Microsoft Office System 2003 Kancelář budoucnosti Microsoft rozjíždí silnou reklamní kampaň pro novou verzi svého kancelářského balíku, v níž zvláště zdůrazňuje podporu XML. Chip otestoval verzi Beta 2 a radí, komu se v budoucnu přechod na nejnovější verzi vyplatí. I když už došlo k několika odložením a posunům, Microsoft chce stále uvést svou novou verzi Office na trh ještě v tomto roce. Je to dost odvážné tvrzení, uvážíme-li, že má být dána do oběhu ještě třetí beta verze a několik vylepšení virtuální kanceláře. Aby měl každý k dispozici verzi šitou na míru, je kancelářský balík tentokrát nabízen v šesti vydáních (edicích) - viz tabulka Přehled verzí Office 2003. Ty se liší pouze v přidaných programech. Ceny sice ještě nebyly v době redakční uzávěrky známy, ale podle vyjádření Microsoftu se budou pohybovat zhruba na úrovni předcházejících verzí: verze Standard bude stát kolem 250 eur. Z Office System 2003 - jak doposud zní oficiální název - budou v první řadě těžit firemní zákazníci. Především pro tuto klientelu byl software optimalizován. Administrátoři větších firem se nejen mohou těšit na vývojové prostředí XML (viz rámeček strana 76), nýbrž díky novému systému řízení uživatelských práv (Rights Management - RM) mohou v novém "Office" uchovávat i důvěrné podnikové informace. Obě vylepšení ale nicméně zůstávají výlučně doménou Enterprise verzí. Prostému soukromému uživateli Microsoft velký užitek z XML a ochrany dat ještě nedopřeje. XML bude podporován pouze jako výstupní formát - polovičatá cesta do budoucnosti. Přesto Office System 2003 nabízí i pro domácí uživatele řadu nových, užitečných vlastností. Chip podrobně otestoval verzi Beta 2 a představí všechny důležité novinky. Microsoft Office Word 2003 Žádný strach o vaše stávající data: obě verze Office 2000 i XP mohou číst a zpracovávat formát DOC verze 2003. Word 2003 sice podporuje jako výstupní formát také XML, nicméně "svůj" DOC formát Microsoft ještě dlouho nenahradí. Pracovní prostředí zůstalo z větší části stejné - nová verze textového editoru přináší užitečné novinky především v detailech. Náhled stránek byl rozšířen o nástroj "Čtení" (Reading layout). Jedním tlačítkem lze text zobrazit na monitoru ve více stránkách. Aby i malé písmo bylo dobře čitelné, Office jej škáluje; originál přitom nechává nedotčený. Program vybírá i strukturu dokumentu: v našem textu hledal samostatně nadpisy a zdůrazněné pasáže. Z nich Word sestavil v samostatném okně odskokové značky, po kterých se lze rychle pohybovat kliknutím myši. Kdo potřebuje při psaní textu podporu, může jedním kliknutím také vyhledávat pojmy. Nový Office System 2003 má zabudovaný přistup i na internetové lexikony a encyklopedie, mezi jinými i na "domácí" Encartu. Abychom se vyhnuli tomu, že texty budou změněny proti naší vůli, je možné je nyní chránit nejen heslem, ale i opatřit určitými oprávněními. Známému, kterému posíláte soubor, můžete například dovolit čtení dokumentu, ne však jeho tisk. Je to však zdlouhavá metoda: autentifikace se provádí přes PassportAccounts; jak odesílatel, tak příjemce musí mít takový účet k dispozici. Vzhledem k tomu, že je k tomu potřeba zdlouhavá registrace, většina uživatelů tuto funkci nejspíše oželí. Excel 2003 Podobně jako Word i Excel nyní podporuje formát XML. Integrace nefunguje ale tak dobře jako u textového editoru, protože mnohé funkce pro buňky v Excelu, jako např. oprava chyb, nejsou uzpůsobeny pro zpracování XML. Smart-Tag symboly (inteligentní značky) v dokumentu, které byly zavedeny v Office XP a na kterých visí kontextové menu, byly rozšířeny a vylepšeny. Definované oblasti tabulky můžeme přidělit určité Smart-Tag funkce, jako například " Aktualizovat data po internetu". Ovšem jejich použití je relativně složité. Celkově je v případě Excelu novinek méně. Jedním z mála vylepšení pro příznivce tabulek je zabudování nových statistických vzorců. Zajímavost pouze pro firemní zákazníky: Pomocí prostředí Share-Point-Server lze nyní lépe spravovat možnosti zadávání dat. Například je možné stanovit, že jinému uživateli budou k dispozici pouze určité oblasti excelovské tabulky. Microsoft Office Outlook 2003 Zdaleka nejvíce nových vlastností dal Microsoft do vínku komunikačnímu programu Outlook. Už jen pracovní plocha se silně změnila a zjednodušilo se ovládání. E-maily Outlook třídí přehledně podle dnů, týdnů a měsíců. Okno Reading pane je nyní možné umístit jako pravoúhlé okno na pravou stranu obrazovky, takže v našem testu se i dlouhé e-maily s obrázky daly podstatně lépe přečíst. Konečně dostal Outlook filtr pro spam, který nabízí více nastavení. Výběr sahá od jednoduchého přesunutí do zvláštního pořadače až po vylepšené blokování veškerých zpráv od odesílatelů, kteří nejsou uvedeni v seznamu. Ten musíte samozřejmě předem pracně vytvořit, takže úspěch je znatelný až po nějaké době. V testu byly některé e-maily chybně odfiltrovány. Při rozpoznávání spamu pracuje Microsoft ( jako ostatně i někteří jeho konkurenti) podle metody Bayesian, která nevyhledává jen určitá slova, ale pátrá v obsahu e-mailu např. i po odkazech atd. Své silné stránky osvědčí nový Outlook, podobně jako už dříve, při nasazení ve firmách. Pokud uživatel dostane e-mail, může se pomocí Smart Tagu rychle informovat o termínovém kalendáři odesílatele. Nyní jsou také zabudovány lokální svátky; na přání je program automaticky zanese do kalendáře. Outlook 2003 umožňuje zobrazit několik kalendářů - včetně místních kalendářů, kalendářů veřejných složek, dalších kalendářů uživatelů a zobrazení kalendářů vedle sebe v okně aplikace Outlook. Kalendáře se posouvají společně a jsou barevně rozlišeny, což umožňuje porovnávat plány nebo vyhledávat členy týmu. Uživatelé mohou přetahovat myší schůzky mezi kalendáři nebo na svůj vlastní kalendář či použít funkci Nová schůzka pro rychlé vytvoření schůzky s vlastníky některých či všech otevřených kalendářů. Outlook 2003 doplňují další malá, ale užitečná vylepšení a vlastnosti. Můžete tak jedním kliknutím spočítat velikost (objem) složek, jako je např. Doručená pošta, nebo zpřístupnit dalším uživatelům svůj kalendář, úkoly nebo kontakty. Co šetří čas: Při doručení e-mailu hlásí Outlook odesílatele, předmět a důležitost v transparentním okně, které se krátce vynoří na obrazovce. Přídavné komponenty Office Kromě hlavních součástí, které jsou obsaženy v každé verzi kancelářského balíku, existují ještě další programy pro ctižádostivé uživatele. Powerpoint 2003: Prezentační program nabízí nové animační efekty a přepracované předlohy tabulek a diagramů, které ale jsou pro použití v obchodních prezentacích nevhodné. Co je výborné pro lidi, kteří se hodně pohybují v terénu: Kompletní prezentaci včetně všech obrázků a videosekvencí nyní můžeme přímo z Powerpointu bez problémů vypálit na CD. Access 2003: Nová verze databanky se nemusí se zabudovanou podporou XML před Wordem stydět. Tabulky nebo záznamy je možné exportovat do XML schématu předpokládá se jen trochu zkušeností. Při práci už teď pomáhá funkce autokorekce, která pracuje se Smart Tags a stará se například o správné formátování. Publisher 2003: DTP program sloužil doposud spíše jen úzké skupině uživatelů a byl v nejlepším případě vhodným řešením pro vypracování e-mailových zpráv. Díky větší integraci do Office a s novými předlohami dostali v Redmondu tento produkt z nejhoršího. V budoucnosti by měli uživatelé s Publisherem vytvářet své vizitky a prezentační mapy. Office Info-Path: Nástroj byl znám pod kódovým označením XDocs a slouží ke správě XML dat. Pomocí Info-Path je možné jednoduše zakládat a vyplňovat formuláře a předtisky na bázi XML. To, že podoba programu a způsob ovládání jsou ve stylu Office, vám přijde brzy vhod. Nicméně Info-Path Tool je obsažen jen ve verzi Enterprise pro firemní zákazníky. Business Contact Manager: Tento nástroj rozšiřuje Outlook o speciální funkce, které potřebují i menší podniky. Tak mohou jednotliví uživatelé rychle a jednoduše přistupovat na kompletní data jakéhokoliv kontaktu, i když jsou rozdělena v různých programech. Frontpage 2003: Program na tvorbu webových stránek není obsažen v žádné ze šesti edicí Office, můžete si ho ale opatřit samostatně. Byl od základu přepracován a stal se alternativou pro ambiciózní webdesignéry. Především na tabulkové funkci Microsoft zapracoval a slibuje tabulky přesné na jeden pixel. Pro profesionály existují rozšíření a nástroje v oblasti CSS (Cascading Style Sheets). Vyplatí se přechod? Kromě působivého jména Microsoft Office System 2003 přináší kancelářský balík z Redmondu málo nového. S tolik propagovaným formátem XML lze rozumně pracovat pouze v edici Enterprise - zde myslel Microsoft pouze na podnikové prostředí. Koncový uživatel tu zůstává mimo hru. Proto se podle našeho názoru přechod nevyplatí. Změny a vylepšení ve Wordu a v dalších aplikacích jsou sice užitečné, ale pouze okrajové a ospravedlňují pouze bezplatný update. Uživatelé Office XP by tedy měli dát od koupě nového balíku ruce pryč. Fabian von Keudell XML: CO SE SKRÝVÁ ZA VÝMĚNNÝM FORMÁTEM S Office 2003 se Microsoft odvážil k významnému kroku: od svého vlastního binárního formátu (jako jsou soubory DOC nebo XLS) směrem k otevřenému standardu XML. Díky tomu bude v budoucnosti možné vyměňovat data bez ohledu na platformu. A budoucnosti se rozhodně nemusíme bát, protože téměř každý ASCII textový editor umí soubory XML otevřít. Nicméně - co přesně znamená XML a jaké výhody nabízí? Pojem XML je zkratkou pro "Extended Markup Language". Extended (= rozšířený) proto, že dále rozvádí standard HTML ("Hypertext Markup Language"). Markup Language proto, že data jsou pro přehlednost opatřena značkami ("tagy"), které pak vždy uzavírají informace. Rozhodující rozdíl mezi HTML a XML tkví v rozšiřitelnosti. Zatímco HTML má pouze jednu omezenou slovní zásobu, v XML může každý vývojář definovat vlastní tagy - nazývá je jednoduše, podobně jako pole nějaké databanky. Typická ukázka XML vypadá následovně: Novak Jan Lesni 13 18000 Praha Celý odstavec je orámován kořenovým tagem - což vytváří určitou jednotku. Ta pak obsahuje celou řadu informací, jako je jméno, příjmení atd. - v principu nic jiného než databázové názvy a obsahy polí, které je možné volně definovat. Následovat může další blok atd. Další odlišnost: HTML svými příkazy formátuje, zatímco XML s tagy pouze popisuje. Což tedy znamená: XML se stará pouze o strukturování dat, nikoliv však o jejich znázornění. Grafickou stránku přebírá XSLT - Extensible Stylesheet Language Transformation. XSLT pak znovu provádí příkazy Cascading Style Sheets (CSS - zde jsou centrálně stanovena písma, tabulky a další) a převádí pak data ze souborů XML do HTML. Microsoft a XML Tak přesně pracoval se standardem XML dosud pouze Internet Explorer 6. V Office 2003 ovládají XML i všechny ostatní programy. Info: http://www.w3schools.com/ xml/default.asp/.