|Doklady a knihy dokladů| |Vazby mezi doklady| |Vazba na organizační strukturu|
|Výstupní sestavy a filtry| |Strukturovaná přístupová práva| |Uživatelské rozhraní|
|Jednotná metodika pro účetní likvidaci|

Doklady a knihy dokladů

1.1 Doklady

Pro zachycení podnikových procesů je v systému vytvořen princip dokladování tzn., že informace související s tímto procesem nebo jeho částí, jsou vkládány do databáze formou strukturovaných vzájemně provázaných dokladů.Všechny níže popsané vlastnosti mají příznivý vliv na přehlednost informací v systému, jejich rychlou dosažitelnost v různých stupních agregace a v neposlední řadě i a na ochranu před neoprávněnými zásahy či úniky.

Základní systémové doklady

Mezi jednotlivými doklady existuje přímá hierarchická závislost. Z toho vyplývá, že vyšší doklad přebírá atributy dokladu nižšího, např. daňový doklad je současně finanční, účetní, prvotní. Každý doklad je ještě vnitřně strukturován.

Všechny doklady, jež vstoupí do systému, jsou podrobeny likvidaci. Likvidací se rozumí zpracování, a to buď uživatelem nebo definovanou funkcí systému.

Základní typy likvidace

1.2.Knihy dokladů

Celý systém je postaven tak, že veškeré doklady jsou uchovány v knihách, k těmto knihám je možno definovat subtypy použitých dokladů, způsob jejich číslování, účetní předkontací , směrování z hlediska vnitropodnikové struktury a vzájemné vazby mezi jednotlivými knihami, respektive mezi doklady.Díky knihování a výše uvedeným vlastnostem, je možné strukturovaně definovat uživatelské přístupy a pořizování návazných dokladů.

Příklad knih dokladů

1.3 Číslování dokladů

Číslování dokladů v systému probíhá po parametrizaci automaticky a řídí se následujícími pravidly :

• číselné řady jsou individuální vždy pro jeden typ dokladu
• v knize nemůže být jiné číslo než v zadaném intervalu číslovat od-do
• číslovat od-do musí být napsáno v rozsahu 0 až 10 miliard (mimo)
• uživateli je nabídnuto vždy číslo, které je inkrementováno od nejbližšího předešlého čísla dokladu o jedno vyšší
• byla-li někde přeskočena číselná řada, pak ve vzniklé mezeře jsem schopen kdykoli založit číslo dokladu
• v první knize je nabídnuto číslovat od 1 do 9 999 999 999
• v další knize je nabídnuto číslovat od takto – jsou prohledány všechny knihy dokladů a jako číslovat od je nabídnuto nejvyšší nalezené číslo z číslovat do plus 1
• číslovat od nelze měnit, pokud již byl v knize vytvořen nějaký doklad

Speciální doklady jako např. zakázky jsou číslovány strukturovaně tzn. že číslo je tvořeno skladbou čísel jednotlivých úrovní.

Počet úrovní a velikost čísla v jednotlivých úrovních je uživatelsky definovaná, a může být různá pro různé knihy zakázek.

Vazby mezi doklady
Vazby mezi doklady je hlavní rys systému, kterým se odlišuje od jiných systémů řešících problematiku softwarového zpracování informací firem.
Z tohoto důvodu je na vytvoření korektních vazeb dokladů uvnitř systému přikládán nejvyšší důraz.
Vazby mezi doklady lze v systému vytvořit mezi všemi subtypy dokladů navzájem. Některé vazby však postrádají smysl. Proto jsou vytvořeny tzv. “Vazební modely”, ve kterých jsou zachyceny možné vazby daného subtypu dokladu s ohledem na procesní toky ve firmě.
Díky této vlastnosti je možné předem definovat posloupnost vkládaní informací do systému (vznik dokladů) tak, aby bylo v souladu s konanými činnostmi jednotlivých pracovníků (útvarů) při realizování konkrétního podnikového procesu.Tuto vlastnost je možno využít i jako pojistku proti porušovaní postupů stanovených např. na v souladu s normami ISO řady 9000.

Příklad vazeb mezi doklady

Jednotlivé vazby v systému jsou strukturovaně děleny podle reakce, kterou daný typ vazby vytváří.

Procesní vazby

Vazby při kterých vnikají nové doklady na základě dokladu předchozího v určité definované posloupnosti. Například vznik konečné faktury na základě soupisu prací a zálohové faktury

Informativní vazby

Svázání dokladů informativně znamená, že nedochází k žádné funkci, ale uživatel dané doklady svazuje proto, že spolu mají jistou souvislost a rozšiřují informace o daném dokladu.

Funkční vazby

Funkční vazby jsou vždy vytvářeny systémem a uživatel je nemůže vytvořit bez použití dané funkce. Tyto vazby lze však vyjmout (stejně jako ostatní).

Základní funkční vazby systému

Speciální vazba

Jsou realizovány mezi speciálními doklady, kdy vazba určuje směrování dokladu.

Místo vytvoření vazeb

Vazby se vytváří vždy na dokladu, a to buď při tvorbě nového dokladu, funkcí systému nebo opravě.

Vazba na organizační strukturu
V systému se vychází z předpokladu, že v každém podniku je definovaná určitá vnitropodniková organizační struktura. Na základě vlastností dokladů a vazeb je možné přiřazovat vstupující informace (doklady) k jednotlivým článkům organizační struktury.
Následně je tedy možno získat agregované informace ve vazbě o jednotlivých článcích struktury. Systém pracuje odděleně se strukturou podnikových útvarů a strukturou akcí či zakázek.
Všechny výstupní informace je možné porovnávat s plány a kalkulacemi na základě finančních a nákladových ukazatelů.
Počet úrovní jednotlivých struktur, typy a rozsah ukazatelů je plně uživatelský.

Výstupní sestavy a filtry
Další předností systému INFOpower je naprostá variabilnost a uživatelská definovatelnost všech tiskových výstupů, prohlížení informací a filtrování dle libovolných kriterií.
Zároveň je možné vytváření speciálních jednorázových výstupů pomocí standardních nástrojů na principu SQL dotazů a jejich poskytování k dalšímu zpracování do externích software produktů.Systém je plně kompatibilní v přenosu dat s nástroji MS OFFICE a MS BackOffice.
Z důvodů přehlednosti jsou všechny tiskové výstupy, filtry atd. opět strukturované, a to z hlediska přístupových práv tak, aby bylo možno zamezit neodborným zásahům.

Strukturovaná přístupová práva
Pro správné zajištění provozu, definování konkrétních uživatelských nabídek, a v neposlední řadě i zabránění nežádoucímu úniku informací, je přístup uživatelů k systému regulován strukturovanými přístupovými právy.
Jednotliví uživatelé jsou zařazeni do pracovních skupin, v návaznosti na osobní evidenci a organizační strukturu. Práva jsou přidělena skupinám a jednotliví členové je automaticky dědí, s možností jejich omezování.
Práva skupin jsou rozdělena do tří skupin + čtyři exekutivní úrovně.
Přístup k modulu , přístup ke knize, přístup k funkcím s úrovní zobrazení , vkládání, opravy a vyjmutí.
Výší exekutivní úroveň přebírá možnosti úrovně nižší.

 Příklad definice přístupů

Další výhodou je , že v případě odchodu pracovníka, se tento pouze vyřadí ze skupiny a nový pracovník naopak zařadí. Vše je možné navázat na osobní evidenci.

Uživatelské rozhraní
Uživatelské rozhraní a ovládání systému odpovídá standardním zvyklostem operačního systému Windows 95/NT. Komunikace probíhá buď prostřednictvím myši a klávesnice, je též zajištěna plná podpora ovládání pouze klávesnicí.Moduly týkající se různých činností probíhajících ve struktuře firmy mají zcela jednotný styl a způsob ovládání, což předem zaručuje rychlé osvojení a zvládnutí práce ze strany uživatele.

Jednotná metodika pro účetní likvidaci
V systému je umožněno provádět rozúčtování plně automaticky, na základě předkontací stanovených na jednotlivých knihách a subtypech dokladů, nebo poloautomatické zaúčtování za pomoci výběru požadovaného účetního případu z předem vytvořených vzorových dokladů.
Všechny operace nad rozúčtováním jsou On-line přenášeny do účetnictví – projevují se změnou stavů kont. Datum UUP při vytváření nového dokladu nelze zadat do uzavřeného účetního období knihy.

Předkontace

Podle úrovně předkontace je doklad po otevření rozúčtování úplně nebo částečně rozúčtován.
V případě, že dojde k částečnému rozúčtování, uživatel použije vzorový doklad, jež mu je nabídnut v závislostí na konkrétní předkontaci.

Vzorový doklad

Vzorový doklad je předem vytvořený postup pro účetní likvidaci jednotlivých účetních případů.
Vzorové doklady jsou v podstatě převedené podnikové účetní směrnice do praktického použití.
Na vzorovém dokladu je mimo jiné možné definovat souvztažné účty , nebo zdroje účtů z jiných dokladů, které budou použity při realizaci vazeb mezi doklady,

Příklad principu vzorového dokladu

Z výše uvedeného vyplývá, že v okamžiku kdy dojde k realizaci funkční vazby finační párování , provede se dokončení rozúčtování úhrady v souladu s účtováním faktury.

|Zpět|