Elektronická správa dokumentů ELOoffice a ELOprofessional Elektronická správa dokumentů nabízí mnohem víc než jen pouhé uložení dokumentů nebo jejich naskenované podoby. Přináší možnost rozpoznání textů a fulltextového vyhledávání nezávisle na formátu dokumentu. Samozřejmostí je možnost evidence různých verzí dokumentů a v případě systémů s integrovaným Workflow i jejich řízený oběh. Stále větší počet států legislativně uznává elektronickou formu dokumentů za ekvivalentní formě papírové, což otevírá nové možnosti pro "dokument management systémy" - DMS. ELO je jedním z plně česky lokalizovaných DMS na českém trhu. Popis systému ELOoffice je v podstatě odlehčená verze ELOprofessional, která ale nevyžaduje samostatný SQL server. Databáze systému využívá Microsoft JET Engine 4.0, který je standardní součástí systému Windows od verze 98. Verze professional je aplikace na bázi klient-server, pro kterou veškeré databázové služby standardně zajišťuje Microsoft SQL server, minimálně verze 7.0. Podle výrobce je ale možné systém propojit i s jinými, většinou robustnějšími a spolehlivějšími databázovými stroji, jako je například Oracle, Informix nebo AS400. Pro společnosti, které používají SAP R/3, jistě nebude nezajímavá možnost propojení. Verze professional je určena pro větší počty uživatelů a rozsáhlejší archivy spravovaných dokumentů. Kromě toho je rozšířena o některé funkce, které řídí oběh dokumentů v organizaci po předem definovaných standardizovaných cestách. Další funkce jako přístup k datům po internetu nebo automatické zálohování řeší samostatné moduly. ELOoffice Práce s programem je založena na podobných principech jako archivace klasických dokumentů ve skříních a šanonech. Archiv v elektronické podobě ovšem nabízí možnost cenné informace převážet s sebou v notebooku, případně na CD-ROM. Díky vyspělým fulltextovým vlastnostem se lze velice snadno v archivech pohybovat a vyhledávat potřebné informace. Dokumenty je možné vytvářet přímo v ELOoffice, nebo je do archivu zařazovat. Program umožňuje přímo odesílat a přijímat faxové zprávy a spolupracuje s Microsoft Office. Všechny dokumenty archivu je možné kdykoliv vytisknout a odeslat pomocí elektronické pošty. Vyhledávání dokumentů Dokumenty je možné vyhledávat fulltextově, pomocí údajů evidenčních karet a pomocí poznámek. Vyhledávací dotazy není potřeba zadávat v klasické formě logických operátorů, intuitivní metoda založená na dlouhodobých pozorováních chování uživatele výrazně ulehčuje zadávání vyhledávacích kritérií. Bezpečnost ELOoffice umožňuje sledování verzí dokumentů. Každou verzi je možné dále zpracovávat a u každé jsou údaje o tom, kdo a kdy dokumenty upravoval. Archiv je možné šifrovat 128bitovým algoritmem a všechny objekty v archivu lze chránit klíči. Každý uživatel má přidělena práva, která odpovídají jeho pravomocem. Skupinová práce Systém ELOoffice je vybaven efektivními nástroji pro práci ve skupinách. Umožňuje předávání a připomínání dokumentů mezi uživateli navzájem a přidělování příslušných přístupových práv. Instalace verze pro Chip Majitelé Chip DVD najdou na svém disku speciální verzi ELOoffice, která je ve srovnání s prodávanou verzí omezena velikostí archivu do 1500 dokumentů. Podle zkušeností to pro malé organizace bohatě postačuje, o soukromém nasazení ani nemluvě. Fulltextové vyhledávání funguje jen na stroji s instalací programu. Vypálené archivy na CD obsahují jednoduchou prohlížečku bez možnosti fulltextu. Před instalací si pomocí e-mailu elooffice@chip.cz napište o sériové číslo. Odpověď obdržíte obratem, protože se o ni automaticky stará náš poštovní server. Toto číslo budete potřebovat již v průběhu instalace. Její podrobný popis najdete na DVD v elektronické podobě, ničím nevybočuje ze standardu. Podobně na DVD najdete i rozsáhlý popis práce. Pro tuto verzi není poskytována technická podpora. Dostupnost produktu ELOoffice se v ČR prodává v české lokalizaci. Kompletní DMS řešení pro jednoho uživatele stojí včetně DPH přibližně 7800 Kč včetně integrovaného OCR řešení a českého fulltextového vyhledávání! Hromadné licence jsou finančně výhodnější. Verze ELOprofessional je dostupná výhradně u autorizovaných prodejních partnerů a obsahuje odbornou instalaci, zaškolení a hotline. Základní verze vyjde přibližně na 12 000 Kč na jednoho klienta. Více na stránkách českého zastoupení Cyberdene, s. r. o., www.elooffice.cz. Martin Kučera