Änderungen in Outlook-Nachrichten verbieten

Wenn ich mit Outlook Nachrichten versende, können die Empfänger grundsätzlich den Inhalt jeder Nachricht verändern, ergänzen oder Teile davon löschen. Obwohl sich diese Änderungen markieren lassen und das für öffentliche Diskussionen im Team teilweise recht sinnvoll ist, wünsche ich mir manchmal, daß der Empfänger keine Änderungen am Original vornehmen kann. Geht das?

Wenn Sie dem Empfänger Änderungen am Nachrichtentext verbieten möchten, wechseln Sie beim Schreiben der Mail im Nachrichtenfenster in das Register Optionen und wählen im Kombinationsfeld Vertraulichkeit den Eintrag Privat aus. Ob eine Nachricht privat ist, läßt sich dann in der Infoleiste unterhalb der Registerbezeichnungen erkennen. Jetzt kann der Empfänger die Nachricht beim Lesen, Antworten und Weiterleiten nicht mehr verändern. Das funktioniert übrigens auch dann, wenn Sie Word als E- Mail Editor nutzen.

Auf diese Weise gesperrte Nachrichten sind zwar eine gute Abschreckung gegen unbefugte Änderungen, bieten aber keinen vollkommenen Schutz. Zum Beispiel läßt sich der Text immer noch ganz oder teilweise aus der Nachricht kopieren. Wenn Sie Outlook im Windows-Netzwerk mit dem Exchange Server einsetzen, können Sie auf Nummer Sicher gehen und die digitale Unterschrift einsetzen. Dieser Sicherheitsmechanismus schützt die Originalnachricht wirkungsvoll vor unerlaubten Änderungen. Die Einstellung können Sie über Extras – Optionen im Register Sicherheit vornehmen.

Bei Bedarf können Sie auch die Voreinstellung für die Vertraulichkeit Ihren Arbeitsbedingungen anpassen. Dazu ändern Sie die entsprechende Einstellung in den Optionen. Rufen Sie den Befehl Extras – Optionen auf, aktivieren Sie das Register Senden. Wenn Sie vorwiegend private Nachrichten versenden möchten, ändern Sie die Einstellung im Kombinationsfeld Vertraulichkeit entsprechend auf Privat. Jetzt müssen Sie beim Schreiben einer Nachricht die Optionen dafür nur ändern, wenn sie nicht privat sein soll.

Damit spezielle Einstellungen der Nachrichten, etwa für die Vertraulichkeit, beim Versand über andere Mail-Dienste wie Compuserve erhalten bleiben, sollten Sie immer das Rich-Text- Format (RTF) benutzen. Innerhalb von Windows-Netzwerken ist das nicht erforderlich. Die nötige Einstellung nehmen Sie über Extras – Dienste vor. Markieren Sie den Informationsdienst CompuServe Mail und klicken dann auf Eigenschaften. Im Register Default Send Options aktivieren Sie Send using Microsoft Exchange rich-text format.