Umlaute aus Nachrichten für das Internet entfernen

Wer eine Mail über das Internet versendet, sollte möglichst keine Umlaute verwenden. Sie werden nicht korrekt übertragen und erscheinen beim Empfänger als Sonderzeichen; die Nachrichten sind dadurch sehr schwer zu lesen.
Da es aber nicht jedermanns Sache ist, die Umlaute schon während des Verfassens der Mail zu umgehen, ist es sinnvoll, diese Arbeit dem Rechner zu überlassen. Voraussetzung ist, daß sowohl Exchange als auch Word 7.0 sowie Wordmail installiert sind. Wordmail gehört zum Lieferumfang von Word 7.0.
Um die Umlaute in den Griff zu bekommen, ändern Sie den Word-Befehl »Datei Senden« so ab, daß alle Umlaute vor dem Senden mit Suchen und Ersetzen in Internet-taugliche Schreibweise umgewandelt werden. Verwenden Sie dafür das untenstehende Makro. Statt es jedoch komplett Zeile für Zeile abzutippen, ist es einfacher, den Grundstock durch eine Makroaufnahme zu legen.
Wechseln Sie dafür in das Menü »Extras | Makro« und geben Sie dort im Feld »Makroname:« die Bezeichnung »DateiSenden« ein. Nach einem Klick auf »Aufzeichnen« wählen Sie im Menü »Bearbeiten« den Punkt »Ersetzen«. Geben Sie im Feld »Suchen nach:« ein »ä« und in »Ersetzen durch:« die Zeichenfolge »ae« ein. Stellen Sie sicher, daß die Option »Groß-/Kleinschreibung beachten« mit einem Häkchen aktiv gesetzt ist, und starten Sie den Vorgang mit »Alle ersetzen«.
Schließen Sie die Dialogbox und stoppen Sie die Makroaufzeichnung durch einen Klick auf die Schaltfläche mit dem Rechteck im Makrofenster. Mit »Extras | Makro | DateiSenden | Bearbeiten« können Sie nun das soeben erzeugte Makro editieren.
Kopieren Sie die vorhandene Zeile und fügen Sie sie sechsmal ein. Die eingefügten Zeilen können Sie nun mit den anderen Umlauten versehen. Ergänzen Sie anschließend die Zeile »DateiSenden«, und das Makro ist ohne große Tipparbeit fertiggestellt.
Beim nächsten Start von Exchange tritt das Makro in Aktion, wenn Sie eine Datei versenden. Allerdings sollten Sie jetzt eines beachten: Das Makro wandelt alle Nachrichten um, also auch jene E-mails, die nicht über das Internet versendet werden. Möchten Sie das Makro nur für Internet-Mails verwenden, können Sie dafür eine eigene Vorlage einsetzen.
Wordmail greift im Standard auf die Dateivorlage »EMAIL.DOT« im Verzeichnis »WINWORD \ WORDMAIL« zu. Allerdings können Sie die verwendete Vorlage in Exchange jederzeit mit »Verfassen | WordMail Optionen | Vorlage« ändern. Möchten Sie also etwa »EMAIL.DOT« für hausinterne Nachrichten und »EMAIL2.DOT« für die Nachrichten ins Internet verwenden, sollten Sie das Makro »DateiSenden« direkt mit der Vorlage »EMAIL2.DOT« verknüpfen.
Kopieren Sie dafür die Datei EMAIL2.DOT (im Unterverzeichnis »WORDMAIL« des Winword-Verzeichnisses) etwa in das Unterverzeichnis »Memos« des Verzeichnisses »Vorlagen« und wählen Sie anschließend in Word über den Menüpunkt »Datei | Neu | Memos« die Vorlage »EMAIL2.DOT« aus. Über »Extras | Makro | Organisieren« klicken Sie nun auf das Makro »DateiSenden« und kopieren es in die Vorlage »EMAIL2.DOT«.
Anschließend entfernen Sie das Makro mit »Löschen« aus der Dateivorlage »NORMAL.DOT«. In Exchange stellen Sie nun, je nachdem, in welchem Netz die Nachricht versendet wird, mit »Verfassen | WordMail Optionen | Vorlage ändern« die gewünschte Vorlage ein. Achten Sie beim Versenden der Dateien darauf, daß das Makro nur funktioniert, wenn der Cursor im Textfeld steht. Befindet sich die Eingabemarke im Empfängerfeld, geht die Nachricht mit Umlauten ins Netz.
Diese Eigenart können Sie sich natürlich auch alternativ zur Technik mit den verschiedenen Vorlagen zunutze machen: Verschicken Sie die Datei ins Internet, setzen Sie den Cursor zum Absenden in das Textfeld geht sie aber den Weg über das hausinterne Netz, dann setzen Sie den Cursor in das Empfängerfeld.
Bernhard Witt