XY-Diagramme mit Excel

Ich möchte mit Hilfe von Excel 7.0 eine aggregierte Meilenstein/KostentrendAnalyse durchführen. Das Ergebnis soll in einem Diagramm erscheinen. Dazu soll eine Grafik den Verlauf der geplanten SOLL- und der tatsäch- lichen IST-Werte gleichzeitig sowohl unter dem Zeit- als auch dem Kostenaspekt darstellen. Dabei habe ich zwei variable Achsenwerte. Wie kann ich diese doch recht komplexe Analyse in einem Excel-Diagramm abbilden?

Das von Ihnen geschilderte Problem klingt im ersten Moment gar nicht so komplex, da im Prinzip jede grafische Darstellung zwei Dimensionen berücksichtigt. Doch es gibt einen wichtigen Unterschied: Die Definition für ein Diagramm, das zum Beispiel festen Berichtszeitpunkten (X-Achse) bestimmte Umsätze (Y-Achse) zuordnet, ist nicht identisch mit einer Kurve, die für jeden Punkt sowohl einen beliebigen X- als auch einen variablen Y-Wert annehmen kann.

In Ihrem Beispiel gibt es zu jedem Zeitpunkt einen Kostenwert (X-Achse) und einen Zeitwert (Y-Achse). Somit bestimmen die jeweiligen Kosten- und Zeitwerte einen eindeutigen Punkt in der Diagrammfläche – den Beobachtungszeitpunkt.

Solange Sie lediglich mit zwei Aspekten arbeiten, kann Excel Ihnen bei der Darstellung noch behilflich sein. Mit Hilfe des XY-Punktdiagramms lassen sich die gewünschten Verläufe aufzeigen. Doch die notwendigen Schritte dafür sind nicht ein- fach, da der Diagramm-Assistent die erforderliche Dateneingabe nicht korrekt unterstützt.

Sobald Sie die Daten entsprechend aufbereitet haben, stehen Ihnen vier Datenreihen mit Prozentzahlen zur Verfügung: IST-Kosten, SOLL-Kosten, IST-Zeit und SOLL-Zeit. Um das Diagramm anzulegen, markieren Sie die Spalten und wählen den Befehl Einfügen – Diagramm – Auf neues Blatt. Nun stellt Excel Ihnen einen Assistenten zur Verfügung, der Ihnen schrittweise Fragen stellt. Für Sie ist nur der zweite Schritt von Bedeutung. Dort wählen Sie das Punkt-XY-Diagramm. In den anderen Schritten können Sie versuchen, Einstellungen vorzugeben. Das meiste davon bedarf jedoch später noch einer Anpassung.

Wenn Sie den Assistenten mit einem Klick auf den Button Fertig beendet haben, klicken Sie zweimal auf einen der eingezeichneten Verläufe wie zum Beispiel IST-Kosten. Excel öffnet den Dialog Datenreihen formatieren. Geben Sie in der Registerkarte Name und Werte in das Textfeld Name die Bezeichnung IST-Werte ein. In die Zeile darunter geben Sie die Zellenbezeichnung für die Y-Werte ein, also etwa die Spalte mit den IST-Kosten. An- schließend wechseln Sie in die Registerkarte X-Werte und geben in das Textfeld Werte Rubrikenachse (X) die Zellen mit den IST-Zeiten ein. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Hilfe des Buttons OK. Ebenso gehen Sie für die SOLL-Werte vor. Die beiden bis dahin unveränderten Linien löschen Sie.

Nun passen Sie noch die Skala der grafischen Darstellung an die neue Einheit an. Dazu markieren Sie die X-Achse des Diagramms und klicken einmal mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie dann aus dem Kontextmenü den Befehl Achse forma- tieren und aktivieren Sie im gleich- namigen Dialog die Registerkarte Skalierung.

Dort stellen Sie die Maximal- und Minimalwerte der Skala ein. Typischerweise sind das die Werte 1,4 und 0. Dabei steht 0 (0 Prozent) als Ausgangspunkt und 1,4 (140 Prozent) für die hoffentlich maximale Überschreitung, was Sie natürlich anpassen können. Abschließend wählen Sie in der Registerkarte Zahlen als Zahlenformat Prozent mit der gewünschten Anzahl von Dezimalstellen.