Übersichtsseiten für selbstgestaltete Datenbanken

Wenn Sie eine neue Datenbank mit Hilfe eines der Assistenten von Access anlegen, erzeugt dieser immer eine Übersicht der Datenbank. Mit ihr können Sie ebenso gezielt wie bequem auf die einzelnen Elemente der Datenbank wie Formulare und Berichte zugreifen. Beim Start einer mit dem Assistenten gestalteten Datenbank wird der Anwender zunächst mit einem Übersichtsfenster konfrontiert, in dem er über Schaltflächen bestimmen kann, was er tun möchte also zum Beispiel neue Datensätze anlegen oder einen Bericht ausdrucken.
Diese Benutzerführung erleichtert vor allem ungeübten Anwendern die Arbeit mit der Datenbank erheblich und verhindert zugleich, daß sie in sensible Bereiche eindringen können. Darüber hinaus verleiht die Übersicht der Datenbank den gewissen professionellen Touch.
Möchten Sie Ihre selbstkreierte Datenbank mit einer Übersicht ausstatten, benötigen Sie im Menü »Extras | Add-In« den »Übersichts-Manager«. Nachdem Sie ihn angewählt haben, teilt Ihnen dieser normalerweise mit, daß er keine gültige Übersicht finden konnte, und fragt nach, ob Sie eine anlegen wollen. Beantworten Sie diese Frage mit »Ja«, gelangen Sie in ein Fenster, in dem sich bisher nur der Eintrag »Hauptübersicht (Standard)« befindet.
Mit einem Klick auf »Neu« legen Sie weitere Übersichten an, die Gliederung bleibt dabei Ihnen überlassen. Es ist jedoch sinnvoll, entweder nach Themen oder nach Arbeiten zu gliedern. Im Fall einer Themengliederung bei der Beispieldatenbank "Nordwind" würden beispielsweise themenorientierte Übersichtsseiten alle Datenbankelemente für Kunden, Mitarbeiter und Lieferanten anbieten. Falls Sie nach Arbeitsschritten gliedern wollen, wäre es zum Beispiel sinnvoll, Übersichtsseiten für Neuanlage von Datensätzen, Aktualisierung und Berichte einzurichten.
Damit Sie später nicht den Überblick verlieren, legen Sie am besten vorab eine Skizze an, auf der Sie festhalten, wie sich die einzelnen Seiten verzweigen sollen. Anschließend können Sie, beginnend bei der Hauptübersicht, mit »Bearbeiten | Neu« Verknüpfungen zu der ersten Ebene der Übersichtsseiten anlegen. Legen Sie einen »Text« für die Schaltfläche fest und wählen Sie unter »Befehl« den Eintrag »Zur Übersicht gehen«. Im Feld »Übersicht:« können Sie nun den Namen der gewünschten Übersicht auswählen.
Der Befehl »Zur Übersicht gehen« dient der Organisation der Übersichtsseiten; alle anderen Befehle, wie zum Beispiel »Formular im Hinzufügemodus öffnen«, führen die jeweilige Aktion aus. Sie können jederzeit überprüfen, wie gelungen der Aufbau Ihrer Übersicht ist, indem Sie im Datenbankfenster das vom Übersichts-Manager angelegte Formular »Übersicht« öffnen. Um weitere Änderungen vorzunehmen, wählen Sie wieder »Extras | Add-Ins | Übersichts-Manager«.
Wenn Sie mit Ihrer Übersicht zufrieden sind, können Sie Access anweisen, diese bei jedem Neustart automatisch zu laden. Wechseln Sie dafür in das Menü »Extras | Start« und wählen Sie im Feld »Formular anzeigen« das Formular »Übersicht« aus.