Postleitzahlen-Formatierung in Excel

In der Ausgabe 5/98 fragte Horst Ruppert aus Regensburg nach einer Postleitzahlen-Formatierung in Excel, da er nach dem Importieren von Daten aus zwei unterschiedlichen Datenquellen Probleme mit dem Sortieren und der vorangestellten Null für die neuen Bundesländer hatte.

Das Sortierergebnis läßt darauf schließen, daß die Postleitzahlen-Felder der einen Quelle als Zeichenfelder und die der anderen als Textfelder definiert sind. Beim Sortieren ordnet Excel deshalb erst die Zahlen aufsteigend von 0 bis 9 und dann die Texte von 0 bis 9 und A bis Z. Bei den Zahlenfeldern ignoriert Excel die vorangestellte Null für die neuen Bundesländer. Ein selbstdefiniertes Format brauchen Sie nicht, Excel bietet ein Sonderformat an. Zunächst wandeln Sie Textangaben in Zahlen um.
Dazu markieren Sie die entsprechenden Daten in Excel und rufen den Befehl Bearbeiten – Kopieren auf. Nun übernehmen Sie die Daten aus der Zwischenablage in Winword mit dem Befehl Bearbeiten – Inhalte einfügen. Wählen Sie als Format Formatierten Text. Winword fügt nun eine einspaltige Tabelle in das aktuelle Dokument ein, in der alle Werte in Text umgewandelt sind. Nun markieren Sie diese Tabelle und kopieren sie wieder mit dem Befehl Bearbeiten – Kopieren in die Zwischenablage. Von dort übernehmen Sie die Daten mit dem Befehl Bearbeiten – Inhalte einfügen wieder nach Excel. Dabei benutzen Sie das Format Text. Excel wandelt alle Werte in Zahlen um.
Nun formatieren Sie diese Zahlenwerte noch im Postleitzahlen-Format. Dazu markieren Sie die betreffenden Daten, klicken mit der rechten Maustaste in die Markierung und wählen den Befehl Zellen formatieren. Auf der Registerkarte Zahlen markieren Sie in der Liste Kategorie den Eintrag Sonderformate und wählen dann in der Liste Formate entweder den Eintrag Postleitzahl oder Postleitzahl (D). Nach Bestätigung sehen Sie Ihre Postleitzahlen wie gewünscht. Auch die vorangestellte Null ist vorhanden. Zum Schluß können Sie die Zahlen sortieren. Dazu markieren Sie wieder die Daten, rufen den Menübefehl Daten – Sortieren auf und legen die Art der Sortierung fest.