Automatische Unterschrift für Outlook-Nachrichten

Ich benutze Outlook, umberuflich intensiv elektronischen Nachrichtenaustausch zu betreiben. Dabei ärgert es mich immer wieder, wenn ich jedesmal meine Grüße und den Absender neu unter jede Nachricht schreiben muß. Gibt es in Outlook dafür so etwas wie die Autotext-Funktion aus Winword?

Die gute Nachricht vorweg: Sie brauchen den Abschluß für Ihre Nachrichten nie mehr neu einzu-tippen. Das können Sie auf zwei verschiedene Arten erreichen. Entweder verwenden Sie Winword als E-Mail-Editor und benutzen dort wie gewohnt den angesprochenen Autotext (Nachteil: Outlook startet etwas langsamer), oder Sie setzen die neue Funktion Autosignaturvon Outlook ein.

Wenn Sie Winword als E-Mail-Editor verwenden wollen, rufenSie in Outlook den Befehl Extras – Optionen auf und aktivieren im Einstellungsdialog die Registerkarte E-Mail. Dort schalten Sie die Option Microsoft Word als E-Mail-Editor verwenden ein. Ab sofort benutzt Outlook beim Schreiben oder Lesen von Nachrichten Winword. Diese Lösung ist zwar etwas langsamer, vor allem wenn Winword neu gestartet werden muß, bietet aber allen bekannten Komfort inklusive der Funktion Autotext. Mit dieser Funktion lassen sich nicht nur die Unterschriften für die Nachrichten, sondern auch andere Textteile zur ständigen Wiederverwendung speichern.

Wenn Sie mehr Wert auf Tempo legen, können Sie auch auf die etwas weniger komfortable, aber durchaus nützliche Autosignatur-Funktion von Outlook zurückgreifen. Diese Funktion erlaubt die Definition eines festen, formatierten Textes, der sich dann wie ein Stempel für Nachrichten einsetzen läßt. Um sich einen solchen Stempel anzulegen, öffnen Sie den Posteingang von Outlook und rufen dort den Befehl Extras – Autosignatur auf. Im gleichnamigen Dialog können Sie dann einen Text eingeben, der etwa eine Grußformel sowie Angaben zu Ihrer Person wie Name, Adresse oder einen Verweis auf Ihre Homepage im Internet enthält. Die Formatierung für Schrift- und Absatzmerkmale können Sie bei Bedarf mit Hilfe der gleichnamigen Buttons rechts im Dialog vornehmen. Lediglich auf das Einfügen von Grafiken müssen Sie bei der Autosignatur-Funktion verzichten.

Das äStempelnô von Nachrichten mit der Autosignatur können Sie dann entweder automatisch oder manuell vornehmen. Das automatische Stempeln steuern die beiden Optionen im Entwurfsdialog. Die erste Option Signatur ans Ende von neuen Nachrichten anfügen veranlaßt Outlook, die Signatur prinzipiell ans Ende im Textfeld allerneuen Nachrichten anzufügen.Dazu gehören auch weitergeleitete Antworten und Antworten auf Nachrichten. Wenn Sie den auto-matischen Stempel dort für überflüssig halten, schalten Sie ihn mit der Option Signatur nicht inAntworten oder in weitergeleitete Nachrichten einfügen für diese Nachrichtentypen einfach ab.

Alternativ dazu können Sie die Autosignatur auch manuell einfügen, indem Sie den Cursor an die betreffende Stelle zum Einfügen im Text positionieren und dann den Menübefehl Einfügen – Autosignatur aufrufen. Das funktioniert übrigens auch in den anderen Outlook-Elementen wie zum Beispiel den Besprechungsanfragen. Nur für die Notizen steht die Autosignatur nicht zur Verfügung.