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Serienbriefe in Word 7 mit Outlook-Kontakten
In WIN-Spezial 8/98 haben Sie erläutert, wie man die Kontakte von Outlook als Quelle für Serienbriefe nutzen kann. Leider funktioniert die Lösung bei uns nicht. Das mag daran liegen, daß wir Word 7.0 einsetzen. Gibt es auch in dieser Version eine Möglichkeit, Kontakte aus Outlook für Serienbriefe zu nutzen?
Tatsächlich kann Word 95 das Adreßbuch von Outlook 97 nicht direkt als Quelle für Serienbriefe verwenden. Es besteht jedoch die Möglichkeit, die betreffenden Adressen zunächst in Outlook zusammenzustellen und sie anschließend zu exportieren. Dieses Dokument verwenden Sie dann wie gewohnt als Datenquelle.
Um die gewünschten Kontakte in Outlook auszuwählen, legen Sie zunächst mit dem Befehl Datei –Neu – Ordner einen neuen Ordner an. Geben Sie ihm einen passenden Namen und wählen im Kombinationsfeld Ordner enthält den Eintrag Kontakt-Elemente. Outlook legt nun ein neues Kontakte-Symbol in der Ordnerleiste an. Jetzt können Sie die gewünschten Adressen in Ihrem bisherigen Kontakte-Ordner markieren und – während Sie die Taste [Strg] gedrückt halten – in den neuen Ordner kopieren.
Anschließend klicken Sie auf den neu angelegten Ordner und starten mit dem Befehl Datei – Importieren/Exportieren den gleichnamigen Assistenten. Markieren Sie in der Auswahlliste den Eintrag Export in eine Datei. Bestätigen Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche Weiter. Um die Daten als Serienbriefquelle zu verwenden, eignet sich am besten das Exportformat Durch Kommata getrennte Werte (Windows).
Anschließend geben Sie noch einen Dateinamen und einen Zielort wie beispielsweise C:\MYADRESS.TXT ein. Auf der folgenden Dialogseite können Sie mit der Schaltfläche Felder zuordnen noch unbenutzte oder nicht benötigte Felder vom Export ausschließen, bevor Sie den Export mit der Schaltfläche Fertigstellen starten.
Um die Adreßdaten nun in Word zu benutzen, öffnen Sie den Seriendruck-Manager mit dem Befehl Extras – Seriendruck. Im zweiten Schritt wählen Sie Daten importieren, dann Datenquelle öffnen und anschließend die gerade exportierte Datei aus. Dann fahren Sie wie gewohnt mit der Gestaltung Ihres Serienbriefs fort.
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