Zusammengehörige Kontakte am Stück editieren

Weil Outlook jeden Ansprechpartner einzeln verwaltet, sind Änderungen am vorhandenen Datenbestand recht zeitaufwendig. Wenn sich zum Beispiel nur die Anschrift einer Firma ändert, muß ich alle Kontakte für diese Firma nacheinander verändern. Geht das vielleicht auch einfacher?

Ja, es geht einfacher. Der Schlüssel zum Verändern mehrerer Kontakte ist eine gruppierte Ansicht. Dazu definieren Sie zunächst im Kontakte-Ordner mit dem Befehl Ansicht – Ansicht definieren eine neue Ansicht. Geben Sie ihr zum Beispiel den Namen Adreßänderung. Die Felder in der Ansicht können Sie zur besseren Übersicht auf ein Mindestmaß beschränken. In Ihrem Beispiel müßten die Felder Voller Name, Organisation und Adresse geschäftlich genügen. Dann rufen Sie den Befehl Ansicht – Gruppieren auf und gruppieren die Ansicht auf zwei Ebenen verschachtelt nach den Feldern Organisation und Adresse geschäftlich. Achten Sie unbedingt darauf, daß die Option Feld in Ansicht anzeigen aktiviert ist.

Damit Sie die Übersicht behalten, schalten Sie am besten mit dem Befehl Ansicht – Gruppen ein-/ausblenden – Alle Ebenen ausblenden in der Ansicht auf die oberste Gruppierungsebene. Sie sehen jetzt nur noch die Gruppenüberschriften mit dem Firmennamen. Jetzt suchen Sie nach der betreffenden Organisation und blenden durch einen Mausklick auf die Plus-Symbole die Kontakte dafür ein. Um die Adresse zunächst für einen Kontakt zu ändern, klicken Sie doppelt auf einen beliebigen Eintrag, geben die neue Anschrift ein und übernehmen die Änderung mit der Schaltfläche Übernehmen und schließen.

Durch die Änderung der Adresse in einem Kontakt entsteht eine neue Untergruppe. Dorthin können Sie die restlichen Kontakte der alten Untergruppe übernehmen, wobei Outlook die Adresse automatisch anpaßt. Ziehen Sie dazu einfach die entsprechende Gruppenüberschrift mit der Maus in die andere Gruppe hinein. Während Sie die Maustaste gedrückt halten, zeigt Outlook die bevorstehenden Änderungen an. Die linke Maustaste kümmert sich immer um das Kopieren der Kontakte, mit der rechten Maustaste können Sie vor dem Einfügen in die neue Gruppe die gewünschte Aktion aus einem Menü wählen.