Beliebiges Adreßformat beim Einbinden von Schedule-Adressen in Word

Nach dem Betätigen der Schaltfläche »Adresse einfügen« in der Standard-Symbolleiste von Word für Windows kann man im Handumdrehen eine Adresse aus der Kontakte-Liste von Schedule+ auswählen und in das Dokument einfügen. Theoretisch zumindest, denn das Adreßformat, das Word dabei verwendet, ist sehr einfach lediglich der Name des Empfängers und die Anschrift werden als Adresse eingefügt. Möchte man weitere Angaben wie Firmennamen, Titel oder Abteilung in die Adresse aufnehmen oder gar ausländische Adreßschreibweisen verwenden, muß jedoch getrickst werden.
Möchten Sie selber bestimmen, in welcher Form Word die Adressen in das Dokument einbindet, können Sie die Funktion »Bearbeiten | AutoText« für diesen Zweck mißbrauchen. Geben Sie dafür zunächst den Aufbau der auszugebenden Adresse in Form von Platzhaltern in das Dokument ein eine Auflistung der Platzhalter sehen Sie am Ende dieser Seite. Möchten Sie also das Adreßformat
Firma
Abteilung
Ansprechpartner
Anschrift
PLZ Ort
verwenden, müßten Sie zunächst folgenden Text vorbereiten:


SURNAME>

Markieren Sie danach die komplette Adreßvorlage und wechseln in das Untermenü »Bearbeiten | AutoText«. Dort tragen Sie dann im Feld »Name« die Bezeichnung »Adreßlayout« ein und klicken auf die Schaltfläche »Hinzufügen«.
Der Name »Adreßlayout« sorgt dafür, daß Word dieses Format anstelle seines Standard-Adreßformats verwendet. Beim nächsten Einfügen einer Adresse aus Schedule+ über die Schaltfläche »Adresse einfügen« erscheinen die Einträge des ausgewählten Datensatzes in der als »Adreßlayout« definierten Form.
Falls Sie oft mit wechselnden Adreßlayouts arbeiten, zum Beispiel weil Sie häufig Briefe und andere Post ins Ausland verschicken, können Sie auch mehrere Autotexte anlegen, die Sie bei Bedarf in »Adreßlayout« umbenennen. Legen Sie also zum Beispiel für jedes Land ein eigenes Adreßlayout an und benennen es »USA«, »Frankreich« und »Italien«.
Wenn Sie das Adreßlayout ändern wollen, schreiben Sie den Namen des Layouts also zum Beispiel »Frankreich« in das Dokument und betätigen Sie die Taste [F3]. Word fügt die Vorlage für das Adreßlayout in das Dokument ein. Diesen Text markieren Sie und wählen »Bearbeiten | AutoText«.
In das Feld »Name« schreiben Sie die Bezeichnung »Adreßlayout« und klicken auf »Hinzufügen«. Beantworten Sie danach die Frage, ob Sie den Autotext-Eintrag neu definieren wollen, mit »Ja«, und das Adreßlayout wird bis zur nächsten Änderung in der soeben definierten Form beibehalten.
Die Schedule-Felder im Überblick:
Adreßfeld
Vorname
Nachname
Anschrift
PLZ
Ort
Land
Bundesland
Position
Firma
Abteilung
Büro
Sekretariat
Telefonnummern
Firma
Privat
Fax
Mobiltelefon
Funkruf
Sekretariat
Firma2
Privat2