Gesendete Faxe aus Exchange sichern

Wir faxen mit Exchange unter Windows 95. Dabei ist es für uns wichtig, daß wir noch nach 8, 14 oder mehr Tagen das von uns gesendete Original nachweisen können. Deshalb sichern wir unsere Daten auf einem ZIP-Drive. Unter Exchange finden sich auch im Ordner Gesendete Objekte die von uns gesendeten Faxe. Wenn wir diese Dateien dann speichern, findet sich in der Datei jedoch nur der Empfänger, aber nicht das Fax selbst. Können Sie uns helfen?

Es existieren verschiedene Lösungen für Ihr Problem. Machen Sie sich die Tatsache zunutze, daß Exchange alle Einträge einschließlich der zugehörigen Dateien in einer Datei mit der Erweiterung PST speichert, die sich normalerweise im Ordner \EXCHANGE befindet. Wenn Sie diese Datei sichern, sind die Faxe automatisch mitgesichert. Bei Datenverlust auf der Festplatte brauchen Sie dann nur die PSTDatei wieder auf die Platte in den Ordner \EXCHANGE zu kopieren. Beim nächsten Start greift Exchange automatisch darauf zu.Bei diesem Verfahren bietet es sich an, in Exchange selbst eine Ablagestruktur für Ihre Sicherungsdateien anzulegen. Dazu wählen Sie den Befehl Datei - Neuer Ordner und geben dem neuen Ordner etwa den Namen Sicherung. In ihm plazieren Sie beispielsweise für 14 Tage je einen Unterordner. In solch einen Unterordner ziehen Sie zukünftig Ihre Faxe aus dem Ordner Gesendete Objekte. Jeden Tag legen Sie dann für das aktuelle Datum einen neuen Ordner an, während Sie den Ordner mit den ältesten Faxen löschen. Auf diese Art haben Sie den Faxbestand der letzten 14 Tage immer gesichert. Je nachdem, wieviele Faxe Sie in zwei Wochen versenden, kann das die Postfach-Datei aber ziemlich aufblähen, was der ohnehin schon lauen Exchange-Performance nicht gerade zugute kommt.Dieses Problem können Sie folgendermaßen meiden: Füllen Sie die vorhandene PST-Datei einen Tag oder eine Woche lang mit Faxen auf. Kopieren Sie sie dann auf eine ZIP-Diskette und benennen Sie sie dort um, zum Beispiel in 31_12_96.PST oder in KW32.PST, wodurch sie gesichert ist. Öffnen Sie dann Exchange, löschen Sie alle Einträge und schließen Sie es wieder. Dadurch erhalten Sie eine leere Postfach-Datei, die Sie wieder "vollfaxen" können. Legen Sie sich von dieser leeren Postfach-Datei am besten sofort eine Kopie mit anderer Extension an, etwa POSTFACH.NEU. Die brauchen Sie dann später immer nur in .PST umzukopieren, dann sparen Sie sich das wiederholte Leeren der Postfach-Datei.Wenn Sie nun ein Fax aus einer älteren Postfach-Datei betrachten wollen, kopieren Sie diese in den Ordner \EXCHANGE und ziehen die aktuelle Postfach-Datei in einen anderen Ordner. Beim nächsten Start findet Exchange die gewohnte Postfach-Datei nicht und zeigt daraufhin einen Dialog an, in dem Sie eine beliebige andere PST-Datei einstellen können. Wählen Sie Ihre alte aus, worauf Sie wieder Zugriff auf deren gesamten Inhalt inklusive der Faxe haben. Mit dem gleichen Verfahren melden Sie wieder Ihre aktuelle Postfach-Datei an. Diese Methode sichert Ihre sämtlichen Faxe und hält dabei die Postfach-Datei auf einer erträglichen Größe.Möglichkeit drei ist die einfachste aber im Sinne eines regelmäßigen und eventuell automatischen Backups wohl auch die mühsamste: Sie können die Faxe im Fax-Viewer einzeln speichern. Dazu öffnen Sie das Fax zunächst per Doppelklick auf dessen Symbol im Mail-Fenster. Danach können Sie es als Datei im AWD-Format speichern. Das AWD-Format ist mit dem Fax-Viewer verknüpft, so daß Sie die abgelegten Dateien im Explorer per Doppelklick anschauen können.