Backup von Outlook-Daten

Ich habe bei Outlook Probleme mit dem Sichern von Daten. Zunächst habe ich vergeblich versucht, in den Office-Ordnern irgendwelche Dateien für Projekte, Notizen, Kontakte und so weiter zu finden. Dann habe ich die Funktion Exportieren als Excel- oder Accessdatei versucht. Das geht im Prinzip, aber beim Reimportieren ist immer eine manuelle Zuordnung der Felder nötig. Beim Archivieren sind anschließend die archivierten Daten verschwunden. Wie kann ich meine Daten denn nun sichern?

Outlook verwaltet seine Daten nicht in einzelnen Dateien. Es benutzt dafür eine eigene Datenbankstruktur und die Persönlichen Ordner in Form einer Datei mit der Endung PST. Im lokalen Betrieb von Outlook befindet sich diese Datei in einem Ordner auf Ihrer Festplatte. Den Speicherort können Sie herausfinden, indem Sie nach Dateien mit der Endung PST suchen oder direkt in den Einstellungen nachschlagen. Dazu rufen Sie den Befehl Extras – Dienste auf, markieren im Register Dienste den Eintrag Persönlicher Ordner und klicken dann auf Eigenschaften. Das Feld Pfad verrät Ihnen, wo sich die Daten verstecken. Wenn Sie diese Datei kopieren, haben Sie alle Outlook-Daten gesichert.

Sofern Sie nur bestimmte Informationen – zum Beispiel alle Adressen – sichern möchten, können Sie diese exportieren. Allerdings müssen Sie dabei nicht den Umweg über ein Fremdformat wie Excel oder Access gehen. Rufen Sie Datei – Importieren/Exportieren auf und wählen die Aktion Export in einen Persönlichen Ordner (PST-Datei). Dann folgen Sie den Anweisungen des Assistenten und wählen in unserem Beispiel nur den Ordner KONTAKTE aus. Vorteil: PST-Dateien lassen sich als Dienst jederzeit in Ihre eigene oder fremde Outlook-Installation einbinden. Ein Import ist auch möglich, aber nicht zwingend erforderlich.

Die Feldzuordnung müssen Sie bei Import und Export immer nur einmal vornehmen, wenn Sie mit demselben Dateinamen arbeiten. Sobald Sie wieder aus derselben Datei importieren, zeigt Outlook die alte Feldzuordnung an und ermöglicht Anpassungen.

Das Archivieren hingegen kümmert sich wirklich nur um das Ablegen der Daten. Dabei können Sie für jeden Ordner getrennt festlegen, ob Outlook die Daten ins Archiv verschieben oder vollständig löschen soll. Auf jeden Fall sind die Daten nach dem Archivieren aus Outlook verschwunden. Als Sicherungsmaßnahme eignet sich die Archivierung daher eher nicht.

Allerdings legt Outlook die Archivdaten ebenfalls in einer PST-Datei ab. Bei Bedarf können Sie diese Datei auch wieder als Dienst in Ihre Outlook-Installation integrieren. Dazu rufen Sie den Befehl Extras – Dienste auf und klicken im gleichnamigen Register auf Hinzufügen. Klicken Sie im folgenden Dialog doppelt auf den Listeneintrag Persönliche Ordner und geben dann die entsprechende Datei an.