Kopien mit Empfängerkennzeichnung

In unserer Firma ersetzen wir nach und nach alle Nadeldrucker durch Laserdrucker. Früher konnten wir problemlos ein Dokument mit vier Durchschlägen drucken. Mit dem Laserdrucker müssen wir jetzt viermal das gleiche Dokument ausgeben. Da die Durchschläge farbig waren, ließen sich die Empfänger immer einfach bestimmen: grün für Einkauf, gelb für Wareneingang etc. Gibt es unter Winwordá95 eine Möglichkeit, in einem Rutsch vier Exemplare zu drucken, wobei auf jedem Dokument der Empfänger vermerkt ist?

Ja, es gibt eine Lösung dieses Problems. Sie mag zwar etwas langsam sein, aber sie funktioniert. Die Idee besteht darin, das Dokument für jeden Empfänger einzeln zu drucken und zwischen den Ausdrucken den Vermerk über den Empfänger zu verändern. Deshalb ist die Lösung auch relativ langsam: Der Druckertreiber muß nicht ein Dokument mit vier Exemplaren, sondern nach jeder Änderung ein neues Dokument verarbeiten.
Um diesen Vorgang zu automatisieren, benötigen Sie eine Textmarke und ein kleines Makro, das beim Drucken an der Stelle der Textmarke den jeweiligen Empfänger einträgt.
Öffnen Sie zunächst die betreffende Dokumentvorlage. Mit Hilfe des Befehls Einfügen – Textmarke fügen Sie dort eine Textmarke ein, wo später der Vermerk über den Empfänger stehen soll. Anschließend legen Sie mit dem Befehl Extras – Makro ein Makro an. Geben Sie im Editor folgende Anweisungen ein:

Sub MAIN
BearbeitenGeheZu .Ziel = ôEmpfängerô
 æErste Kopie
Einfügen ôKopie Einkaufô
DateiDrucken .Exemplare = ô1ô, .KopienSortieren = 1, 
WortLinks 2, 1
 æZweite Kopie
Einfügen ôKopie Warenlagerô
DateiDrucken .Exemplare = ô1ô, .KopienSortieren = 1, 
WortLinks 2, 1
 æ[...] Kopie
BearbeitenLöschen
End Sub
Die erste Zeile verschiebt die Einfügemarke an die Stelle mit der Textmarke, im Beispiel zur Textmarke Empfänger. Die Einfügen-Anweisung fügt dann den Namen eines Empfängers ein, und die dritte Anweisung druckt das Dokument. Um weitere Empfänger einfügen zu können, markiert die vierte Anweisung den soeben eingefügten Empfängernamen.
Es liegt an Ihnen, die Routine nun für einen weiteren Empfänger zu wiederholen oder aber den letzten Empfänger mit Hilfe der Anweisung Bearbeiten-Löschen wieder aus dem Dokument zu entfernen.
Beachten Sie, daß die Anweisung WortLinks als ersten Parameter die jeweilige Anzahl eingefügter Wörter enthalten muß. Im Beispiel ist dies eine 2 für Kopie und den jeweiligen Empfänger. Wenn Sie beispielsweise nur den Empfänger eintragen wollen, müssen Sie eine 1 als Parameter angeben.
Nun müssen Sie nur noch dafür sorgen, daß Ihre Anwender das Makro anstelle des normalen Druckbefehls starten. Das können Sie ihnen einfach sagen, oder Sie implementieren es entsprechend.
Dazu führen Sie in Ihrer geöffneten Dokumentvorlage die Anweisung Extras – Anpassen aus. Mit dem folgenden Dialog gibt Winword Ihnen die Möglichkeit, das Layout der Menüs und Symbolleisten anzupassen. Wechseln Sie auf die Registerkarte Menüs. Markieren Sie in der linken Auswahlliste den Eintrag Datei und suchen in der rechten Auswahlliste den Eintrag DateiDrucken, den Sie mit Hilfe des Buttons Entfernen aus dem Menü löschen. Anschließend markieren Sie in der linken Auswahlliste den Eintrag Makros und suchen in der rechten Liste nach Ihrem neuen Makro. Nun wählen Sie im Kombinationsfeld Menü ändern den Eintrag Datei und im darunterliegenden Kombinationsfeld &Drucken. Dies geben Sie auch als Position im Menü an.
Nun führt Winword anstelle des typischen Druckbefehls Ihr Makro aus, wenn der Anwender die Anweisung Drucken aus dem Menü wählt. Achten Sie darauf, die richtige Dokumentvorlage im Kombinationsfeld Speichern in auszuwählen!