Access erinnert an Geburtstage dieses Monats
Unsere Firma hat eine Access-7.0-Datenbank mit 2.500 Kunden. Nun wollen wir anhand des Geburtsdatums jeden Monat Geburtstagsgrüße verschicken. Ist es möglich, eine Abfrage zu generieren, die alle Kunden heraussucht, die in diesem Monat einen runden Geburtstag feiern?
Ja, diese Auswertung können Sie mit einer Access-Abfrage programmieren, doch müssen Sie dafür ein wenig in die Trickkiste greifen. Um die Abfrage anzulegen, markieren Sie im Datenbankfenster die Tabelle, in der die Geburtstage stehen. Rufen Sie dann Einfügen – Abfrage auf und wählen die Option Entwurfsansicht.
Ziehen Sie nun nacheinander die Felder Name und Geburtsdatum per Drag & Drop in die Zeile Feld des Entwurfsrasters. Damit Access nur die Kunden auswertet, deren Geburtstag tatsächlich in der Datenbank steht, geben Sie in der Zeile Kriterium der Spalte Geburtstag die Bedingung Ist Nicht Null ein.
Um die runden Geburtstage zu berücksichtigen, benötigen Sie ein Feld, um das Alter des Kunden zu berechnen. Geben Sie dazu ein berechnetes Feld in der dritten Spalte mit folgender Formel ein:
Alter: Jahr (Datum ()) - Jahr ([Geburtsdatum])Diese Formel definiert ein neues Abfragefeld mit der Bezeichnung Alter. Die Berechnung des Alters erfolgt mit Hilfe der Funktionen Jahr() und Datum(). Zunächst berechnet die Formel mit der Funktion Jahr (Datum()) die aktuelle Jahreszahl, etwa 1998, und zieht davon die Jahreszahl des Geburtsdatums, die Access mit der Funktion Jahr ([Geburtsdatum]) berechnet, ab.
Damit die Abfrage nur die runden Geburtstage berücksichtigt, geben Sie in der Spalte Alter das folgende Kriterium ein:
In (20;30;40;50;60;70;80;90)