Knihovní systém

Copyright (c) 2003 Michal Kotas, MkSoftware

Uživatelský manuál

Obsah

Úvod
Jak mám začít?
Základní práce se záznamy
Databáze autorů
Vyhledávání v záznamech
Filtrovací centrum
Tipy a triky k používání programu
Přenášení a zálohování báze
Nastavení programu
Možné problémy a jejich řešení
Kontakt na autora

Úvod

Děkuji, že jste se rozhodli používat program "Knihovní systém". Věřím, že Vám bude plně k užitku a budete s ním maximálně spokojeni. V následujícím odstavci bych rád shrnul základní významné rysy programu.

• Možnost editace až 26 atributů ke každé knize. Mimo jiné např. možnost uložení fotografie obalu
• Aplikace umožňuje přizpůsobení databáze - vybrat si požadované atributy, jejich pořadí apod.
• Možnost podrobného několikanásobného prohledávání ve všech atributech
• KS (Knihovní Systém) obsahuje speciální databázi autorů, která je provázána s databází knih. Což umožňuje podrobný přehled všech autorů (s možnosti uchování dat o nich), jejich děl a další zpracování informací.
• Automatizované sestavení databáze autorů z již existující databáze knih
• Možnost exportovat výpis do souboru HTML, nebo do sešitu aplikace Microsoft Excel (nutnost instalace této aplikace na používaném počítači)
• Maximální přizpůsobitelnost oken aplikace a celého uživ. rozhraní
• Samostatné "Filtrovací centrum" - což je nástroj umožňující podrobné procházení záznamy, jejich třídění a to vše při přehledu všech zvolených atributu najednou (!)
• Rychlost zpracování databáze i při velkých počtech záznamů. Čeká se pouze při prvním načtení. Zbytek práce je již velice svižný

Program "Knihovní Systém" disponuje mnoha dalšími funkce, které zde ale nebudeme jmenovat. Budeme se raději věnovat samotnému používání programu v praxi.

Jak mám začít?

Tento odstavec by si měli přečíst zejména Ti, kteří se nechtějí prokousávat dlouhým textem a co nejrychleji začít tvořit vlastní databázi, nebo chcete-li sbírku knih.
Povíme si zde tedy, jak vytvořit novou bázi a naplnit ji daty

Spusťte tedy program. Po úvodní obrazovce naběhne hlaví horní lišta programu, která slouží pro ovládání základních funkci. S ní budeme nadále pracovat
V návodu budu uvádět také klávesové zkratky. Je třeba podotknout že mnoho věcí, ač jsou k dispozici pomocí menu, je možno provést právě klávesovými zkratkami, nebo kliknutím na ikonu v souvisejícím panelu nástrojů. O ikonách se ale zatím nebudu rozvádět. Takže v rychlost - JAK ZAČIT?

Vytvoření databáze

• 1. Klepněte na menu Databáze/Nová, nebo stiskněte CTRL+N.
• 2. Nyní si vyberte šablonu, která nejlépe vystihuje Vaše požadavky na bázi. V pravém podokně vidíte seznam položek, které šablona obsahuje. Můžete také vytvořit vlastní - nové šablony. Po výběru šablony klepněte na tlačítko OK
• 3. Nyní zadejte jméno budoucí databáze. Dále své vlastní jméno. To je vhodné zejména tehdy, pokud bude s programem pracovat více lidí.
• 4. Musíte také vybrat složku, kde se bude databáze nacházet. Složka musí být prázdná a pro každou databázi MUSÍ být samostatná složka. Je to mimojiné proto, že báze se skládá z více samostatných souborů
• 5. Zaškrtnutím políčka Nastavit databázi jako výchozí můžete také zajistit, že se Vámi vytvořená databáze otevře vždy při spuštění programu. Nyní klepněte na tlačítko OK
• 6. Nyní se databáze vytvoří a otevře

Vložení dat

• 1. Pomocí tlačítek na horní lište můžete otevírat a zavírat jednotlivá okna programu. Nyní klepnutím na tlačítko Knihy, otevřete okno Datbáze knih
• 2. Pomocí ikony nového listu, umístěné pod seznamem autorů v tomto okně, vytvořte nový záznam. Tento záznam bude mít jméno "Nový záznam" - jak prosté, že? :) Bude vybrán a Vy jej můžete nyní editovat.
• 3. Pokud jej ještě nemáte, tak otevřete nyní okno Informace o knize - pomocí tlačítka Informace. V tomto okně můžete nyní editovat (nastavovat) libovolné vlastnosti knihy, které jsou k dispozici
• 4. Jakmile dokončíte editaci knihy, stačí klepnout opět na ikonu nového záznamu a dokolečka pokračovat, dokud nezadáte vše, co potřebujete
• 5. Pro uložení databáze vyberte menu Databáze/Uložit, nebo stiskněte klávesu Ctrl+S, nebo vyberte příslušnou ikonu. Na uložení báze budete také dotázáni při uzavření programu (tuto akci lze později zautomatizovat - viz menu "Nastaveni"

Tak a nyní jste vytvořili svou první databázi a naplnili ji daty. Pokud se chcete dozvědět něco o porkročilých funkcích, nebo podrobněji něco o tom, co bylo napsáno výše, čtěte směle dál

Základní práce s databází - Tvorba a práce s bází, vkládání dat

Vytvoření nové databáze

Šablony
Při zakládání nové databáze (klávesa Ctrl+N) budete dotázání na výběr šablony. Šablony jsou zde proto, aby ulehčili tvorbu nových databází. Jde o to, že každý uživatel má jiné nároky na podrobnost popisu knih. Také ne každá sbírka vyžaduje podrobné informace. Někdo může chtít například evidovat samostatně naučnou literaturu a beletrii. Oba druhý mohou vyžadovat jinou hloubku podrobnosti.
Pomocí šablon můžete tedy velice jednoduše definovat právě ten Váš požadavek

Pokud se rozhodnte vytvořit novou šablonu, můžete tak učinit klepnutím na tlačítko Vytvořit. Bude zobrazen dialog, kde přetáhnutím myší z levého pole do pravého, nebo klepnutím na příslušná tlačítka vyberete položky a jejich pořadí, v jakém si je přejete mít na výsledném formuláři zobrazeny.
Každá šablona má pouze dvě podmínky:

• 1. Musí obsahovat pole Jmeno knihy a také pole Jméno autora
• 2. Pole Jméno knihy musí být na prvním místě

Nemusíte se ale bát, program Vás na všechno upozorní

Vytvoření databáze importem
Pokud jste již někdy před tímto programem používali můj starší výtvor "Evidence knih", jistě uvítáte tuto funkci, která Vám dovolí převést Vaši starou databázi do tohoto nového systému. Postup je stejný jako při tvorbě nové databáze, jen budete navíc dotázáni na umístění souboru se starou databází

Otevření databáze
Jednoduše klepněte na menu Databáze/Nová, nebo použijte klávesu CTRL+O, anebo - už klasicky - klepněte na příslušnou ikonu. Nyní si vyberte složku s umístěním Vaší databáze. V pravém podokně můžete sledovat zběžné informace o bázi, která se nachází v právě vybrané složce (pokud tam tedy je). Při otevření nové báze budute případně dotázáni na uložení báze staré

Smazání (odstranění) báze
Program neumožňuje smazání báze. Musíte to udělat "Ručně" - tedy v Průzkumníku Windows, nebo jiném oblíbeném manažeru najdete Vaši požadovanou složku a celou ji vymažee. Případně stačí smazat obsah složky, pokud by Vám snad složka byla ještě k něčemu k užitku.

Práce se záznamy

Vkládání dat
Vkládání dat probíhá klepnutím na příslušnou ikonu, nacházející se v okně Databáze knih. Toto okno se obvykle nalézá při pravém okraji obrazovky. Btw, jedná se o ikonu "Nového listu".
Po klepnutí bude vytvořen nový záznam, který se bude jmenovat "nový záznam" :) Bude také ihned vybrán a vy můžete v okně "informace o knize" ihned editovat jednotlivé atributy.
Položky, které mají vedle sebe šipku dolů, jsou rolovací seznamy nabízející Vám vesměs předdefinované možnosti. Můžete ale vždy zadat také vlastní text (hodnotu). Tu si již bude progam pamatovat (vždy ale v rámci vybrané báze)
Rolovací seznam "Jméno autora" nabízí jména doposud všech použitých autorů, takže je nemusíte dokolečka psát

Práce s obrázky
Báze také umožňuje ukládání obrázků k dílům (a později také k autorům). Pro uložení obrázku klepněte na tlačítko změnit, které se nachází v poli "Obal". Budete dotázání na umístění obrázku. Ten bude následně zkopírován do složky databáze a použit. Stejný postup platí u databáze autorů

Mazání údajů
Pokud si přejete smazat libovolný záznam, vyberte jej a poté klepněte na příslušnou ikonu (křížek)

UPOZORNĚNÍ
Pokud si přejte smazat více záznamů najednou, použijte "Filtrovací centrum"

Index autorů
Index autorů je vlastně abecední seznam autorů, kteří se nacházejí v databázi. Je sestavován vždy při načtení nové databáze a měl by být také sestaven, pokud dojde ke vložení nových záznamů se jmény nových autorů. Nicméně tato funkce není prováděna automaticky protože při větším počtu záznamů může být časově mírně náročnější, takže si ji čas od času spusťte sami. Pomocí příslušné ikony, nebo pomocí menu "Nástroje/Sestavit index autorů"
Tento index je také nutno sestavit, pokud si přejete používat roletové menu v okne "Informace o knize"

Databáze autorů

Databáze autorů je zcela samostatná báze, která obsahuje data o vybraných autorech. Tato báze je co do integrace samostatná, ale je dynamicky propojená s bází knih. Co si pod tímto pojmem představit?
Pokud například v databázi knih vyberete knihu, můžete pomocí tlačítka "ukaž", které se nachází vedle jména autora, zkusit vyhledat tohoto autora v bázi autorů. POkud jste úspěšní, zobrazí se jeho záznam. Pokud ne, budete dotázáni, zda si jej přejete přidat.
Stejně tak, pokud budete listovat již přidanými autory, vidíte v seznamu všechna jejich díla. Můžete si zkusit zobrazit informaace o vybraném díle (knize) - pokud se však ve Vaší bázi nachází.

Ona samostatnost spočívá v tom, že díla autorů v bázi autorů, nemusí být obsažena v bázi knih a stejně tak autoří v bázi knih nemusí být obsažení v bázi autorů.     <<- Zajímavá věta, že?? :-)

Práce s bází autorů
Princip práce s bází autorů je analogický s prací s bází knih. Autory můžete buď ručně přidávat, nebo použít automatického prohledání celé báze knih a přidání všech autorů (nebo aktualizování)
U každého autora můžete zadat tzv. životní data - tedy rok narození, případně úmrtí
Dále můžete uložit jeho fotku.
Každý autor má také vlastní seznam děl. Ten můžee buď vytvořit ručně, nebo jej nechat aktualizovat na základě Vaší báze knih
Informace o kterémkoli autorově díle, se můžete pokusit vyhledat ve Vaší bázi knih. Klepnutím na příslušné tlačítko (obrázek několika knížek)

Vyhledávání - prohledávání atributů a záznamů

Pomocí okna "Hledat", které vyvoláte klepnutím na tlačítko Hledání, nebo výběrem menu Nástroje/Hledat, můžete prohledávat všechny záznamy ve Vaší bázi.
Pozor, budou prohledány vždy záznamy, které jsou zobrazeny v okně Databáze knih. Pokud chcete prohledat opravdu všechny záznamy, je nutné aplikovat filtr " Všichni autoři ", který se nachází nad seznamem knih.
Do příslušného pole vpište hledaný text a z nabídky pod tímto polem si vyberte oblasti, které se mají prohledávat.
V úvahu se berou také části slov

Výsledek hledání bude zobrazen v okne Databáze knih. Po zobrazení výsledku můžete pokračovat v prohledávání (právě tohoto výsledku)

Filtrovací centrum

Filtrovací centrum otevřete pomocí menu Nástroje/Filtrovací centrum, nebo pomocí příslušné ikony.
FC slouží pro pohodlné prohlížení, třídění a filtrování záznamů. Výsledek můžete pohodlně uložit jak stránku HTML, nebo jako soubor XLS (sešit aplikace Microsoft Excel).

Vytvoření seznamu

• Vytvoření nového seznamu - Vytvoří zcela nový seznam. Provede se jednoduchým klepnutím na ikonu
• Přidání do existujícího seznamu - Přidá knihy z databáze do seznamu. Tato funkce může tedy vytvořit i duplicitní výskyt
• Aktualizace seznamu - Aktualizuje existující seznam. Přidá tedy pouze neobsažené záznamy. Funkce tedy nikdy nevytvoří duplicitní záznam

Třídění a filtrování

• Sežazování záznamů se provádí kliknutím myši na příslušný sloupec, dle kterého chcete seřazení provést. Systém seřazení (Vzestupný / sestupný) Vám ukazuje šipka, nacházející se vedle názvu sloupce.
• Třídění záznamů - zde můžete využít funkci schovat, která schová vybrané záznamy - nesmažeje, jen je odstaní ze seznamu.
• Vyhledávání - Pro rychlé vyhledávání v záznamech můžete použít textové pole nacházející se vedle panelu nástrojů
• Info o autorovi - Klepnutím pravým tlačítkem zobrazíte kontextové menu, kde si můžete například nechat vyhledat autora vybraného díla v databázi autorů

Export do souborů HTML a XLS
Výsledek své práce můžete velice jednoduše uložit jako HTML stránku, nebo sešit aplikace Microsoft Excel. Provede te to klepnutím na ikonu Export (malá šedá disketa)

Export do HTML provede uložení do souboru HTML - tedy vytvoří internetovou stránku. Nutno však podotknout, že takováto stránka bude obsahovat pouze titulek a tabulku se záznamy. Případnou další úpravu vzhledu je třeba udělat ručně. Můžete také zajistit, že každá poznámka ke knize, která ji obsahuje se bude zobrazovat s samostatném okně. Můžete dále nastavit chování tohoto okna (viz přepínače v okně "Export")

Export do XLS uloží seznam jako sešit aplikace Microsoft Excel. Vytvoří tedy sešit v tabulkovém kalkulátoru. Jedná se však o hrubou tabulku bez jakékoli úpravy - ty je nutné provést ručně. Pro správnou funkci exportu je nutná aplikace Microsoft Office (XP)

Tipy a triky k používání programu

• Ve většině seznamů a výpisů můžete použít kontextové menu pro rychlý přístup k funkcím
• Použijte funkci Nalistuj autora, kterou vyvoláte klepnutím na tlačítko vedle seznamu autorů v okna Databáze knih, pro snadný výběr autorů
• V okně Informace o knize se vedle jména autora nachází tlačítko Ukaž. To Vám umožňí vyhledat autora v databází autorů. Pokud se tam autor nenchází, bude Vám nabídnuta možnost přidat jej.
• Pokud zadáváte nový záznam do databáze knih, můžete pomocí tlačítka Test zjistit, jestli se tam již záznam stejného jména nenachází
• Pokud měníte Poznámku, k vybrané knize, klepněte na tlačítko Editovat. Otevře se Vám pohodlný editor, kde můžete text jednoduše načíst z textového souboru, nebo výsledek naopak uložit
• Použijte tlačítko Zarovnatkteré se nachází v záhlaví každého okna - zarovná Vám okno na správné místo
• Pokud máte okna nepřehledná uspořádaná, změněné velikosti apod, použijte tlačítko Uspořádat okna, které se nachází na hlavní liště a které Vám uspořádá všechna okna do přehledných pozic

Přenášení a zálohování báze

Pokud si přejete databázi přenést na jiný počítač, případně ji zálohovat, je třeba zkopírovat celou složku báze - včetně všech obsažených souborů.

Poznámka
Velikost báze lze vypočítat přibližně takto: 2 Kb * počet záznamů

Nastavení programu

Tuto volbu vyberete v menu Databáze/Možnosti. Zde můžete změnit chování a nastavení programu. Můžete zde také určit databázi, která se bude načítat při startu programu.

Následuje vysvětlení několika důležitých přepínačů

• Dotazovat se před smazáním - Urči, zda-li se Vás bude program ptát, před jakýmkoli smazáním záznamu
• Automaticky ukládat při ukončení - Má se databáze při ukončení automaticky uložit - bez ptaní?
• Automaticky uzavírat "PopUp okna" - Určí, zda se budou po výběru položky automaticky zavírat výběrová okna. - Může urychlit práci, ale někomu se to nemusí hodit
• Pamatovat si zobrazení oken - Má si program pamatovat poslední stav zobrazení oken?
• Pamatovat si pozice oken - Má si proram pamatovat poslední pozice oken?

Problémy a jejich řešení

Chybová hláška: Nelze uložit databázi. Soubory jsou chráněné proti zápisu?
Toto hlášení nastane tehdy, pokud jsou soubory databáze, případně složka chráněny proti zápisu. Situace nastává, pokud jste bázi zkopíroval(a) z CD. Tento problém lze odstranit pomocí průzkumníka Windows (vlastnosti souboru).

Chybová hláška: Nelze uložit pomocné soubory báze
Prakticky stejný problém, jako předchozí. Buď jsou soubory chráněné proti zápisu, nebo je jiný problém. Jde o to, že tyto soubory nejsou příliš potřebné pro samotnou funkci báze.

Kontakt na autora a technická podpora

Adresa
Michal Kotas
Podlesní 1156
738 02 Frýdek-Místek

Telefon: 777/642430 (Síť Oskar) Objednávky a jiné dotazy můžete volat denně od 15:00 do 23:00

Internet kontakt
WWW: http://mksoftware.wz.cz a http://home.tiscali.cz
Email: michalkotas@tiscali.cz
ICQ: 66235896

Platební styk - Číslo účtu: 784013001/2400 - eBanka

Poznámka: Pokud budete objednávat program úhradou přes účet, nezapomeňte napsat zprávu (dopis/mail) s číslem účtu a Vašim jménem, ať vím, komu mám zaslat registrační údaje.

Registrace
Jakékoli přesnější údaje o registraci programu naleznete zde

Děkuji Vám za projevenou přízeň a těším se nashledanou u dalších programů!

Copyright (c) 2003 Michal Kotas, MkSoftware