Nützliche Optionen für den Briefkasten in Outlook 98

Ich benutze neuerdings Outlook 98 als Mail-Client. Ein Bekannter hatte mir schon Outlook 97 gezeigt und einige Optionen erklärt. In Outlook 98 sieht aber der Dialog für die Optionen nun schon wieder ganz anders aus. Welche Optionen sind in der Praxis für den Mail-Verkehr wirklich sinnvoll, und wo finde ich sie?

Microsoft hat den OptionenDialog in Outlook 98 stark überarbeitet und teilweise neu strukturiert. Mit ein paar Einstellungen können Sie die Arbeitsabläufe im Posteingang von Outlook 98 optimieren. Das spart vor allen Dingen Zeit.

Rufen Sie den Befehl Extras – Optionen auf und klicken dann in der Registerkarte Einstellungen auf den Button E-Mail-Optionen. Im ersten Kombinationsfeld können Sie einstellen, was Outlook nach dem Verschieben oder dem Löschen eines geöffneten Elements tun soll. Die Einstellung Zurück zum äPosteingangô sichert beispielsweise das Verweilen im Posteingang.

Beim Antworten und Weiterleiten von Nachrichten entsteht oft ein Fenster-Wirrwarr, weil die Originalnachrichten geöffnet bleiben. Das läßt sich mit der Option Originalnachricht beim Antworten oder Weiterleiten schließen umgehen. Neu ist die Option für einen Benachrichtigungstext bei Ankunft neuer E-Mail.

Mit der Option Nicht gesendete Nachrichten automatisch speichern sorgen Sie für eine bessere Verwaltung und Organisation nicht gesendeter Nachrichten in einem Entwurfs-Ordner, der sich bequem über die Outlook-Leiste erreichen läßt. Sie können dadurch problemlos mit dem Schreiben einer Nachricht beginnen und sie erst zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen.

Außerdem haben Sie auch die Möglichkeit, geöffnete Nachrichten automatisch in regelmäßigen Abständen zu speichern, um einen versehentlichen Datenverlust zu verhindern. Dazu klicken Sie auf den Button Erweiterte E-Mail-Optionen und geben das gewünschte Zeitintervall an. Outlook 98 speichert auf Wunsch auch die Antwort gemeinsam mit der Originalnachricht und reduziert so die Anzahl der archivierten Elemente.

Dafür sorgt auch das Deaktivieren der Option Weitergeleitete Nachrichten speichern. Trotzdem sollten Sie von Zeit zu Zeit die Nachrichtenbestände durchforsten und löschen. Das sichert in Outlook 98 den Überblick und sorgt auf der Festplatte für freien Speicherplatz.

Da alle gelöschten Elemente zunächst nur im Mülleimer landen, gerät das endgültige Löschen leicht in Vergessenheit. Auf Wunsch kümmert sich Outlook 98 deshalb automatisch um das Entleeren des Mülleimers. Dafür muß allerdings auf der Registerkarte Weitere die Option Bei Programmbeendigung Ordner äGelöschte Elementeô leeren aktiviert sein.