgung kennzeichnen« können Sie im gleichnamigen Kombinationsfeld eine »Kennzeichnung« auswählen. Diese Einstellung hat keine spezielle Funktion; sie ist nur ein Hinweistext, der Ihnen bei der Wiedervorlage die Kategorisierung erleichtern kann.

Im Kombinationsfeld »Fällig« tragen Sie das Datum ein, an dem Outlook Ihnen die Mail erneut vorlegen soll. Seit Outlook 2000 ist dabei die Angabe einer Uhrzeit nicht mehr zwingend erforderlich – Sie können also auch nur einen Tag bestimmen. Abschließend bestätigen Sie Ihre Anweisungen noch mit der Schaltfläche »OK«.

Alle zur Nachverfolgung vorgesehenen E-Mails kennzeichnet Outlook durch eine kleine rote Fahne. Um die Kennzeichnung vor der Wiedervorlage zu entfernen, klicken Sie im Kontextmenü der gekennzeichneten Mail auf den Eintrag »Als erledigt kennzeichnen« oder »Kennzeichnung löschen«.

Wenn der Zeitpunkt der Wiedervorlage erreicht ist, öffnet Outlook einen speziellen Hinweisdialog mit der Schaltfläche »Element öffnen«, mit der Sie direkt auf die entsprechende E-Mail zugreifen können. Outlook XP listet alle fälligen E-Mails in einem Dialog auf. Per Doppelklick auf einen solchen Eintrag können Sie die betreffende E-Mail dann öffnen. Auch hier stehen Ihnen für die Nachrichteneinträge die Kontextbefehle »Als erledigt kennzeichnen« und »Kennzeichnung löschen« zur Verfügung.

Wenn Sie sich die E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt erneut vorlegen lassen möchten, setzen Sie im Kombinationsfeld am unteren Rand des Dialoges die neue Frist und klicken dann auf »Erneut erinnern«. Im Posteingang kennzeichnet Outlook alle E-Mails, deren Frist zur Wiedervorlage bereits abgelaufen ist, mit roter Farbe.