Copyright: Doručená korespondence verze 4.00 AlfaSoft(c)2003
Citation: čekejte prosím na ukončení akce ...


Stručné seznámení

Program Evidence korespondence nahrazuje Knihu doručené a odeslané korespondence vedenou v organizacích a přináší navíc všechny výhody počítačového zpracování – jednoduché zadávání nové a odesílané korespondence, přehledné tisky, rychlé a jednoduché vyhledávání dopisů podle mnoha kritérií. Evidence korespondence je určena pro OS Windows 95 a vyšší.

Kniha korespondence ve verzi 4 byla koncipována tak, aby v základním nastavení usnadňovala vedení knihy korespondence v menších a středních firmách, ale po jednoduchém nastavení umožňuje práci i v prostředí počítačové sítě velké firmy s možnostmi nastavení uživatelů, nastavení oprávnění přístupu k jednotlivým agendám pošty a logování jejich práce. Počet současně pracujících uživatelů je omezen pouze licenčními podmínkami, program umožňuje nastavení uživatelů tak, že vidí a zadávají pouze svoji vlastní agendu.

Základní formulář obsahuje následující prvky :

Roletové menu – umožňuje spouštět jednotlivé agendy korespondence. Jejich popis je v dalších kapitolách, nabídky jsou senzitivní podle stupně oprávnění.

Panel nástrojů – pro rychlé spouštění  základních agend, tj. Doručená korespondence - Doručená, Vyhledávání a Tisky a Odesílaná korespondence - Pořizování, Vyhledávání a Tisky.

Všechny ovládací prvky jsou standardními prvky prostředí Windows.

Nabídky  – pro rychlé spouštění  agend podle oprávnění – nutno aktivovat, tj. Doručená korespondence - Doručená, Vyhledávání a Tisky a Odesílaná korespondence - Pořizování, Vyhledávání a Tisky.

Všechny ovládací prvky jsou standardními prvky prostředí Windows.


Popis formuláře Doručená korespondence

Číslo:

Vlastní číslování doručené korespondence. Numerická hodnota, při zadání první položky zvolte vhodné číslo(např. 230001), neboť číslování dalších položek je prováděno automaticky, pokud v parametrech nastavíte automatické číslování. Číslo musí být jednoznačné, lze je ale kdykoliv přepsat. Při nastavení uživatelů může číslo obsahovat prefix. Pokud je prefix zadám, uživatel zpracovává pouze korespondenci označenou tímto prefixem, k ostatním položkám nemá přístup. Uživatel, u kterého není prefix zadám má přístup ke všem položkám knihy korespondence.

Přijato dne :

Datum přijetí korespondence ve tvaru DD.MM.RRRR

Interní označení:

Některé firmy používají vlastní čísla, spisové značky, znaková položka nepovinná.

Odesílatel :

 Alfanumerické znaky – dvě položky pro dvouřádkový název , každá max. 30 znaků

Adresa odesílatele:

Ulice – max. 25 znaků

Obec – max. 20 znaků

PSČ – 6 znaků

Číslo doručenky :

max. 12 znaků – číslo přidělené poštou

Kategorie :

15 znaků. Jednotlivé kategorie je třeba nejdříve zadat volbou Číselníky – Kategorie v roletovém menu. Vhodnou volbou kategorií je možno dohledávat a třídit poštu např. Reklamace, Stížnosti, Žádosti, Předpisy atd. Číselník je možno kdykoliv doplnit

Příjemce:

30 znaků. Jednotlivé příjemce je třeba nejdříve zadat volbou Číselníky – Příjemci a Odesílatelé v roletovém menu. Většinou se jako příjemci zadají zaměstnanci firmy.

Předáno :

Datum předání příjemci

Status :

25 znaků. Jednotlivý status je třeba nejdříve zadat volbou Číselníky – Status v roletovém menu. Vhodnou volbou statusu je možno dohledávat a třídit poštu např. Čeká na odpověď, Vyřízeno bez odpovědi, Vyřízeno a odpovězeno atd. Číselník je možno kdykoliv doplnit

Odpovězeno :

Pokud je na dopis odpovězeno, zde je datum odeslání odpovědi.

Status slouží k rychlé orientaci pracovnice zpracovávající poštu na telefonické a jiné dotazy ze strany odesílatelů.

Předmět:

Krátká charakteristika korespondence.

Poznámka:

Libovolně dlouhá poznámka.

Pomocná tlačítka

F2-firmy

Pokud je textový kurzor v políčku firmy, stisknutím klávesy F2 aktivujete vyhledávání v číselníku firem. Je vhodné nejdřív natypovat část názvu firmy, neboť vyhledávání nastaví kurzor na nejbližší podobný název v číselníku. Vyhledávací okno se uzavře po stisku klávesy Enter (údaje o firmě se přenesou do položky). Nebo klávesou ESC (údaje se nepřenesou).

Firma->číselník

Pokud není firma zadána v číselníku firem, po zadání všech údajů o firmě do knihy korespondence se po stisknutí tohoto tlačítka přenesou údaje o firmě do číselníku firem.

Historie

Zobrazí se historie pořizování položky , pokud je v parametrech zapnuto logování . Jméno uživatele se zobrací, pokud je aktivováno přihlašování uživatelů hesly.

Ovládání : navigační panel


Zadávání doručené korespondence

Při zadání prvního záznamu zvolte vhodné číslo, další záznamy se budou číslovat automaticky.

Doručená korespondence se zadává ve formuláři Doručená korespondence. Po otevření formuláře je zobrazen záznam s nejvyšším číslem. Před pořízením prvního záznamu je třeba mít zadány Kategorie ,Status a Příjemce.

1.	Stiskněte tlačítko Nová položka, nebo tlačítko přidej záznam na Navigačním panelu

2.	Vyplňte formulář

3.	Stiskněte tlačítko Nová položka  na formuláři nebo tlačítko Zapiš na Navigačním panelu.


Oprava doručené korespondence

Opravit položku záznamu lze ve formuláři Vyhledávání, vhodnější je však použít formulář Doručená korespondence.

1.	Otevřete formulář Doručená korespondence

2.	Nalistujte záznam pomocí tlačítek na navigačním panelu

3.	Nastavte kurzor na chybný údaj a stiskněte tlačítko Oprav na Navigačním panelu, eventuálně ukažte ukazatelem myšky na položku a poklepte.

4.	Opravte položku.

5.	Klepněte na tlačítko zapiš na Navigačním panelu


Popis formuláře Odesílaná korespondence

Číslo:

Vlastní číslování odesílané korespondence. Numerická hodnota, při zadání první položky zvolte vhodné číslo(např. 230001), neboť číslování dalších položek je prováděno automaticky, pokud v parametrech nastavíte automatické číslování. Číslo musí být jednoznačné, lze je ale kdykoliv přepsat. Při nastavení uživatelů může číslo obsahovat prefix. Pokud je prefix zadám, uživatel zpracovává pouze korespondenci označenou tímto prefixem, k ostatním položkám nemá přístup. Uživatel, u kterého není prefix zadám má přístup ke všem položkám knihy korespondence.

Odesláno dne :

Datum předání korespondence na poštu ve tvaru DD.MM.RRRR

Adresát :

 Alfanumerické znaky – max. 30 znaků

Adresa :

Ulice – max. 25 znaků

Obec – max. 20 znaků

PSČ – 6 znaků

Kategorie :

15 znaků. Jednotlivé kategorie je třeba nejdříve zadat volbou Číselníky – Kategorie v roletovém menu. Vhodnou volbou kategorií je možno dohledávat a třídit poštu např. Reklamace, Stížnosti, Žádosti, Předpisy atd. Číselník je možno kdykoliv doplnit

Odesílatel:

30 znaků. Jednotlivé odesílatele je třeba nejdříve zadat volbou Číselníky – Příjemci a Odesílatelé v roletovém menu. Většinou se jako odesílatelé zadají zaměstnanci firmy.

Status :

Tři základní stavy dopisu :

Běžná 	: běžná zásilka

Čeká na odpověď	: očekává se odpověď na zásilku

Vyřízeno a odpovězeno	: očekávaná odpověď na zásilku již přišla, zásilka vyřízena

Datum převzetí :

Datum převzetí zásilky oddělením nebo pracovnicí,která eviduje korespondenci

Poštovné:

Pokud zadáváte poštovné, je možno na součtové sestavě sledovat podle různých kritérií náklady spojené s firemní korespondencí

Poznámka:

Umožňuje zadávat libovolný doplňující text.

Pohyb po formuláři:

Mezi jednotlivými položkami se přemisťujete tlačítkem Tabulátor nebo Enter, pokud chcete položku zadat, začnete typovat na klávesnici, pokud chcete jen opravit, poklepete myškou na položce nebo klepnete na tlačítko oprav na navigačním panelu.

Ovládání : navigační panel


Zadávání odeslané korespondence

Při zadání prvního záznamu zvolte vhodné číslo, další záznamy se budou číslovat automaticky.

Doručená korespondence se zadává ve formuláři Odesílaná korespondence. Po otevření formuláře je zobrazen záznam s nejvyšším číslem. Před pořízením prvního záznamu je třeba mít zadány Kategorie ,Status a Příjemce.

1.	Stiskněte tlačítko Nová položka, nebo tlačítko přidej záznam na Navigačním panelu

2.	Vyplňte formulář

3.	Stiskněte tlačítko Nová položka  na formuláři nebo tlačítko Zapiš na Navigačním panelu.


Oprava odesílané korespondence

Opravit položku záznamu lze ve formuláři Vyhledávání, vhodnější je však použít formulář Pořizování korespondence.

1.	Otevřete formulář Odesílaná korespondence

2.	Nalistujte záznam pomocí tlačítek na navigačním panelu

3.	Nastavte kurzor na chybný údaj a stiskněte tlačítko Oprav na Navigačním panelu, eventuálně ukažte ukazatelem myšky na položku a poklepte.

4.	Opravte položku.

5.	Klepněte na tlačítko zapiš na Navigačním panelu


Vyhledávání doručené korespondence

Tento formulář kombinuje několik prvků, které umožňují vybrat, setřídit a vyhledat libovolné záznamy o korespondenci. Nastavení podmínek v tomto formuláři zůstává v platnosti i po přepnutí do formuláře tisky a nálepky, takže vybrané a patřičným způsobem setříděné záznamy lze vytisknout nebo z nich připravit tisk samolepících štítků.  Výběry a setřídění se automaticky zruší zadáním nového záznamu.

K seřazení slouží výběrové pole Seřadit podle

K vyhledání  pole zadej hledanou hodnotu, tabulka musí být podle hledané hodnoty setříděna !!

Text "Zadej hledanou hodnotu" přepište hledaným výrazem. Datumové položky nelze takto dohledat, musíte je nalistovat.

K filtrování záznamů prvky vedle nápisu filtry. Filtrováním se rozumí výběr pouze těch záznamů o korespondenci, splňujících zadanou podmínku.

Tlačítka na navigačním panelu slouží k listování tabulkou. Nedoporučuje se pořizovat nové záznamy přímo v této tabulce, i když je to možné. Zkušenější uživatelé zde mohou provádět opravy.

Sloupce v tabulce je možno zkracovat a přemisťovat tažením pomocí ukazatele myšky.


Vyhledávání odeslané korespondence

Tento formulář kombinuje několik prvků, které umožňují vybrat, setřídit a vyhledat libovolné záznamy o korespondenci. Nastavení podmínek v tomto formuláři zůstává v platnosti i po přepnutí do formuláře tisky a nálepky, takže vybrané a patřičným způsobem setříděné záznamy lze vytisknout nebo z nich připravit tisk samolepících štítků.  Výběry a setřídění se automaticky zruší zadáním nového záznamu.

K seřazení slouží výběrové pole Seřadit podle

K vyhledání  pole zadej hledanou hodnotu, tabulka musí být podle hledané hodnoty setříděna !!

Text "Zadej hledanou hodnotu" přepište hledaným výrazem. Datumové položky nelze takto dohledat, musíte je nalistovat.

K filtrování záznamů prvky vedle nápisu filtry. Filtrováním se rozumí výběr pouze těch záznamů o korespondenci, splňujících zadanou podmínku.

Tlačítka na navigačním panelu slouží k listování tabulkou. Nedoporučuje se pořizovat nové záznamy přímo v této tabulce, i když je to možné. Zkušenější uživatelé zde mohou provádět opravy.

Sloupce v tabulce je možno zkracovat a přemisťovat tažením pomocí ukazatele myšky.


Řazení, hledání, filtry

Seřazení podle určité položky

1. Seřazení se provádí v levém poli Seřadit podle.

2. Klepněte ukazatelem myšky na patřičnou položku.

3. Záznamy se setřídí podle příslušné položky a položka se přemístí do prvního sloupce tabulky.

Dohledání konkrétní hodnoty

1. Seřaďte tabulku podle hledané hodnoty

2.  Přepište pole zadej hledanou hodnotu hledaným textem

3. Jakmile začnete typovat do okýnka , ukazatel se přesune na nejpodobnější položku.

Filtrování

Nastavení filtrů slouží k vybrání pouze záznamů, splňujících zadanou podmínku. Tak je možné vybrat záznamy určené konkrétnímu příjemci, případně pořízené od data po datum (např. za poslední týden). Filtry lze kombinovat a v platnosti zůstává i nastavení třídění. Vybrané záznamy lze i vytisknout přes formulář tisky nebo z nich vytvořit štítky.

Vybrat záznamy lze nastavením omezujících podmínek vedle nápisu Filtry. Při nastavení podmínek dochází k jejich kombinaci. Zrušení nastavení všech filtrů provedeme nejrychleji tlačítkem Zobraz vše - zobrazí se v tabulce všechna data.


Tisky doručené korespondence

Formulář slouží k vytisknutí Knih doručené korespondence

Existují tři typy tisku knihy doručené korespondence:

Kniha pošty podrobná 	: tisk A4 na šířku

Kniha pošty základní 	: tisk A4 na výšku

Kniha pošty - podpisy	: tisk A4 na výšku, je určena pro firmy, kde jednotliví příjemci korespondence stvrzují převzetí zásilek podpisem.

Výběr tiskárny : umožňuje vybrat jednu z přednastavených tiskáren

Náhled	:	Zobrazí sestavu na monitoru  I v náhledu lze poslat knihu na tiskárnu.

Tisk 	: 	Provede tisk přímo na přednastavenou tiskárnu.

Nastavení tiskárny	: Umožní nastavit parametry tiskárny.

Konec : zavře formulář.


Tisky odeslané korespondence

Formulář slouží k vytisknutí Knih odesílané korespondence

Existují tři typy tisku knihy odesílané korespondence:

Kniha pošty podrobná 	: tisk A4 na šířku

Kniha pošty základní 	: tisk A4 na výšku

Kniha pošty - náklady	: tisk A4 na výšku, je určena pro firmy, kde je potřeba sledovat náklady na poštovné. Odsouhlasení nákladů je možno stvrdit podpisem odesílatele.

Výběr tiskárny : umožňuje vybrat jednu z přednastavených tiskáren

Náhled	:	Zobrazí sestavu na monitoru  I v náhledu lze poslat knihu na tiskárnu.

Tisk 	: 	Provede tisk přímo na přednastavenou tiskárnu.

Nastavení tiskárny	: Umožní nastavit parametry tiskárny.

Konec : zavře formulář.


Popis sestavy

Provedete-li náhled na knihu pošty, zobrazí se kniha ve formuláři.

Formulář se ovládá pomocí tlačítek na panelu nástrojů umístěném na levém okraji formuláře.

Význam jednotlivých tlačítek je zřejmý z popisek, které se objeví, ponecháte-li chvilku ukazatel myšky nad tlačítkem.

Zobrazenou sestavu je tedy možno zmenšovat, zvětšovat, listovat jí a tisknout

V záhlaví všech sestav se objevují údaje o organizaci (firmě), načtené z parametrů.


Příjemci a odesílatelé

Před zahájením pořizování doručené korespondence je vhodné vyplnit tento číselník. Obsahuje jména možných příjemců a odesílatelů, většinou jsou to zaměstnanci firmy. Doporučené zadání - Příjmení Jméno (např. Novák Jan). Tato jména se objeví v seznamu při zadávání nové korespondence v okénku příjemce, při zadávání odesílané korespondence v okénku odesílatel.

Tlačítko konec slouží k zavření formuláře.


Kategorie

Před zahájením pořizování doručené korespondence je vhodné vyplnit tento číselník. Obsahuje kategorie, podle kterých chceme členit dopisy. Tyto kategorie se objeví v seznamu při zadávání nové korespondence v okénku kategorie.

Vhodnou volbou kategorií je možno dohledávat a třídit poštu např. Reklamace, Stížnosti, Žádosti, Předpisy atd. Číselník je možno kdykoliv doplnit.

Tlačítko konec slouží k zavření formuláře.


Indexy

Při havárii počítače může dojít k poškození interních souborů odpovědných za správné seřazení a dohledávání položek. Pokud program nepracuje s daty korektně při setřídění a filtrování, dříve, než provedete obnovu ze záložní kopie, proveďte akci Indexy. Program ve většině případů úspěšně zrekonstruuje data. Chybová hlášení typu Index doesn't exist, Index out of bounds ap.


Zálohování

Provedení záložní kopie datových souborů.

Při provádění záložní kopie se ukládají soubory na disketu nebo do cílového adresáře. Způsob zálohování zvolte tak, abyste měli jistotu, že se k datům dostanete a zohledněte spolehlivost zálohovacího média. Nejlépe je provádět zálohy na síťový server, který se pravidelně zálohuje celý. Pokud zálohujete na diskety, je vhodné střídat alespoň pět disket. Cykly a způsoby zálohování konzultujte se správcem nebo v příslušné literatuře. Umístění poslední zálohy si program pamatuje, takže příště nabídne příslušnou složku znovu.


Obnova dat

Pokud dojde k závažnému narušení datových souborů, jejich smazání ap., je třeba obnovit jejich stav ze záložních zdrojů .

Uvědomte si, že se všemi daty dostáváte do okamžiku, kdy jste udělali záložní kopii, ale aktuální čas je jiný.

Tato volba se použije, jen když je opravdu nejhůř a nepomůže ani Indexování. (např. destrukce disku v počítači mechanickým (kladivo) poškozením, silným magnetickým polem (kulový blesk, jaderný výbuch apod.) nebo napadení viry (počítačovými)).

Z důvodů výše uvedených je vhodné provádět zálohování co nejčastěji - zkrátí se tak kritické období.

K obnově je nabídnuta složka s poslední zálohou.


Aktivace klíče

Program se chová jako demoverze, pokud není zadán aktivační klíč.

Demoverze umožňuje zadat maximálně 100 položek do knihy odesílané a přijaté korespondence a sdílet data dvěma uživatelům.

Po zadání aktivačního klíče, který získáte legálním nákupem tohoto software, lze bez dalších problémů pokračovat v práci s programem. Pokud byste po nákupu legálního programu chtěli provést novou instalaci, je potřeba zkontrolovat, zda se jedná o stejné verze programu. V opačném případě by nemusela být data kompatibilní, před instalací pečlivě prostudujte příručku.

Smaž registraci pro tento počítač

Při práci v počítačové síti se sdílenými daty hlídá program počítače, které mohou k datům přistupovat(viz. Licenční ujednání). Pokud chcete provozovat evidenci korespondence z jiného počítače, je potřeba na stávajícím počítači smazat registraci. Pokud tuto akci neprovedete, program Vám nepovolí s daty pracovat. Totéž je potřeba provést, pokud přeinstalujete celý počítač.

Smaž registrace pro všechny počítače

Odebere registrace všech počítačů. V souladu s počtem zakoupených licencí potom můžete znovu počítače registrovat. Můžete znovu registrovat libovolné počítače, ale jejich počet nesmí přesáhnout počet licencí.


Parametry

V parametrech se nastavují údaje o firmě nebo organizaci, které se objevují v záhlaví všech tiskových sestav, první dva údaje slouží k zadání názvu organizace, další k zadání adresy ve formě ulice, PSČ a město. Do posledního pole zadejte IČO.

Automatické číslování pořizované korespondence je možno vypnout. Potom je nutno zadávat čísla ručně

Sledování historie- logování práce : umožňuje sledovat, kdo s položkou pracoval a kdy. Lze tedy zjistit, zda později záznam někdo přepisoval nebo mazal. Toto sledování je možno vypnout. Nevzniká tak logovací soubor s daty.

Heslo administrátora – toto nastavení výrazně mění charakter práce s programem. Pokud zadáte heslo administrátora, nastane povinnost přihlašování uživatelů do programu heslem. Je tedy nutné zadat v menu systém uživatele, přiřadit jim úroveň oprávnění, hesla, přístupné agendy.


Popis navigačního panelu

Navigační tlačítka ve spodní části formuláře slouží k listování po záznamech, k přidávání a rušení záznamů.

První : Přejde na záznam s nejnižším číslem

Zpět: O 1 záznam zpět

Vpřed : O 1 záznam vpřed

Poslední: Přejde na záznam s nejvyšším číslem

Přidej: Přidá prázdný záznam

Smaž: Smaže záznam daného čísla

Opravuj :   Umožní vstoupit a opravit položku, na které je kurzor.

Potvrď : Zapíše opravy nebo nový záznam.

Zruš: Opravy se neprovedou, nastaví se původní hodnoty.


Vymazání  dat

V tomto formuláři je možno smazat položky ve vybraných knihách a číselnících. Data určená ke smazání označte háčkem. Tato akce je nevratná, proto před jejím zahájením proveďte zálohu.

Mazání dat je vhodné provádět např. v ultimu roku. Jak pracovat s daty za více období naleznete v příručce k programu.


Tisk samolepících štítků a složenek
Tisk samolepících štítků a složenek C

Formulář pro přípravu a tisk štítků z adres je prakticky stejný v doručené i odeslané korespondenci a číselníku firem. V levé tabulce (seznam adres) jsou zobrazeny adresy, které jsou vybrány a setříděny dle kritérií zadaných ve vyhledávání. Je vhodné si omezit množství záznamů v této tabulce vhodným filtrem.

V pravé tabulce jsou uvedeny adresy, ze kterých se budou vytvářet štítky. Do této tabulky je možno volně vstupovat (údaje přepisovat a opravovat).

Adresy mezi těmito tabulkami přemisťujeme pomocí tlačítek uprostřed.

Přeřaď vše	přeřadí všechny adresy zleva doprava

Přeřaď označenou	přeřadí zleva doprava jednu adresu (na které je ukazatel)

Vlož prázdnou	vloží prázdnou adresu (možno přepsat adresou, která není v levé tabulce, je možno dotisknout papír se zbytkem štítků vložením potřebného množství prázdných štítků na začátek !!!)

Odeber vše	smaže adresy připravené k tisku štítků

Odeber označenou	odebere zprava adresu, na které je ukazatel

Poznámka: Adresy pro štítky zůstávají nachystány tak dlouho, pokud je neodeberete. Program si neklade za cíl nahradit programy pro tisk speciálních štítků jako Word, Corel či jiné, proto podporuje jen 2 typy štítků, které jsou běžně na trhu. Jedná se o formulář A4 s 24 štítky (3 x 8) a A4 se 16 štítky (2 x 8). Tyto papíry je třeba zakoupit.

Program podporuje tisk složenek typu C. Před tiskem je potřeba změnit orientaci papíru.


Nastavení síťovéhoadresáře
Nastavení siťového adresáře

Tato volba slouží k nastavení síťové sdílené složky. Postup pro nastavení programu pro práci více uživatelů s daty.

1. Proveďte instalaci na lokální počítač. Program musí korektně pracovat.

2. Vyberte si vhodnou složku pro sdílení (na serveru nebo ji nechte sdílet).

3. Tuto složku vyberte v tomto formuláři.

4. Do složky se zkopírují data a program se zkonfiguruje pro práci s daty v tomto adresáři.

5. Stejně proveďte instalaci a konfiguraci na ostatních počítačích.

Výhodou tohoto nastavení je skutečnost, že sdílená složka může být na jednotlivých stanicích různě namapována, nastavení funguje i na sítích peer to peer.


Změna hesla

Dialogové okénko umožňuje po zadání stávajícího hesla změnit heslo. Volte hesla, která se nedají snadno napodobit.


Adresář firem

Při zadávání korespondence lze využívat pro urychlení práce adresář firem. Tato agenta umožní přímo zadávat, opravovat a mazat údaje o firmách. Formulář se chová obdobně jako formuláře doručené a odeslané korespondence, ale je jednoduší. Pro zadávání, odebírání a vyhledávání dat platí obdobná pravidla. Formulář obsahuje pouze jednu tiskovou sestavu. Je zde ale úplná agenda pro tvorbu štítků a složenek

Ovládání : navigační panel

Tisk štítků a složenek : tisk štítků


X
Zadávání uživatelů

Pokud se mají uživatelé hlásit heslem, je potřeba zadat administrátorské heslo do parametrů programu. Potom se aktivuje celý soubor pravidel sloužící pro kontrolu uživatelů a přístupů k programu.

Login : interní označení pro program

Heslo : heslo, uživatel si jej může změnit

Jméno : jméno uživatele

Oprávnění:

úroveň 1(restriktivní) – Zablokováno roletové menu, je potřeba přiřadit uživateli agendy pro formulářové menu

úroveň 2 – Zablokováno roletové menu Číselníky a Systém

úroveň 3 - Zablokováno roletové menu Systém

úroveň 4 – V menu systém zablokovány položky Zadání menu, Parametry, Aktivace klíče, Síťový adresář, Smazání dat, Převod dat z verze 3.0

úroveň 5 – Všechna roletová menu přístupná

Každému uživateli je možno nastavit individuální formulářové menu – zadání menu

a oprávnění pro práci Oprávnění pro práci


Zadání menu

Kromě předdefinovaných agend – nelze je mazat je možno nadefinovat spouštění libovolné aplikace nainstalované v počítači. Korespondence může sloužit tedy jako menu pro spouštění různých aplikací uživatelem. Novou agendu je potřeba nadefinovat a poté je možné přiřadit ji uživateli. Je možno zadat pro jednoho uživatele maximálně 8 skupin menu, v každé skupině maximálně 8 položek. 4 skupiny jsou systémové(Používá je korespondence).

Příklad : Formulář :  notepad.exe Text : Jednoduchý editor  Skupina : Editory Typ okna : M

Pokud je toto menu přiřazeno uživateli, umožní mu spouštět program Poznámkový blok v maximalizovaném okně.

Viz : zadání uživatelů

Oprávnění pro práci


Oprávnění pro práci

Tento formulář umožní přiřadit uživateli agendy Evidence korespondence nebo externí agendy.

Zvolte některého z uživatelů (zadání uživatelů )

Z levého sloupce ze seznamu menu (zadání menu   )pomocí tlačítka zařaď přidej uživateli agendu.


Převod dat z verze 3.0

Po instalaci programu evidence korespondence v. 4.0 je možné převést data z verze 3.0. Pokud na počítači byla Evidence korespondence v. 3.0 nainstalována, program pravděpodobně zvolí dobře složku dat s daty původní verze a postačí stisknout tlačítko převeď data. Pokud jsou původní data v jiné složce, vyhledejte umístění dat a proveďte převod. Program převod nemaže zadaná data, je tedy vhodné před převodem smazat knihy korespondence i číselníky, pokud by mohlo dojít k importu duplicitních záznamů, převod se neprovede. Pokud provedete převod ihned po instalaci, nemělo by dojít k problémům.

Nepřevádí se parametry, takže tento formulář vyplňte znovu !!!


Status

Před zahájením pořizování doručené korespondence je vhodné vyplnit tento číselník. Obsahuje status korespondence, podle kterého ji můžeme členit a sledovat. Tyto položky se objeví v seznamu při zadávání nové korespondence v okénku status.

Vhodnou volbou statusu je možno dohledávat a třídit poštu např.

Status se zvlášť zadává pro doručenou a zvlášť pro odesílanou korespondenci

Přiklad :

Doručená

Běžná 	: běžná zásilka

Čeká na odpověď	: očekává se odpověď na zásilku

Vyřízeno a odpovězeno	: očekávaná odpověď na zásilku již přišla, zásilka vyřízena

Vyřízeno bez odpovědi	: očekávaná odpověď na zásilku již přišla, zásilka vyřízena

Odesílaná

Běžná 	: běžná zásilka

Čeká na odpověď	: očekává se odpověď na zásilku

Při zadávání je potřeba zadat formulář, pro který je status určen : O Odesílaná korespondence, D Doručená korespondence

Tlačítko konec slouží k zavření formuláře.


První kroky s programem

Po zadání aktivačního klíče je potřeba vyplnit některé údaje a číselníky dříve, než se pustíte do práce s knihami korespondence.

1 Systém - Parametry : vyplňte údaje o Vaší firmě, budou se objevovat v záhlaví sestav.Pokud bude s programem pracovat více uživatelů s různými právy nebo  číselnými řadami, zadejte heslo administrátora, čímž se aktivuje přihlašování přes heslo, úrovně oprávnění a možnost zadání menu na formulář.

2.Číselníky – příjemci a odesílatelé : zadejte jména zaměstnanců firmy, kterým je určena korespondence nebo kteří ji mohou odesílat. Místo jmen je možné zadat názvy oddělení apod. Dle tohoto kritéria bude možno korespondenci vyhledávat, filtrovat, tisknout.

3.Číselníky – Kategorie : zadejte typ zásilek (např. Reklamace, Stížnosti, Žádosti). Tyto údaje je možno vkládat do obou knih korespondence. Dle tohoto kritéria bude možno korespondenci vyhledávat, filtrovat, tisknout.

4.Číselníky – Status : zadejte status zásilek (např. Čeká na odpověď, Vyřízeno, Vyřízeno a odpovězeno). Tyto údaje jsou určeny jen pro označenou knihu korespondence, pokud tedy status Čeká na odpověď chcete zadávat u obou knih, musí být v tomto číselníku 2x, jednou s označením D, podruhé s O. Dle tohoto kritéria bude možno korespondenci vyhledávat, filtrovat, tisknout.

Nyní můžete otevřít některou z knih a začít zadávat. U první položky zadejte vhodné číslo, při automatickém číslování se bude číslo automaticky zvyšovat o 1. Mezi položkami se můžete pohybovat klávesou Enter nebo Tab, ve výběrových položkách listovat kurzorovými šipkami. Při pořizování nemusíte používat myš.

Pokud bude s programem pracovat více uživatelů, je potřeba zadat uživatele, přiřadit jim oprávnění, případně prefix řady. Více  v nápovědě k příslušným položkám.