Na kartě "Rutina" řídícího formuláře je znázorněn měsíčně prováděný cyklus činností a tlačítka dávkových operací které je zpravidla nutno provést každý měsíc:

Vyjímku z tohoto pravidla tvoří převod pohledávek salda do SIPO - tuto akci budete potřebovat pouze v případě, že

• máte pohledávky, které mají být podle Vaší dohody s vlastníkem jednotky uhrazeny přes SIPO jako zpětné doplatky - zpravidla půjde o případy, kdy jste se dozvěděli až po uzávěrce SIPO o prodeji jednotky: Dejme temu, že v říjnu již původní vlastník jednotku nevlastní, ale dozvěděli jste se o tom po 18. září, tedy v době, kdy již pošta změny na říjen nepřijímá. Původní vlastník tedy má do SIPO zahrnuty poplatky za říjen, které neodpovídají jeho skutečnému závazku ke společenství vlastníků, resp. ke správci a naopak, za novým vlastníkem Vám vznikne pohledávka za říjen, avšak vzhledem k tomu, že jste se o ní dozvěděli až po 18. září, nemůže být tato pohledávka zahrnuta mezi poplatky SIPO za měsíc říjen. Může buď zaplacena jiným způsobem, než přes SIPO, nebo zahrnuta mezi poplatky SIPO v některém z následujících období jako zpětný doplatek.
• nebo je po vyúčtování a v saldu se vyskytují pohledávky za vlastníky jednotek, které vznikly jako výsledek zúčtování záloh s rozúčtovanými náklady. Tyto pohledávky mohou být převedeny do SIPO jako výsledek vyúčtování.

Převod pohledávek salda do SIPO jsem do schematu zařadil proto, abych ozřejmil, v které fázi zpracování bude prováděn, pokud to bude potřeba. Zde je však nutno poznamenat, že je vcelku lhostejno, zda převod pohledávek do SIPO provedete před snímkem matrice, nebo po něm - obojí ovšem musí být následováno vytvořením změnových souborů a jejich přijetím na kontaktním místě, má-li to mít dopad na stav kmene SIPO.

Nyní tedy podrobněji k postupu zpracování období :

Stav poplatků předpisu záloh za (zpracovávané) období nastavuje obsluha v matrici. Snažte se co nejvíce změn týkajících se správy, vlastnictví jednotek (stěhování a výměny bytů, změny záloh nebo jiných složek předpisu) zapsat do dat v intervalu mezi kumulací za předchozí období a uzávěrkou období SIPO za zpracovávné období. Takto se bude stav na SIPO (u vlastníků jednotek platících přes SIPO) shodovat se skutečným stavem, tedy s předpisem záloh.

Snímkem matrice pro SIPO nastavujete interní obraz kmene SIPO. S tímto interním obrazem kmene SIPO je pak změnovými soubory synchronizován kmen SIPO na poště.

Snímek matrice pro SIPO vytváříte vždy - i v případě, že k žádným změnám nedošlo, ledaže byste neměli žádného vlastníka platícího přes SIPO. Naproti tomu převod pohledávek ze salda do SIPO provádíte pouze v případě, že takové pohledávky máte (zpětné doplatky, výsledek vyúčtování).

Jak jsem napsal, práci si ušetříte tehdy, když co nejvíce změn promítnete do SIPO. Nicméně se může stát, že o některých změnách se dozvíte v době, kdy je již SIPO uzavřené. Pamatujte si tedy tyto priority :

• Co nejvíce změn přes SIPO.
• Pokud to nelze, pak aspoň co nejvíce změn do matrice (a pak provést kumulaci). O zápis do salda se postará program.
• Pokud to nelze (neboť již máte rozpracované změny na další období nebo se o změnách dozvíte ještě později), zapisujete změny jako opravné záznamy předpisů záloh. O zápis do salda se opět postará program. Opačně to neplatí: Zapíšete-li opravnou větu do salda, program nezaktualizuje předpis záloh. Tak se stane, že stav pohledávek salda nesouhlasí se stavem předpisů záloh. Napravíte-li to potom tak, že předpis záloh opravíte, program se postará o opravu salda, čímž vám je rozklíží, neboť do něj automaticky znovu zapíše opravnou větu, kterou jste již předtím zapsali ručně.

Znovu tedy zdůrazňuji: Chcete-li opravit předpis nějakého vlastníka jednotky za nějaké období, provádějte to pokud možno před kumulací do matrice a není-li to z nějakého důvodu možné nebo vhodné, pak tedy opravnými větami předpisu záloh - opravujete tak současně jednak předpis záloh jako podklad pro zúčtování nákladů se zálohami, jednak saldo !!!

Jak vidíte, většina dávkových operací souvisí s předáním změn na SIPO. Poslední dávkovou operací měsíce je vytvoření předpisů záloh na základě matrice (kumulace). Možná namítnete, že by bylo vhodnější zahrnout všechny měsíčně zpracovávané operace do jediné dávky, spouštěné jediným tlačítkem. Bylo by to skutečně vhodné kdyby neexistovaly velmi vážné důvody, proč to neudělat:

1. Jsou zde odlišnosti v termínech, kdy se úlohy provádějí: Všechny výstupy na SIPO musejí být provedeny v době, kdy Česká pošta přijímá vstupy do SIPO, tedy do 15., nejpozději do 18. dne měsíce předcházejícího zpracovávaný měsíc. Naopak, pro vytvoření předpisů záloh na základě matrice (kumulaci) je vhodné stanovit takový termín, kdy již (pokud možno) znáte stav poplatků vlastníků za zpracovávaný měsíc (tedy co nejpozději), avšak takový, abyste stihli připravit změny na další měsíc (tedy ne příliš pozdě). Skutečný termín provádění kumulace bude kompromisem mezi těmito dvěma protichůdnými požadavky - kumulace je však vždy poslední dávkovou operací v cyklu zpracovávaného období.
2. Další důvody oddělení operací jsou procedurální:
   • Dejme tomu, že pracujete ve více pracovních skupinách, které mají společný výstup do SIPO (tutéž organizaci SIPO). Pak není příliš vhodné spojovat snímek matrice pro SIPO s vytvořením změn SIPO. V takovém případě je vhodnější, aby každou z těchto operací prováděla osoba s poněkud jinými kompetencemi: Změny pro SIPO vytváří osoba pověřená kontaktem s Českou poštou (a je vhodné tím pověřit jedinou osobu, aby se proČeskou poštu Vaše organizace jevila jako kompaktní celek). Kontakt s Českou poštou (Vytvoření souborů změn, jejich předání na poště, potvrzení přijetí, uzavření období SIPO, ...) bude tedy provádět Váš pracovník pověřený kontaktem s Českou poštou. Snímek matrice pro SIPO bude provádět někdo jiný - předpisovatel pracovní skupiny tak jednak bude dávat najevo, že jeho matrice je s připravena k předání změn do SIPO, jednak tím zašle požadavek pracovníkovi pověřenému kntaktem s Českou poštou na synchronizaci nový stavu matrice se stavem kmene na SIPO.
   • I v případě, že jste správce o jednom pracovníkovi, mohou nastat situace, kdy do změn SIPO je zahrnuto i něco jiného, než jen výsledek jediného snímku matrice: Jsou to případy převodu zpětných doplatků, resp. výsledků vyúčtování ze salda do SIPO. Je vhodnější připravit uvnitř vaší databáze vše potřebné předem a na kontatní místo SIPO odnést nebo odeslat vše "jedním vrzem", než po kouskách. V každém případě se tedy taková příprava požadovaného stavu kmene SIPO může skládat z několika vzájemně relativně nezávislých úloh, a proto by měla být oddělena od vytvoření souboru změn.
   • Nikdy neprovádějte potvrzení přijetí změnových souborů SIPO, dokud nevíte, že byly skutečně přijaty !!! Věřte mi, že operace, které byly možné spojit v jednu, jsem v jednu spojil. Zde to však možné není: Česká pošta vyžaduje uvádět ve změnových souborech původní stav. Bezprostředně po vytvoření změnových souborů počítač neví, zda tyto soubory byly na poště přijaty či nikoli. Stav kmene nastavený těmito změnovými soubory považuje za "původní stav" až tehdy, když byly soubory změn v pořádku přijaty kontaktním místem SIPO. To mu dáváte najevo akcí "Potvrzení přijetí změn" - v té chvíli se stav kmene nastavený těmito soubory stává "původním stavem", do té doby není jisté, v jakém stavu kmen SIPO na poště je (soubory změn jsou "na cestě"). Z toho je vidět, že tyto dvě akce nelze spojit do jedné. Pokud toto pravidlo porušíte, nemusí se devětkrát nic stát a po desáté se dostanete do obtížně řešitelných problémů, kterým jste se mohli snadno vyhnout. Pamatujte si tedy: Potvrzení přijetí změn na SIPO (ať automatické - načtením zpětné průvodky změn, nebo ruční na vlastní odpovědnost) provádějte vždy až poté, kdy víte, že soubory byly načteny! Do té doby jsou zablokovány operace jako:
     • snímek matrice
     • převod pohledávek do SIPO
     • uzávěrka období SIPO

     Vytvoření souborů změn však lze opakovat - vytvořené soubory jsou v podstatě kopiemi, a to až do potvrzení přijetí změnových souborů na SIPO. Vytvoření souborů změn a potvrzení jejich přijetí (resp.potvrzení zničení) jsou operace přepínající světla na pomyslném semaforu.