Na kart∞ "Rutina" °φdφcφho formulß°e je znßzorn∞n m∞sφΦn∞ provßd∞n² cyklus Φinnostφ a tlaΦφtka dßvkov²ch operacφ kterΘ je zpravidla nutno provΘst ka₧d² m∞sφc:

Vyjφmku z tohoto pravidla tvo°φ p°evod pohledßvek salda do SIPO - tuto akci budete pot°ebovat pouze v p°φpad∞, ₧e

• mßte pohledßvky, kterΘ majφ b²t podle VaÜφ dohody s vlastnφkem jednotky uhrazeny p°es SIPO jako zp∞tnΘ doplatky - zpravidla p∙jde o p°φpady, kdy jste se dozv∞d∞li a₧ po uzßv∞rce SIPO o prodeji jednotky: Dejme temu, ₧e v °φjnu ji₧ p∙vodnφ vlastnφk jednotku nevlastnφ, ale dozv∞d∞li jste se o tom po 18. zß°φ, tedy v dob∞, kdy ji₧ poÜta zm∞ny na °φjen nep°ijφmß. P∙vodnφ vlastnφk tedy mß do SIPO zahrnuty poplatky za °φjen, kterΘ neodpovφdajφ jeho skuteΦnΘmu zßvazku ke spoleΦenstvφ vlastnφk∙, resp. ke sprßvci a naopak, za nov²m vlastnφkem Vßm vznikne pohledßvka za °φjen, avÜak vzhledem k tomu, ₧e jste se o nφ dozv∞d∞li a₧ po 18. zß°φ, nem∙₧e b²t tato pohledßvka zahrnuta mezi poplatky SIPO za m∞sφc °φjen. M∙₧e bu∩ zaplacena jin²m zp∙sobem, ne₧ p°es SIPO, nebo zahrnuta mezi poplatky SIPO v n∞kterΘm z nßsledujφcφch obdobφ jako zp∞tn² doplatek.
• nebo je po vy·Φtovßnφ a v saldu se vyskytujφ pohledßvky za vlastnφky jednotek, kterΘ vznikly jako v²sledek z·Φtovßnφ zßloh s roz·Φtovan²mi nßklady. Tyto pohledßvky mohou b²t p°evedeny do SIPO jako v²sledek vy·Φtovßnφ.

P°evod pohledßvek salda do SIPO jsem do schematu za°adil proto, abych oz°ejmil, v kterΘ fßzi zpracovßnφ bude provßd∞n, pokud to bude pot°eba. Zde je vÜak nutno poznamenat, ₧e je vcelku lhostejno, zda p°evod pohledßvek do SIPO provedete p°ed snφmkem matrice, nebo po n∞m - obojφ ovÜem musφ b²t nßsledovßno vytvo°enφm zm∞nov²ch soubor∙ a jejich p°ijetφm na kontaktnφm mφst∞, mß-li to mφt dopad na stav kmene SIPO.

Nynφ tedy podrobn∞ji k postupu zpracovßnφ obdobφ :

Stav poplatk∙ p°edpisu zßloh za (zpracovßvanΘ) obdobφ nastavuje obsluha v matrici. Sna₧te se co nejvφce zm∞n t²kajφcφch se sprßvy, vlastnictvφ jednotek (st∞hovßnφ a v²m∞ny byt∙, zm∞ny zßloh nebo jin²ch slo₧ek p°edpisu) zapsat do dat v intervalu mezi kumulacφ za p°edchozφ obdobφ a uzßv∞rkou obdobφ SIPO za zpracovßvnΘ obdobφ. Takto se bude stav na SIPO (u vlastnφk∙ jednotek platφcφch p°es SIPO) shodovat se skuteΦn²m stavem, tedy s p°edpisem zßloh.

Snφmkem matrice pro SIPO nastavujete internφ obraz kmene SIPO. S tφmto internφm obrazem kmene SIPO je pak zm∞nov²mi soubory synchronizovßn kmen SIPO na poÜt∞.

Snφmek matrice pro SIPO vytvß°φte v₧dy - i v p°φpad∞, ₧e k ₧ßdn²m zm∞nßm nedoÜlo, leda₧e byste nem∞li ₧ßdnΘho vlastnφka platφcφho p°es SIPO. Naproti tomu p°evod pohledßvek ze salda do SIPO provßdφte pouze v p°φpad∞, ₧e takovΘ pohledßvky mßte (zp∞tnΘ doplatky, v²sledek vy·Φtovßnφ).

Jak jsem napsal, prßci si uÜet°φte tehdy, kdy₧ co nejvφce zm∞n promφtnete do SIPO. NicmΘn∞ se m∙₧e stßt, ₧e o n∞kter²ch zm∞nßch se dozvφte v dob∞, kdy je ji₧ SIPO uzav°enΘ. Pamatujte si tedy tyto priority :

• Co nejvφce zm∞n p°es SIPO.
• Pokud to nelze, pak aspo≥ co nejvφce zm∞n do matrice (a pak provΘst kumulaci). O zßpis do salda se postarß program.
• Pokud to nelze (nebo¥ ji₧ mßte rozpracovanΘ zm∞ny na dalÜφ obdobφ nebo se o zm∞nßch dozvφte jeÜt∞ pozd∞ji), zapisujete zm∞ny jako opravnΘ zßznamy p°edpis∙ zßloh. O zßpis do salda se op∞t postarß program. OpaΦn∞ to neplatφ: ZapφÜete-li opravnou v∞tu do salda, program nezaktualizuje p°edpis zßloh. Tak se stane, ₧e stav pohledßvek salda nesouhlasφ se stavem p°edpis∙ zßloh. Napravφte-li to potom tak, ₧e p°edpis zßloh opravφte, program se postarß o opravu salda, Φφm₧ vßm je rozklφ₧φ, nebo¥ do n∞j automaticky znovu zapφÜe opravnou v∞tu, kterou jste ji₧ p°edtφm zapsali ruΦn∞.

Znovu tedy zd∙raz≥uji: Chcete-li opravit p°edpis n∞jakΘho vlastnφka jednotky za n∞jakΘ obdobφ, provßd∞jte to pokud mo₧no p°ed kumulacφ do matrice a nenφ-li to z n∞jakΘho d∙vodu mo₧nΘ nebo vhodnΘ, pak tedy opravn²mi v∞tami p°edpisu zßloh - opravujete tak souΦasn∞ jednak p°edpis zßloh jako podklad pro z·Φtovßnφ nßklad∙ se zßlohami, jednak saldo !!!

Jak vidφte, v∞tÜina dßvkov²ch operacφ souvisφ s p°edßnφm zm∞n na SIPO. Poslednφ dßvkovou operacφ m∞sφce je vytvo°enφ p°edpis∙ zßloh na zßklad∞ matrice (kumulace). Mo₧nß namφtnete, ₧e by bylo vhodn∞jÜφ zahrnout vÜechny m∞sφΦn∞ zpracovßvanΘ operace do jedinΘ dßvky, spouÜt∞nΘ jedin²m tlaΦφtkem. Bylo by to skuteΦn∞ vhodnΘ kdyby neexistovaly velmi vß₧nΘ d∙vody, proΦ to neud∞lat:

1. Jsou zde odliÜnosti v termφnech, kdy se ·lohy provßd∞jφ: VÜechny v²stupy na SIPO musejφ b²t provedeny v dob∞, kdy ╚eskß poÜta p°ijφmß vstupy do SIPO, tedy do 15., nejpozd∞ji do 18. dne m∞sφce p°edchßzejφcφho zpracovßvan² m∞sφc. Naopak, pro vytvo°enφ p°edpis∙ zßloh na zßklad∞ matrice (kumulaci) je vhodnΘ stanovit takov² termφn, kdy ji₧ (pokud mo₧no) znßte stav poplatk∙ vlastnφk∙ za zpracovßvan² m∞sφc (tedy co nejpozd∞ji), avÜak takov², abyste stihli p°ipravit zm∞ny na dalÜφ m∞sφc (tedy ne p°φliÜ pozd∞). SkuteΦn² termφn provßd∞nφ kumulace bude kompromisem mezi t∞mito dv∞ma protich∙dn²mi po₧adavky - kumulace je vÜak v₧dy poslednφ dßvkovou operacφ v cyklu zpracovßvanΘho obdobφ.
2. DalÜφ d∙vody odd∞lenφ operacφ jsou procedurßlnφ:
   • Dejme tomu, ₧e pracujete ve vφce pracovnφch skupinßch, kterΘ majφ spoleΦn² v²stup do SIPO (tutΘ₧ organizaci SIPO). Pak nenφ p°φliÜ vhodnΘ spojovat snφmek matrice pro SIPO s vytvo°enφm zm∞n SIPO. V takovΘm p°φpad∞ je vhodn∞jÜφ, aby ka₧dou z t∞chto operacφ provßd∞la osoba s pon∞kud jin²mi kompetencemi: Zm∞ny pro SIPO vytvß°φ osoba pov∞°enß kontaktem s ╚eskou poÜtou (a je vhodnΘ tφm pov∞°it jedinou osobu, aby se pro╚eskou poÜtu VaÜe organizace jevila jako kompaktnφ celek). Kontakt s ╚eskou poÜtou (Vytvo°enφ soubor∙ zm∞n, jejich p°edßnφ na poÜt∞, potvrzenφ p°ijetφ, uzav°enφ obdobφ SIPO, ...) bude tedy provßd∞t VßÜ pracovnφk pov∞°en² kontaktem s ╚eskou poÜtou. Snφmek matrice pro SIPO bude provßd∞t n∞kdo jin² - p°edpisovatel pracovnφ skupiny tak jednak bude dßvat najevo, ₧e jeho matrice je s p°ipravena k p°edßnφ zm∞n do SIPO, jednak tφm zaÜle po₧adavek pracovnφkovi pov∞°enΘmu kntaktem s ╚eskou poÜtou na synchronizaci nov² stavu matrice se stavem kmene na SIPO.
   • I v p°φpad∞, ₧e jste sprßvce o jednom pracovnφkovi, mohou nastat situace, kdy do zm∞n SIPO je zahrnuto i n∞co jinΘho, ne₧ jen v²sledek jedinΘho snφmku matrice: Jsou to p°φpady p°evodu zp∞tn²ch doplatk∙, resp. v²sledk∙ vy·Φtovßnφ ze salda do SIPO. Je vhodn∞jÜφ p°ipravit uvnit° vaÜφ databßze vÜe pot°ebnΘ p°edem a na kontatnφ mφsto SIPO odnΘst nebo odeslat vÜe "jednφm vrzem", ne₧ po kouskßch. V ka₧dΘm p°φpad∞ se tedy takovß p°φprava po₧adovanΘho stavu kmene SIPO m∙₧e sklßdat z n∞kolika vzßjemn∞ relativn∞ nezßvisl²ch ·loh, a proto by m∞la b²t odd∞lena od vytvo°enφ souboru zm∞n.
   • Nikdy neprovßd∞jte potvrzenφ p°ijetφ zm∞nov²ch soubor∙ SIPO, dokud nevφte, ₧e byly skuteΦn∞ p°ijaty !!! V∞°te mi, ₧e operace, kterΘ byly mo₧nΘ spojit v jednu, jsem v jednu spojil. Zde to vÜak mo₧nΘ nenφ: ╚eskß poÜta vy₧aduje uvßd∞t ve zm∞nov²ch souborech p∙vodnφ stav. Bezprost°edn∞ po vytvo°enφ zm∞nov²ch soubor∙ poΦφtaΦ nevφ, zda tyto soubory byly na poÜt∞ p°ijaty Φi nikoli. Stav kmene nastaven² t∞mito zm∞nov²mi soubory pova₧uje za "p∙vodnφ stav" a₧ tehdy, kdy₧ byly soubory zm∞n v po°ßdku p°ijaty kontaktnφm mφstem SIPO. To mu dßvßte najevo akcφ "Potvrzenφ p°ijetφ zm∞n" - v tΘ chvφli se stav kmene nastaven² t∞mito soubory stßvß "p∙vodnφm stavem", do tΘ doby nenφ jistΘ, v jakΘm stavu kmen SIPO na poÜt∞ je (soubory zm∞n jsou "na cest∞"). Z toho je vid∞t, ₧e tyto dv∞ akce nelze spojit do jednΘ. Pokud toto pravidlo poruÜφte, nemusφ se dev∞tkrßt nic stßt a po desßtΘ se dostanete do obtφ₧n∞ °eÜiteln²ch problΘm∙, kter²m jste se mohli snadno vyhnout. Pamatujte si tedy: Potvrzenφ p°ijetφ zm∞n na SIPO (a¥ automatickΘ - naΦtenφm zp∞tnΘ pr∙vodky zm∞n, nebo ruΦnφ na vlastnφ odpov∞dnost) provßd∞jte v₧dy a₧ potΘ, kdy vφte, ₧e soubory byly naΦteny! Do tΘ doby jsou zablokovßny operace jako:
     • snφmek matrice
     • p°evod pohledßvek do SIPO
     • uzßv∞rka obdobφ SIPO

     Vytvo°enφ soubor∙ zm∞n vÜak lze opakovat - vytvo°enΘ soubory jsou v podstat∞ kopiemi, a to a₧ do potvrzenφ p°ijetφ zm∞nov²ch soubor∙ na SIPO. Vytvo°enφ soubor∙ zm∞n a potvrzenφ jejich p°ijetφ (resp.potvrzenφ zniΦenφ) jsou operace p°epφnajφcφ sv∞tla na pomyslnΘm semaforu.