Mit Excel auf Daten außerhalb der Arbeitsmappe zugreifen

Ich bekomme von einem Kollegen regelmäßig Meßdaten in Form einer Excel-Tabelle geliefert. Diese Daten muß ich dann immer nach demselben Schema verrechnen. Dafür habe ich mir ein eigenes Arbeitsblatt mit entsprechenden Formeln definiert. Es ärgert mich dabei aber, daß ich immer zuerst die Meßergebnisse hineinkopieren muß. Ich finde, das ist ein unnötiger Arbeitsschritt. Kann ich die Daten nicht irgendwie direkt auslesen?

In der Tat ist das Einlesen der Daten durch Kopieren in die eigene Arbeitsmappe ein überflüssiger Arbeitsschritt. Excel ist durchaus selbst in der Lage, auf Daten anderer Arbeitsmappen auf der Festplatte zuzugreifen. Dafür können Sie spezielle Zellbezüge benutzen, die sich sogar mit Formeln kombinieren lassen. Zwei wichtige Voraussetzungen müssen aber gegeben sein: Die Datei mit den Meßergebnissen sollte immer gleich aufgebaut und stets im selben Verzeichnis auf der Festplatte abgelegt sein. Das ist nötig, damit Excel die Datei auf der Platte und die Daten in der Arbeitsmappe auch wirklich finden kann. Wenn das nicht möglich ist, sollten Sie zur Vermeidung von Fehlern lieber beim Kopieren bleiben.

Um auf Daten einer geschlossenen Arbeitsmappe zuzugreifen, benutzen Sie die folgende Art von Zellbezug: NAME.END!ZELLADRESSE. Wenn Sie also etwa auf die Zelle A12 in der Datei MESSERG.XLS im aktuellen Arbeitsordner von Excel zugreifen wollen, lautet der Bezug MESSERG.XLS!A12. Falls Excel die Datei im Arbeitsordner nicht findet, öffnet es einen Dialog zur Bestimmung der korrekten Position. Sofern die Arbeitsmappe mehrere Tabellen enthält, schließt sich auch noch ein Dialog zur Auswahl der entsprechenden Tabelle an. Anhand dieser Informationen bringt Excel dann den Bezug automatisch in die Form æC:\Eigene Dateien\[messerg.xls]Tabelle1Æ!A12.

Beim Öffnen einer Arbeitsmappe mit solchen Bezügen fragt Excel, ob es die Verknüpfungen aktualisieren soll. Das können Sie auch jederzeit von Hand nachholen. Dazu rufen Sie den Befehl Bearbeiten – Verknüpfungen auf, markieren die entsprechenden Einträge und klicken auf den Button Jetzt aktualisieren.