Datenbank flexibel und schnell abfragen
Abfragen unter Access können Sie durch Bedingungen einschränken. Das Ergebnis umfasst dann nur die Datensätze mit den entsprechenden Kriterien. Sie möchten die Abfrage dabei so flexibel halten, dass Sie die Bedingungen immer als Parameter neu eingeben können.
Das funktioniert in Access ganz einfach. Klicken Sie dazu im Datenbankfenster unter »Objekte« auf »Abfragen« und definieren Sie in der Entwurfsansicht wie gewohnt eine Abfrage auf Ihre Daten und Tabellen. In der Zeile »Kriterien« zur Auswahl der Datensätze nutzen Sie anstelle eines konkreten Wertes einen Platzhalter. Dieser besteht aus einem Text in eckigen Klammern, mit dem sich Access später beim Anwender nach dem Wert dafür erkundigt.
Wenn Sie zum Beispiel in einer Adressdatenbank eine Abfrage definieren, die alle Datensätze anhand einer vom Anwender eingegebenen Postleitzahl zurückliefern soll, belegen Sie die Zeile »Kriterien« der Spalte »PLZ« so:
[Geben Sie eine PLZ ein:]
Wenn Sie dann die Abfrage ausführen, öffnet Access den Dialog »Parameterwert eingeben« und erkundigt sich mit dem von Ihnen gerade formulierten Text nach der Postleitzahl.
Zusätzlich können Sie über den Menübefehl »Abfrage | Parameter« den verwendeten Platzhaltern Datentypen zuweisen. Tragen Sie zu diesem Zweck unter »Parameter« den verwendeten Platzhalter ein und wählen Sie gleich danach noch unter »Felddatentyp« den passenden Datentyp aus.
Übrigens: Es ist auch möglich, komplexe Abfragen mit Platzhaltern zu gestalten. Beispielsweise können Sie bei einem Kriterium mehrere Platzhalter verwenden. Um alle Adressen auszuwählen, deren Postleitzahlen zwischen zwei Werten liegen, formulieren Sie das Kriterium einfach folgendermaßen:
Zwischen [Bitte geben Sie die erste PLZ als Untergrenze an:] und [Bitte geben Sie die zweite PLZ als Obergrenze an:]
Access erkundigt sich über diese Zeilen für jeden einzelnen Platzhalter in einem separaten Dialog nach dem entsprechenden Wert.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, mit dem Schlüsselwort »Wie« ein Kriterium mit dem Wildcard »*« festzulegen. Zu diesem Zweck müssen Sie Platzhalter und Wildcard mit dem Operator »&« verbinden. Das Kriterium
Wie [Geben Sie bitte den Anfangsbuchstaben ein:] & ô*ô
ermittelt zum Beispiel all diejenigen Adressen, bei denen der Inhalt des Feldes mit dem gerade eingegebenen Buchstaben beginnt.