Program PORTER zahrnuje:

• Evidenci domů a bloků domů

• Evidenci jednotek (bytů, garáží, nebytových prostor) a místností

• Evidenci vlastnických vztahů osob k jednotkám (dále jen vlastníků jednotek) a spoluvlastníků jednotek

• Evidenci předpisů záloh (záloh na služby a spojené s užíváním jednotky, paušálů, záloh na opravy). Dávková tvorba těchto předpisů na základě aktuálních údajů matrice s možností dodatečné opravy, provázanost předpisů záloh na odpovídající záznamy salda

• Evidenci jiných pohybů (zejména čerpání) na účtech záloh na opravy (zákon 72/1994 Sb. §15, tzv. "fondů oprav") s výpočtem podílu jednotek na těchto pohybech, výpočet zůstatků na účtech záloh na opravy a podílu jednotek na těchto zůstatcích. Souvztažné účty a v důsledku i obraty se přitom rozlišují na ty, které jsou a které nejsou výnosem/nákladem vlastníka jednotky. To má význam zejména tehdy, je-li vlastník jednotky podnikatel účtující v soustavě podvojného účetnictví.

• Rozúčtování nákladů na vodu a otop podle vyhlášky 372/2001 Sb.

• Rozúčtování ostatních nákladů podle výměru MF č.1/2002 anebo podle vyhlášky 85/1997 Sb.

• Zúčtování nákladů připadajících na vlastníky jednotek se zálohami, přičemž jedno takové zúčtování se může týkat výsledků několika rozúčtování nákladů (to je použitelné např. když dodavatel uprostřed zúčtovacího období změní cenu - náklady pak je třeba rozúčtovat k datu předcházejícímu dni změny ceny, ale výsledek rozúčtování není třeba ihned zúčtovat se zálohami; toto zúčtování lze provést až na konci zúčtovacího období).

• Saldo: Evidenci pohledávek, závazků a plateb, přičemž každou pohledávku a závazek je možno akontovat vždy na jeden předpis salda, platby a převody je možno akontovat na více předpisů salda (jednou platbou je možno uhradit více předpisů salda). Předpisy salda lze zakládat pro vlastníky jednotek odděleně za každý měsíc, přičemž jednomu vlastníku jednotky je možno za totéž období (měsíc-rok) založit až 100 předpisů salda.

• Výpočet penále při prodlení platby

• Vytváření a evidenci upomínek s přikládáním složenek A-V a evidenci plateb těmito složenkami

• Datové rozhraní na SIPO 2000

• Datové rozhraní na složenky A-V, tištěné Českou poštou a přijímání plateb těmito složenkami

• Datové rozhraní na složenky B

Program umožňuje sdílený přístup k datům v síti a podporuje týmovou práci. Je koncipován pro následující uspořádání pracovního týmu:

• Uživatel programu jmenuje pracovníka, supervisora, který bude přidělovat dalším pracovníkům uživatelské účty a těmto uživatelským účtům přístupová oprávnění a bude pečovat o konfigurování programu (jeho volby), číselníky a datovou komunikaci s Českou poštou.

• Bloky domů, v nichž jsou umístěny evidované jednotky, budou rozděleny mezi pracovní skupiny. Každý z pracovníků pak může mít k těmto pracovním skupinám přístup jako

  • předpisovatel

  • ekonom

  • osoba spravující předpisy salda pod patronátem pracovní skupiny

  • pokladník pracovní skupiny

• Uživatel programu jmenuje pracovníka, který bude pečovat tabulku osob. Záznamy tabulky osob jsou sice rozděleny mezi pracovní skupiny, avšak kterákoliv pracovní skupina může nastavovat odkaz na kteroukoliv osobu. Chce-li však uložit úpravy záznamu o osobě, musí nad záznamem převzít patronát (odpovědnost). Vhodnější je jmenovat pracovníka, který jediný smí upravovat záznamy o osobách.

Funkce vyjmenované předchozím výčtu mohou být kumulovány.

Patronáty nad předpisy salda jsou rozděleny na pracovní skupiny. To znamená, že za každý předpis salda nese odpovědnost některá pracovní skupina. Pracovník této pracovní skupiny, odpovědný za předpisy salda, smí předpis salda zahrnovat do upomínky, do žaloby, do nepenalizovaných předpisů salda, vracet jeho přeplatek apod. Na cizí předpisy salda však lze akontovat platby (volitelně - dle voleb programu jen tak, že se jeho zůstatek přiblíží k 0). Doporučuji, aby pokladník společné (podnikové) pokladny dostal z tohoto pravidla výjimku. Jinak dotiž bude pokladna citlivá na situaci, kdy pracovník některé pracovní skupiny vystaví klientovi doklad o tom, že na jeho předpise salda má klient přeplatek, který má být vrácen pokladnou s příkazem pokladně tento přeplatek vrátit, a to dříve, než tuto skutečnost zapíše do dat. Doporučuji tento postup zakázat, přesto však pokladníkovi poskytnout softwarově zesílená přístupová práva akontovat platby na cizí předpisy - to může supervisor provést ve formuláři skupiny, karta "Pokladna". Ovšem každou akontaci, kdy se zvýšila odchylka cizího předpisu od nuly, by měl pokladník doložit výše zmíněným dokladem.

Záznamy zpravidla obsahují údaj (časové razítko) o tom který uživatelský účet (pracovník) záznam naposledy upravoval a kdy.