SYSTÉM Relativa

1. Úvod

Účetní systém  se člení na subsystémy (programy) pro zpracování těchto agend: Fakturace, Majetek, Mzdy, Pokladna, Sklad a Účetnictví (podvojné). Jednotlivé programy se mohou používat i samostatně. S programy může současně pracovat libovolný počet uživatelů. Systém je vhodný pro všechny druhy organizací a umožňuje zpracovávat libovolné množství organizací.

2. Obecný popis úloh a funkcí

Po spuštění programu je nutno ve složce Systém vybrat zpracovávanou organizaci a pak je možno používat úlohy a funkce programu. Jednotlivé úlohy a funkce programu jsou uživateli přístupné prostřednictvím nabídky, formulářů, tlačítek a klávesových zkratek. Pro práci s jednotlivými objekty platí standardní postupy Windows.

Všechny formuláře mají jednotný způsob ovládání pomocí tlačítek v pravé části formuláře, případně pomocí tlačítek v horní části formuláře. Tlačítko se stiskne buď tlačítkem na myši nebo klávesovou zkratkou.

Většina formulářů se otevře v režimu Seznam, kdy se zobrazí seznam záznamů, resp. dokladů. Stisknutím tlačítka Seznam/Doklad se zobrazí ve formuláři celý záznam (doklad). Po dalším stisknutí tlačítka Seznam/Doklad se přejde do kombinovaného režimu, kdy ve spodní části formuláře je Seznam a v horní části formuláře je Doklad), opětovným stisknutím tlačítka se přejde do režimu Seznam.

Pro vložení nového záznamu (dokladu) nebo úpravu již existujícího záznamu (dokladu) se používají tlačítka Nový záznam, Kopírovat, Upravit. Tlačítka se mohou použít v libovolném režimu zobrazení, po jejich stisknutí se automaticky přechází do režimu zobrazení Doklad..

Jsou-li v dokladu vyplněny alespoň všechny povinné údaje (název údaje je zobrazen tučně), může se doklad uložit (tlačítkem Uložit) do datové základny a lze vkládat další doklady. Při opakovaném vkládání podobných údajů se může zobrazený doklad duplikovat (tlačítkem Kopírovat) a musí se pak změnit alespoň případný unikátní údaj (např. číslo dokladu).

U dokladů jako jsou faktury, karty majetku, příjemky, výdejky apod., se po jejich prvním uložení změní tlačítko Uložit na Uzavřít, takové doklady mají po uložení záporné číslo dokladu a jsou považovány za rozpracované, definitivní číslo dokladu se přidělí po stisknutí Uzavřít a v dokladu se pak může upravovat již jen část údajů.

Některé údaje mají vazbu na číselník (vpravo vedle údaje je malé tlačítko se třemi tečkami), u těchto údajů se musí vyplnit hodnota, která je již obsažena v číselníku nebo lze tuto hodnotu převzít z číselníku. Do číselníku se přejde automaticky, když se vloží nesprávná hodnota nebo ručně, když kurzor je na odpovídajícím údaji a stiskne se malé tlačítko se třemi tečkami nebo klávesa F9. Jestliže se požadovaný údaj v číselníku nenachází, může se z rozpracovaného dokladu tento údaj do číselníku doplnit.

V dokladech se mohou provádět úpravy jen těch údajů, jejichž změna neohrozí chod programu, ale tato změna by mohla mít vliv na výsledky zpracování. Program proto dovolí dělat tyto opravy pouze uživatelům s právem zápisu nebo s právem měnit práva a tito uživatelé pak jsou odpovědni za kvalifikovanou změnu údajů. Např. by se neměly dělat změny, které by měly zpětný vliv na již zpracované a odevzdané výsledky.

Jestliže se v režimu zobrazení Doklad ponechá kurzor na kterémkoliv políčku, tak se cca po 1 vteřině zobrazí popis tohoto políčka.

V první části nabídky “Tisky“ je “Volba tiskárny“ pro výběr a základní nastavení jiné než výchozí tiskárny. Dále je “Zobrazovat tiskový dialog“, po zaškrtnutí této řádky (kliknutím myší nebo Enter) se na začátku každého tisku zobrazí dialogový formulář pro upřesnění nastavení vybrané tiskárny.

V pravé části základní nabídky je vždy “Nápověda“, jejím prostřednictvím se zobrazí dokumentace k Systému  a k jednotlivým agendám. Dokumentaci je možno vytisknout.

3. Popis ovládacích prvků

V každém formuláři je vpravo dole objekt “Hledat:“, který slouží k vyhledání požadovaného záznamu dle libovolného údaje ze záznamu. Jako výchozí údaj pro hledání je klíčový údaj záznamů zobrazené tabulky. Změny údaje pro hledání se dosáhne kliknutím do vybraného sloupce libovolného záznamu v případě režimu zobrazení Seznam a v případě režimu zobrazení Doklad kliknutím na příslušné políčko v dokladu. V obou případech pak lze kliknout na políčko Hledat a začít psát hodnotu pro hledání. V případě Seznam lze psát hodnotu pro hledání hned po zaostření na vybraný sloupec.

Tlačítka na klávesnici:

F1 Vyvolá nápovědu systému Windows *.hlp.

F2 Zaostření (focus) na mřížku se seznamem záznamů.

F3 Vyhledá, směrem ke konci, takový následující záznam, který vyjadřuje podmínka "řetězec (písmena, čísla) v políčku Hledej obsahuje zleva i zaostřené políčko ve vybraném sloupci v mřížce".

Shift+F3 Vyhledá, směrem ke konci, takový následující záznam, který vyjadřuje podmínka "řetězec (písmena, čísla) v políčku Hledej obsahuje i zaostřené políčko ve vybraném sloupci v mřížce".

F4 Vyhledá, směrem k začátku, takový následující záznam, který vyjadřuje podmínka "řetězec (písmena, čísla) v políčku Hledej obsahuje zleva i zaostřené políčko ve vybraném sloupci v mřížce".

Shift+F4 Vyhledá, směrem k začátku, takový následující záznam, který vyjadřuje podmínka "řetězec (písmena, čísla) v políčku Hledej obsahuje i zaostřené políčko ve vybraném sloupci v mřížce".

F5 Provede aktualizaci (znovunačtení - refresh) pouze těch záznamů, které jsou právě zobrazeny.

F6 Periodicky mění styl zobrazení záznamů (seznam, doklad, seznam/doklad).

F7 Vyhledá, směrem ke konci, takový následující záznam, který se rovná řetězci (písmena, čísla) v zaostřeném políčku ve vybraném sloupci v mřížce.

Shift+F7 Vyhledá, směrem ke konci, takový následující záznam, který se rovná řetězci (písmena, čísla) v políčku Hledej.

F8 Vyhledá, směrem k začátku, takový následující záznam, který se rovná řetězci (písmena, čísla) v zaostřeném políčku ve vybraném sloupci v mřížce.

Shift+F8 Vyhledá, směrem k začátku, takový následující záznam, který se rovná řetězci (písmena, čísla) v políčku Hledej.

F9 Vyvolá odpovídající formulář (číselník).

Položky ve formuláři, které mají po pravé straně čtvercové tlačítko se třemi tečkami jsou položkami svázanými přes příslušný klíč s nadřazenými číselníky. Pokud je položka zaostřena (vybrána) , kurzor bliká uvnitř položky a je možno vyvolat číselník stiskem funkční klávesy F9. Stejná činnost nastane kliknutím myší na tlačítko s tečkami. Datumové položky užívají jako číselník kalendář.

F11 Změní obsah právě otevřeného formuláře, kde k podmínce (Výběr a řazení) přidá (and) podmínku testují rovnost s obsahem zaostřeného políčka.

Shift+F11 Změní obsah právě otevřeného formuláře, kde nahradí podmínku (Výběr a řazení) podmínkou testují rovnost s obsahem zaostřeného políčka.

F12 Vyvolá formulář asociovaných objektů k danému záznamu.

Alt + podtržené písmeno Klávesová zkratka, dvojice kláves.

Tab Klávesa pro přechod k dalšímu údaji ve formuláři.

Shift+Tab Dvojice kláves pro návrat k předchozímu údaji ve formuláři.

Shift Klávesa Shift může nabývat speciálního významu ve spojení s kliknutím myší nebo stiskem levé klávesy Alt a podtrženého znaku na tlačítku. Tato funkce je vizuálně indikována ztučněním písma na tlačítku. Např. při stisku tlačítka Uzavřít v agendě Fakturace při současném stlačení klávesy Shift se systém dotáže na startovací číslo faktury a při ukládání položek faktury mění význam Uložit (přidat na konec) na Vložit (umístit ukládanou položku před položku vybranou).

Tlačítka ve formuláři:

Zavřít Zavření formuláře, lze také Alt+F4, Esc.

OK Převzetí údaje z číselníku do podřízeného formuláře.

Storno Zavření formuláře číselníku.

Seznam/Doklad Přepínání tří režimů zobrazení formuláře (seznam, doklad, kombinovaný režim).

Nový záznam Příprava formuláře pro vložení nového záznamu.

Kopírovat Jako Nový záznam, ale v údajích jsou hodnoty ze záznamu, na kterém byl kurzor při stisknutí Kopírovat.

Upravit Aktuální záznam se otevře a je možno editovat údaje.

Zrušit Zrušení prováděné činnosti (vkládání nového záznamu atd.).

Ohraničení Zúžení výběru záznamů, např. jen aktivní úvazky ve mzdách nebo jen uzavřené doklady ve fakturaci atd..

Smazat Smazání (odstranění) aktuálního záznamu, před vlastním smazáním je ještě kontrolní dotaz. Nesmaže se záznam, jehož klíčový údaj je použit v jiném záznamu.

Uložit Uložení nového nebo upraveného záznamu (dokladu) do databáze.

Uzavřít Uzavření rozpracovaného dokladu. Rozpracovaný doklad má záporné

číslo dokladu a Stav=0. Při uzavření se automaticky přidělí definitivní číslo dokladu a Stav=1. Když se při uzavírání stiskne Shift, pak je možno ručně přidělit číslo jen prvního dokladu v roce, v Majetek lze takto přidělit inventární číslo kdykoliv.

< Předchozí záznam

> Následující záznam

<< O stránku zpět.

>> O stránku dále.

|<< První záznam.

>>| Poslední záznam.

Výběr a řazení Pro zadání libovolných podmínek výběru sloupců, výběru a řazení záznamů ve všech formulářích, podrobně viz. část 4..

Tisk V některých formulářích slouží pro tisk vybraných záznamů.

Export Pro výstup záznamů do textového souboru dle zadaných podmínek pro výběr sloupců, výběru a řazení záznamů, např. pro import do Excel.

4. Výběr a řazení

Ve všech formulářích je k dispozici tlačítko „Výběr a řazení“, po jeho stisknutí

je vyvoláno dialogové okno sloužící k nastavení zobrazení vybraných záznamů. Dialog obsahuje tři záložky:

4.1. Výběr sloupců

Záložka slouží pro výběr zobrazovaných sloupců. Na záložce jsou umístěny dva seznamy. Vlevo seznam skrytých sloupců, vpravo seznam zobrazovaných sloupců. Přesun mezi seznamy lze provádět více způsoby:

1. pomocí tlačítek umístěných mezi seznamy

2. přesun ze skrytých do zobrazovaných tlačítkem Insert

3. přesun ze zobrazovaných do skrytých tlačítkem Delete

4. metodou Drag and Drop – přetažením myší

a to jak pro jednu položku, tak i pro více položek označených najednou. Označení položek se provádí standardně (viz. OS Windows) – kurzorovými klávesami a přidržením klávesy Shift, nebo stiskem levého tlačítka myši za současného přidržení klávesy Ctrl (označení jednotlivých položek) popř. klávesy Shift (označení všech položek v intervalu mezi posledně zaostřenou a aktuální položkou).

4.2. Podmínka

Záložka slouží pro zúžení množiny zobrazovaných záznamů. Podmínku lze skládat do „stromové“ struktury tvořené z „výrazů“ a „relací“.

Výraz je tvořen názvem položky, operátorem a konstantou (př.: OsobČís > 1200).

Relace je definice vztahu mezi skupinou dvou a více výrazů nebo relací (např. „a zároveň“).

Příklad: (OsobČís > 1200) <a zároveň> ((ZdrPojišťovna = VZP) <nebo> (Pohlaví = M))

Podmínka = Podmínka_A <a zároveň> Podminka_B

kde Podminka_A je tvořena výrazem „OsobČís > 1200“

Podmínka_B = Podmínka_C <nebo> Podmínka_D

kde Podmínka_C je tvořena výrazem „ZdrPojišťovna = VZP“

Podmínka_D je tvořena výrazem „Pohlaví = M“

Kapitálky – při zatržení je výraz porovnáván bez ohledu na malá – velká písmena.

Like – operátor slouží k hledání části textu. Část textu (konstanta) musí obsahovat na začátku nebo na konci nebo na začátku i na konci znak „%“, který vyjadřuje, že v místě tohoto znaku může být libovolný počet jakýchkoliv znaků.

např. výraz „Příjmení a jméno“ like ‘Nov%’ nabývá hodnoty pravda pro všechny záznamy, které mají v položce „Příjmení a jméno“ zleva obsaženu část ‘Nov’ a na následujících znacích nezáleží. Vyberou se všichni zaměstnanci, jejichž jméno začíná na „Nov“.

Např. výraz „Příjmení a jméno“ like ‘%ová%’ nabývá hodnoty pravda pro všechny záznamy, které mají v položce „Příjmení a jméno“ obsaženu část ‘ová’ a na předcházejících a následujících znacích nezáleží. Vyberou se skoro všechny ženy, ale třeba i pan Novák.

Pozn. Operátor „like“ lze používat pouze pro řetězcové položky (např. Příjmení a Jméno).

Po stisku tlačítka Nový výraz dojde k přidání nově editovaného výrazu do podmínky. Tlačítkem Oprava výrazu lze upravovat vybraný výraz. Vybrat požadovaný výraz lze v levé části záložky.

Tlačítko Nová relace před popř. Nová relace za slouží k vložení nové relace před aktuální výraz popř. za aktuální výraz. Oprava relace slouží k úpravě vybrané relace. Relace lze vybrat stejně jako výraz na levé straně záložky.

Zcela v horní části záložky je zobrazen celý sestavený logický výraz.

4.3. Řazení

Záložka slouží k nastavení řazení zobrazovaných záznamů. Na záložce jsou umístěny dva seznamy. Vlevo seznam položek, které nebudou mít vliv na řazení. Vpravo seznam položek mající vliv na řazení, v tomto seznamu lze taktéž nastavit pro každou položku jednotlivě směr řazení (vzestupně, sestupně).

Přesun mezi seznamy lze provádět více způsoby:

1. pomocí tlačítek umístěných mezi seznamy

2. přesun ze skrytých do zobrazovaných tlačítkem Insert

3. přesun ze zobrazovaných do skrytých tlačítkem Delete

4. metodou Drag and Drop – přetažením myší

a to jak pro jednu položku, tak i pro více položek označených najednou. Označení položek se provádí standardně (viz. OS Windows) – kurzorovými klávesami a přidržením klávesy Shift, nebo stiskem levého tlačítka myši za současného přidržení klávesy Ctrl (označení jednotlivých položek) popř. klávesy Shift (označení všech položek v intervalu mezi posledně zaostřenou a aktuální položkou).

5. Vstupní doklady a data

Správu datové základny provádí uživatel podle vstupních dokladů, přebírají se z nich údaje potřebné k vložení a zpracování dokladů v příslušné agendě. U dokladů se používají roční číselné řady. V každé skupině dokladů se může nastavit počáteční číslo dokladu v roce, další čísla se již generují. Výchozí číslo prvního dokladu je jedna. Údaje vložené do datové základny se mohou prohlížet na obrazovce, upravovat, exportovat, zpracovávat a tisknout. Přístup k záznamům je možný i dle vlastního výběru a řazení. Uživatel může v širokém rozsahu určovat výběrové podmínky a způsob řazení záznamů, to umožňuje pohotově získávat údaje dle nejrůznějších požadavků.

6. Zabudované kontroly vstupních dat

Při vkládání nebo opravování údajů se provádějí kontroly typů vkládaných údajů a jejich vazeb na jiné údaje. Pokud jsou u některých údajů povoleny jen určité hodnoty, kontroluje se, zda-li údaj nabývá povolených hodnot.

7. Kontrola výstupních dat

Po zpracování vložených údajů provede uživatel kontrolu výsledků, prohlížením dokladů na obrazovce nebo pomocí tiskových sestav. U všech tiskových sestav je náhled, tj. sestava se může prohlížet na obrazovce a nemusí se vždy tisknout na papír Jestliže výsledky nejsou správné, je potřeba opravit vstupní údaje, zopakovat zpracování a znovu provést kontrolu.

8. Spuštění a ukončení programu

Program se spustí prostřednictvím ikony nebo nabídky Start. Dále je nutné vložit správné jméno a heslo oprávněného uživatele, na obrazovce se objeví základní nabídka a je možné používat zobrazené úlohy a funkce. Program se ukončí úlohou Ukončení aplikace ve skupině úloh Systém nebo tlačítkem v pravém horním rohu základního formuláře nebo současným stiskem kláves Alt+F4.

9. Programové vybavení

Program plně využívá grafické prostředí MS Windows, včetně standardních ovládacích prvků Windows. Programové vybavení je určeno pro práci v operačních systémech Windows98, WindowsNT, Windows 2000, Windows XP a v případě síťového provozu v počítačové síti Microsoft. Program je vytvořen ve vývojovém prostředí Delphi, pro zpracování dat je použita technologie MS SQL. Programové vybavení může pracovat jako samostatná jednouživatelská aplikace, nebo s ním může současně pracovat libovolný počet uživatelů. K ochraně dat slouží propracovaný systém oprávnění jednotlivých uživatelů. Rovněž je zajištěno zálohování dat.

10. Technické vybavení

Osobní počítač plně kompatibilní se standardem PC IBM. V případě síťové instalace kupř.: počítačová síť Ethernet 10 Mbits.

11. Bezpečnostní kopie

Bezpečnostní kopie databáze zajišťuje pověřený správce sítě nebo uživatel pomocí funkce Záloha databáze ve skupině úloh Systém. Tato činnost se může provádět automaticky pomocí plánovače úloh v operačním systému. Kopie by se měly zapisovat na jiné médium, než je to, kde se nachází databáze. Z bezpečnostní kopie lze udělat obnovu databáze.

12. Závěr

S programem pracuje přímo uživatel, který ovládá zpracovávanou agendu, základy práce s počítačem v MS Windows a počítač používá jako nástroj při své práci. Před zavedením programu do zkušebního provozu postačuje krátké školení (1/2 dne na jednu agendu) zaměřené na zpracování agendy systémem. Je nutné, aby se uživatel seznámil s touto příručkou a dodržoval v ní uvedené postupy práce. Trvání zkušebního provozu určuje uživatel (1-2 měsíce), na základě jeho vyhodnocení se přechází na rutinní provoz.