Adressetiketten aus Outlook-Kontakten generieren

Sie möchten Adressetiketten ausdrucken. Die Daten dafür sollen aus dem Ordner »Kontakte« von Outlook stammen.

Öffnen Sie in Outlook den Ordner »Kontakte« und wählen Sie im Menü »Extras« den »Seriendruck« aus. Im Dialog »Kontakte zusammenführen« entscheiden Sie nun, ob Sie alle oder nur einzelne Kontakte verwenden. Aktivieren Sie außerdem die Optionen »Alle Kontaktfelder« sowie »Neues Dokument«. Im Kombinationsfeld »Dokumenttyp« wählen Sie »Adressetiketten« und bei »Zusammenführung an« die Einstellung »Neues Dokument«. Nach einem Klick auf »OK« bereitet Outlook die Daten dann vor und startet Word.

Bestätigen Sie den Hinweis von Word mit »OK« und klicken Sie im Seriendruck-Manager auf die Schaltfläche »Einrichten«. Wählen Sie die Etiketten aus, zum Beispiel »Zweckform« und »Zweckform 3475 | Ink Jet + Laser«. Klicken Sie auf »OK«. Die Einstellungen der Datenquelle hat Outlook bereits vorgegeben, so dass Sie auf »Schließen« klicken können.
Jetzt führen Sie den Befehl »Extras | Briefe und Sendungen | Seriendruck-Assistent« aus und klicken im Assistenten auf den Link »Weiter: Ordnen Sie Ihre Etiketten an« und dann auf »Adressblock«. Im folgenden Dialog legen Sie die Gestaltung der einzelnen Adresselemente fest. Mit der Schaltfläche »Felder wählen« prüfen Sie die Zuordnung der Adressdaten.

Obwohl Office viele Felder automatisch zuordnet, müssen Sie etwas nachbessern, damit die Adressen zum Beispiel nicht mit doppeltem Vornamen auf dem Etikett erscheinen. Dem Seriendruckfeld »Name« ordnen Sie deshalb mit dem nebenstehenden Kombinationsfeld den »Nachnamen« zu, bei »Adresse 1« wählen Sie das Feld »Adresse_geschäftlich_Straße« und bei »Postleitzahl« das Feld »Adresse_geschäftlich_PLZ«. Sie können dafür natürlich auch die entsprechenden Felder der Privatadressen verwenden.

Eventuell müssen Sie nach einer späteren Prüfung noch weitere Änderungen vornehmen. Beenden Sie nun die offenen Dialoge mit dem Button »OK«. Anschließend klicken Sie im Assistenten auf die Schaltfläche »Alle Etiketten aktualisieren«, um die Gestaltung der Adresse für alle Etiketten des Blattes zu übernehmen.

Danach klicken Sie im Assistenten zweimal auf »Weiter« und schließlich noch auf die Option »Individuelle Etiketten bearbeiten«. Wählen Sie dort alle Datensätze aus und klicken Sie auf »OK«. Nun erscheinen die gewünschten Etiketten in einem separaten Word-Dokument, das Sie noch weiterbearbeiten und dann ausdrucken können.