Zeitangaben runden

Ich möchte meine Arbeitszeiten mit Excel erfassen und verwalten. Dabei stellt sich mir das Problem, daß die tägliche Arbeitszeit immer auf eine Viertelstunde abgerundet werden muß. Mit welchen Formeln kann man diese Berechnungen in Excel erreichen?

Das Rechnen mit Datums- und Zeitangaben ist in der Tat etwas knifflig. Excel verwaltet solche Werte nämlich intern als Zahlen, wobei der 1. Januar 1900 den Wert 1 hat, der 2. Januar 1900 den Wert 2 und so weiter (negative Werte, also Daten vor 1900, sind nicht erlaubt). Uhrzeiten laufen Excel-intern als Nachkommastellen, zum Rechnen mit solchen Zahlen benötigen Sie daher ein paar elementare Kenntnisse in Dreisatz und Bruchrechnung: 24 Stunden sind ein Tag und entsprechen dem Wert 1,0. Damit entsprechen zwölf Stunden dem Wert 0,5, sechs Stunden dem Wert 0,25 und so weiter. Allgemein entspricht also jede Stunde der Zahl 1/24, jede Minute der Zahl 1/1 440 (denn ein Tag hat 1 440 Minuten) und jede Sekunde der Zahl 1/86 400. Durch Kombination von Datum (also positiven ganzen Zahlen) und Uhrzeit (beliebig genauen Nachkommawerten) kann man nun jeder Zahl einen exakten Zeitpunkt zuordnen und umgekehrt. Zum Beispiel entspricht die Zahl 35 000,907 genau dem 28. Oktober 1995, 23:41:17 Uhr. Zum Umrechnen der Zahlen in Datumsangaben gibt es natürlich Funktionen in Excel. Normalerweise benötigen Sie diese aber nicht, sondern Sie wählen einfach ein entsprechendes Datumsformat aus. Außerdem erkennt Excel bei korrekter Eingabe, ob ein Datum oder eine Uhrzeit gemeint ist, und nimmt die Umrechnung in eine Zahl sowie die Wahl eines geeigneten Anzeigeformats selbständig vor. Dieses Vorwissen führt nun zu Ihrem Problem mit der gerundeten Arbeitszeit: Wenn Sie die Ankunftszeit im Büro von der Zeit, zu der Sie das Büro verlassen, abziehen, erhalten Sie die Arbeitszeit in Stunden und Minuten. Unter der Voraussetzung, daß Sie niemals um Mitternacht arbeiten, ergibt die rechnerische Differenz also immer eine Zahl zwischen Null und Eins. Exakt acht Stunden Arbeitszeit ergeben nach obigem Muster zum Beispiel die Zahl 8*1/24=1/3=0,333.Mit dieser Zahl können Sie nun rechnen, zum Beispiel mit den Excel-Funktionen Abrunden, Aufrunden oder Runden. Diese Funktionen runden aber immer auf eine von Ihnen festzulegende Anzahl von Nachkommastellen. Das würde bei den durch die Brüche entstehenden ungeraden Werten so aber nicht funktionieren, da sich auf diese Weise nur auf ganze Tage runden ließe. Mit einem einfachen Rechentrick ist das Abrunden von Uhrzeiten aber dennoch möglich: Der Trick besteht darin, daß man die Zahl mit der Rundungseinheit multipliziert, die Nachkommastellen abschneidet und das Ergebnis wieder durch die Einheit dividiert. Dies entspricht faktisch einem Runden auf die nächste ganze Einheit. Hier ein Beispiel: Die Zeitangabe 12:07 Uhr soll auf 12 Uhr abgerundet werden. Die Zeit 12:07 entspricht der Zahl 0,50486111 (oder als Bruch 727/1 440, nämlich 12*60+7 = 727 Minuten, multipliziert mit 1/1 440). Gerundet werden soll auf eine volle Stunde, also entspricht einer Einheit (einer Stunde) die Zahl 1/24. Wenn man nun die 727/1 440 mit 24 multipliziert, erhält man 727/60 = 12,11666, das ist die exakte Zeit in Stunden. Die Nachkommastellen benötigen Sie nicht, man teilt also nur die ganze Zahl 12 durch die Einheit 24 und erhält 0,5. Dies entspricht in Excel exakt 12 Uhr und würde dann auch als 12:00 Uhr angezeigt.Das Abrunden auf eine Viertelstunde funktioniert genauso, nur daß die Einheit nicht eine Stunde, sondern 15 Minuten oder 15*1/1 440 = 1/96 beträgt. Also lautet die Formel zum Umrechnen in Worten folgendermaßen: Auf Viertelstunde gerundete Zeit = Ganze Zahl (exakte Zeit multipliziert mit 96) dividiert durch 96. In Excel lautet die Formel GANZZAHL(x*96)/96, wobei x die Zelle mit der exakten Arbeitszeit bezeichnet.Die Abbildung zeigt als Beispiel eine Arbeitszeittabelle für den November. In den beiden Hilfsspalten E und F sind auch die Zwischenwerte angezeigt, also der exakte Zahlenwert und die genaue Anzahl der gearbeiteten Viertelstunden. Spalte G enthält dann die korrekten Formeln, also etwa =GANZZAHL(D4*96)/96 für die vierte Zeile.Noch ein Tip: Wenn Sie mathematisch exakt runden möchten, lautet die Formel =RUNDEN(x*96;0)/96. Damit wird die Anzahl der Viertelstunden nicht einfach abgeschnitten (sprich abgerundet), sondern gegebenenfalls auch auf die nächste Viertelstunde aufgerundet (Spalte H).