Daten mehrerer Spalten in einem Feld anzeigen

Sie arbeiten in Formularen mit Kombinationsfeldern, die beim Öffnen mehrere Spalten einer Tabelle präsentieren, zum Beispiel Vor- und Nachname. Wenn Sie einen Eintrag anklicken und sich das Kombinationsfeld wieder schließt, zeigt Ihnen Access nur noch den Inhalt der ersten Spalte. Sie möchten aber auch im geschlossenen Kombinationsfeld die Daten mehrerer Spalten sehen.

Mehrspaltige Kombinationsfelder zeigen in geschlossenem Zustand immer nur die erste Spalte mit einer definierten Breite größer 0 cm. Sie können aber dafür sorgen, dass die sichtbare Spalte alle gewünschten Daten enthält.

Klicken Sie dazu in der Ansicht »Entwurf« des Formulars mit der rechten Maustaste auf das Kombinationsfeld, und rufen Sie den Kontextbefehl »Eigenschaften« auf. Aktivieren Sie im Dialog »Eigenschaften« die Registerkarte »Daten«, klicken Sie dann in das Feld »Datensatzherkunft« und gleich danach auf die jetzt rechts neben dem Feld sichtbare Schaltfläche mit den drei Punkten; es öffnet sich der Abfrage-Generator.
Wenn die Eigenschaft »Herkunftstyp« des Kombinationsfeldes den Wert »Tabelle/Abfrage« besitzt, können Sie mit diesem Werkzeug eine neue Abfrage definieren. Die erste Spalte enthält den Wert, welchen Access mit dem Kombinationsfeld verbinden soll. Später liefert Ihnen die Datenbankanwendung diese Information – beispielsweise eine Kundennummer –, sobald Sie auf den Inhalt des Kombinationsfeldes zugreifen. Da Ihnen diese Daten im geschlossenen Kombinationsfeld nicht ausreichen, blenden Sie diese Spalte im Formular nach der Definition der Abfrage aus.

In der zweiten Spalte definieren Sie nun die eigentliche Präsentation der Daten. Sie können mehrere Felder aus einer Tabelle und normale Zeichenketten problemlos mit dem »+«-Zeichen verbinden. Dabei müssen Sie die Namen der Tabellenfelder mit eckigen Klammern und die Zeichenketten durch Anführungszeichen umfassen.

Um beispielsweise in einem Kombinationsfeld die Felder »Nachname« und »Vorname« einer Tabelle getrennt durch ein Komma anzuzeigen, tragen Sie in die erste Zeile der zweiten Spalte des Abfrage-Generators den Wert »[Nachname]+ô, ä+[Vorname]« ein.

Achten Sie außerdem darauf, dass in der Zeile »Anzeigen« der ersten beiden Spalten jeweils ein kleiner Haken enthalten ist, um den Inhalt dieser Abfragefelder in das Ergebnis zu übernehmen.

Alle weiteren Spalten der Abfrage dienen weder zum Bereitstellen noch zum Anzeigen von Daten, sondern ausschließlich zur Definition von Auswahlkriterien und zur Sortierung des Abfrage-Ergebnisses. Füllen Sie diese Spalten wie bisher; die Zeile »Anzeigen« sollte dabei normalerweise keine Haken enthalten.

Schließen Sie nun den Abfrage-Generator und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage von Access mit der Schaltfläche »Ja«, damit Ihre Änderungen gespeichert werden. Bevor Sie fertig sind, müssen Sie nur noch ein paar Eigenschaften des Kombinationsfeldes modifizieren. Falls der Dialog »Eigenschaften« nicht mehr sichtbar ist, öffnen Sie ihn wie oben beschrieben erneut.

Stellen Sie sicher, dass auf der Registerkarte »Daten« in der Eigenschaft »Gebundene Spalte« eine »1« steht, so dass das Kombinationsfeld den Wert der ersten Spalte der gerade definierten Abfrage enthält. Außerdem müssen Sie das Erscheinungsbild des Kombinationsfeldes auf der Registerkarte »Format« anpassen. Da die Abfrage über zwei sichtbare Spalten verfügt, tragen Sie unter »Spaltenanzahl« eine »2« ein.

Zu guter Letzt geben Sie in der Eigenschaft »Spaltenbreiten« die Breite der beiden Spalten getrennt durch ein Semikolon ohne Leerzeichen an. Damit Access im geschlossenen Zustand des Kombinationsfeldes nicht die erste, sondern die zweite Spalte der Abfrage präsentiert, achten Sie darauf, dass die Breite der ersten Spalte 0 cm ist. Tragen Sie zum Beispiel den Wert »0cm;5cm« ein. Eine Beispieldatei finden Sie übrigens auf der Heft-CD unter CHIP-Code TIPPS09.