Excel-Tabellenblatt als Datenquelle verwenden

Sie verwalten in einer Excel-Arbeitsmappe Ihre Adressen auf mehreren Datenblättern, die Sie auch für Serienbriefe verwenden möchten. Der Seriendruck-Assistent von Word 2000 kann aber nur das erste Tabellenblatt der Arbeitsmappe als Datenquelle nutzen.

Bei diesem Phänomen handelt es sich um das Standardverhalten von Word 2000, wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe als Datenquelle für einen Serienbrief nutzen. Im Gegensatz dazu bietet Ihnen zum Beispiel Word XP immer automatisch alle Tabellenblätter zur Auswahl an. Unter Word 2000 müssen Sie dafür einen kleinen Umweg gehen:

Starten Sie mit dem Befehl »Extras | Seriendruck« den Seriendruck-Manager. Klicken Sie dann im Bereich »Hauptdokument« auf »Erstellen« und wählen Sie im folgenden Menü den Eintrag »Serienbriefe«. In einer Dialogbox entscheiden Sie dann, ob Sie ein neues Dokument erzeugen oder die aktuelle Datei als Hauptdokument verwenden.

Als nächstes klicken Sie im Seriendruck-Assistenten auf »Daten importieren« und im folgenden Menü auf »Datenquelle öffnen«. Achten Sie darauf, dass Sie im gleichnamigen Dialog unter »Datentyp« den Eintrag »MS Excel-Arbeitsblätter (*.xls)« markieren und aktivieren Sie »Import wählen«. Navigieren Sie zur gewünschten Excel-Datei und wählen Sie diese per Doppelklick aus.

Im Dialog »Datenquelle bestätigen« markieren Sie »Microsoft Excel-Arbeitsblatt über Konverter (*.xls;*.xlw)« und drücken auf »OK«. Daraufhin öffnet Word den Dialog »Arbeitsblatt öffnen«, in dem Sie sich unter »Dokument in Arbeitsmappe öffnen« das gewünschte Tabellenblatt aussuchen können. Bestätigen Sie die Wahl mit »OK«.

Falls Word im aktuellen Hauptdokument keine Seriendruckfelder vorfindet, informiert es darüber in einem Hinweisfenster. Dann können Sie Ihren Serienbrief über »Hauptdokument bearbeiten« noch um die notwendigen Felder erweitern. Im Bereich »Daten mit dem Dokument zusammenführen« wählen Sie jetzt noch »Ausführen« und erzeugen so den fertigen Serienbrief.