Rechnen und Formatieren von Zeitangaben

Ich möchte die Verwaltung meiner CD-Sammlung von Excel auf Access umstellen. Dabei habe ich Schwierigkeiten mit Zeitangaben, denn ich möchte nicht nur die Längen einzelner Titel speichern, sondern mir in Berichten aus diesen Angaben auch die jeweilige Gesamtspielzeit jeder CD berechnen lassen (in Minuten und Sekunden). Leider habe ich in Access aber keine Möglichkeit gefunden, ein entsprechendes Zeitformat (also [mm]:ss) zu definieren. Wie kann ich das in Access lösen?

Sowohl in Excel als auch in Access können Sie Anzeigeformate selbst definieren, wenn Sie die Zeichencodes kennen. Für die Datums- und Zeitformate benötigen Sie meist die Buchstaben t, m, j, h, n und s. Leider gibt es hier einige Unterschiede zwischen Excel und Access.Den in Excel für die Anzeige von Minuten verwendeten Buchstaben m interpretiert Access als Monat (Excel benutzt für Monate ein M). Access verlangt für Minuten ein n, wobei es die Eingabe eines Zeitcodes in Excel-Form immerhin selbständig umwandelt (aus m wird n). Im Gegensatz zu Excel können Sie mit Access-Formaten auch Kalenderwochen, Quartale und ähnliches anzeigen lassen.Für die Zeitangaben der einzelnen CD-Titel definieren Sie ein Tabellenfeld vom Felddatentyp Datum/Zeit (etwa mit dem Namen Titellänge) und geben als Format Zeit, lang an, damit auch die Sekunden sichtbar sind. Die Formatierung bei der Anzeige innerhalb von Berichten nehmen Sie dann im Entwurfsmodus des entsprechenden Berichts vor. Für die Anzeige der Titellängen setzen Sie die Formateigenschaft des Titellänge-Feldes auf nn:ss. Damit haben Sie die Anzeige der Stunden ausgeblendet. Die Anzeige der Gesamtspielzeit ist etwas schwieriger: Zunächst einmal gruppieren Sie dafür im entsprechenden Bericht die Daten nach CDs. Nur so ist es möglich, Zwischenauswertungen (in unserem Fall die Berechnung der Gesamtspielzeit) vorzunehmen. Wählen Sie dazu im Menü Ansicht den Befehl Sortieren und Gruppieren und definieren das entsprechende Feld (zum Beispiel Aufnahmetitel) als Gruppe. Setzen Sie die Gruppeneigenschaften für Kopf und Fuß auf Ja.Um Berechnungen ausführen zu können, verwenden Sie berechnete Felder. Definieren Sie sich dazu im Gruppenfuß mit der Toolbox ein normales Textfeld und tragen als Steuerelementinhalt die gewünschte Formel ein, die wie in Excel mit einem Gleichheitszeichen eingeleitet ist. Selbstverständlich stehen Ihnen die gebräuchlichsten Funktionen zur Verfügung, etwa auch die Summenfunktion. Um sich in Access auf Felder zu beziehen, schreiben Sie einfach den Feldnamen in eckige Klammern. Die korrekte Formel für die Berechnung der Gesamtspielzeit aus den Laufzeiten der einzelnen Titel lautet also =Summe([Titellänge]). Damit die Funktion die Summe nicht im internen Zahlenformat anzeigt, tragen Sie als Format sinnvollerweise h:nn:ss ein, damit erhalten Sie die Gesamtspielzeit im normalen Zeitformat.Die Anzeige der Gesamtspielzeit in Minuten und Sekunden ist in Access ebenfalls nur über Umwege zu erreichen. Excel bietet hier die Möglichkeit, die entsprechenden Buchstaben (h oder m) in eckige Klammern zu setzen. Mit dem Zeitformat [mm]:ss zeigt Excel beispielsweise eine Gesamtspielzeit von einer Stunde, zehn Minuten und 12 Sekunden nicht als 1:10:12, sondern als 70:12 an. Leider besitzt Access diese Option nicht, hier muß man sich auf andere Weise behelfen: Geben Sie dem berechneten Feld mit der Gesamtspielzeit den Namen Gesamtlänge, dann legen Sie sich ein weiteres Feld an und tragen dort folgende Formel ein, die das von Ihnen gewünschte Anzeigeformat simuliert:=60*Stunde([Gesamtlänge])+Minute([Gesamtlänge]) & ":" & Sekunde([Gesamtlänge])Um nur noch die Gesamtspielzeit in Minuten und Sekunden zu sehen, blenden Sie das Feld Gesamtlänge einfach aus, indem Sie dessen Sichtbar-Eigenschaft auf Nein setzen.