Agenda GeStore pokrývá celou oblast řízení nákupu, vedení skladové evidence zásob zboží
a realizace dodávek zboží odběratelům.
Seznam kapitol:
Pro celý systém je charakteristický jednotný systém
ovládání dle zvyklostí software pro Windows bez ohledu na prováděnou činnost.
Pro Windows typické ovládání myší lze vhodně doplňovat, mnohdy dokonce
nahrazovat, užíváním klávesových zkratek a tzv. horkých kláves.
Uživatel
přivyklý systému Windows může okamžitě bez potíží s programem pracovat, uživatel
na Windows nepřivyklý získá s programem obecně platné návyky.
Každá
výstupní sestava má k dispozici výběrový systém pro filtraci dat vstupujících do
sestavy. Sestava je vždy k dispozici pro náhled s možností nastavení tiskárny,
počtu kopií, tisku od listu apod. Místo výstupu na tiskárnu lze zvolit export do
formátů pro programy Excel (xls), Word (doc), WordPad (rtf), Explorer(html) a
pokračovat tak event. v práci s daty v uvedených programech.
Veškeré
doklady pro odběratele jsou tištěny včetně firemního loga načteného do databáze
z grafického formátu, doklady lze upravit dle specifikace uživatele.
Odběratelské doklady lze uložit do formátu JPG a zasílat elektronicky, např.
jako přílohu e-mailu.
Pro systém je typický libovolný počet dokladových
řad s individuálními možnostmi nastavení.
V systému je doporučena práce
s využitím měsíčních uzávěrek, na počátku měsíce programu umožňuje práci do dvou
měsíčních období se správným oddělením jednotlivých měsíců na výstupních
sestavách stavů, pohybů a rozborů dodávek a prodejů.
Vstup do programu
je chráněn uživatelskou identifikací, po zadání jména a hesla je zjištěno
přiřazení přihlášeného do skupiny uživatelů a dle tohoto zařazení mu jsou
přidělena přístupová práva. Pověřený uživatel s právem vstupu do systému
přístupových práv tak může stanovovat oprávnění k získávání informací ze
systému, zadávání a změnám dokladů, jednotlivým dokladovým řadám apod.
Jmenovité přihlášení je také výhodné pro automatické doplňování jména
uživatele na výstupní doklady pro odběratele a pro zápis do protokolu zadávání a
změn dokladů.
Pokud uživatel vlastní příslušné oprávnění, lze v programu
v rámci měsíce provádět snadné opravy a změny již vystavených dokladů. Tyto
dodatečné zásahy jsou protokolovány.
Zpět
Katalog zboží a ceny
Položky zboží jsou zařazeny v jednotném katalogu, ve kterém má každá položka jednoznačný, až
20ti místný alfanumerický kód. Uživatel každou položku zboží zařazuje povinně do
oboru a volitelně do skupiny položek a může jí také přiřadit dodavatele.
Strukturu oborů a skupin si vytváří sám uživatel podle charakteru skladových
položek.
V katalogu je u každého výrobku uveden základní název zboží a
katalogový kód tištěný na veškerých dokladech a rozšiřující popis zboží tištěný
na těchto dokladech volitelně.
Katalog zboží obsahuje také další popisné
údaje výrobku, údaje o obvyklém skladovém umístění položky a údaj o skladových a
prodejních cenách. Uvedeno je množství v základní měrné jednotce a koeficienty
pro přepočet na dodatkové měrné jednotky – volitelně například na balení, m2,
m3, kg.
Další vlastnosti systému již pouze heslovitě :
- Kódování skladových položek libovolným až 20ti znakovým kódem.
- Princip přiřazení skladové položky oboru, skupině, dodavateli.
- Evidence cizích ( dodavatelských ) názvů a identifikačních kódů.
- Přepočty základní skladové jednotky na libovolné 4 jiné měrné jednotky pro příjem, výdej a tisky dokladů v dalším měrných jednotkách.
- Skladové ceny = skutečné ceny pořízení, vyskladnění metodou FIFO nebo v pevné skladové ceně s blokováním změny při příjmu.
- Základní prodejní ceny a libovolný počet cenových pásem, podpora tvorby a změn prodejních cen v pásmech ( automatické generování od pořizovacích nebo základních prodejních cen).
- Systém procentních slev odběratele, možnost definice pásem cen i procentních slev dle oborů položek.
- Prodejní akce vybraných položek.
- Šablony prodejních slev a řazení odběratelů do těchto šablon.
- Individuální ceny vybraných položek a odběratelů.
- Široká škála výstupních sestav.
Zpět
Evidence výrobních čísel výrobků a zboží
Libovolnou položku v Katalogu výrobků a zboží lze označit, že podléhá evidenci výrobních čísel.
Pro takovouto položku je nutno při příjmu u každého jednotlivého kusu uvést výrobní číslo. Program kontroluje, zda takovéto číslo již není v evidenci u této položky zadáno, zadání výrobního čísla je povinné.
Výrobní čísla jsou tištěna na příjemce a v detailních přehledech příjmů.
Při výdeji položky je možno zadávat pouze množství 1, program poté zobrazí evidovaná výrobní čísla a nabídne je v menu k výběru. Toto výrobní číslo při uložení položky vyskladní.
Výrobní čísla jsou tištěna na výdejce, dodacích listech a prodejních dokladech a dále v detailních přehledech výdejů a pohybů.
Při výpisech stavu skladu je možno vypsat skladové karty s rozpisem výrobních čísel.
Při výpisech pohybů skladu lze možno vypsat jednotlivé pohyby rovněž s rozpisem výrobních čísel. Dále je k dispozici funkce Vyhledání výrobního čísla ve veškerých pohybech aktuálního období i archivu, s určením výrobku nebo i bez tohoto určení.
Zpět
Katalog firem – odběratelů a dodavatelů
- Veškeré informace o partnerských firmách v centrálním registru, návazná evidence dodavatelů.
- Evidence libovolného počtu osob v partnerských firmách.
- Přidělení odběratelů referentům, klasifikace dle regionu, segmentu, velikosti, nákupní platformy a uživatelsky nastavitelných kritérií.
- Individuální konfigurace podmínek dodávek, platebních podmínek a podmínek skonta, definice individuálních hlášení při dodávce a prodeji odběrateli.
- Okamžité informace o rezervacích odběratele, objednávkách u dodavatele a objemech odběrů.
- Evidence dokumentů Word a Excel přiřazených odběrateli.
- Vazby na fakturační a poštovní adresy firmy.
- Aktivní funkce údajů e-mail a WWW z katalogu firem.
- Aktivní vazba na evidenci pohledávek při prodeji.
- Široká škála výstupních sestav.
Zpět
Sklady
- Libovolný počet evidenčně oddělených skladů s nastavitelným účtováním operací prostřednictví přiřazené účtové tabulky.
- Skladové ceny zásob zboží jsou stanoveny při příjmu položky na sklad a za tuto cenu jsou položky následně vydávány za použití metody FIFO (First In First Out).
- Metodika a automatizovaná podpora pro konsignační sklady vlastní i cizí.
- Příjmy na sklad a výdeje mimo prodejní operace.
- Meziskladové přesuny mezi více sklady.
Zpět
Vystavené objednávky dodavatelům
- Automatický návrh objednávky dle limitních stavů, rezervací a aktuálního stavu.
- Přímé zadání objednávky.
- Evidence objednaného a nedodaného zboží.
- Tiskové výstupy objednávek v libovolném jazyce a měně.
- Možnost rozšíření o elektronické zasílání objednávek v určeném datovém formátu.
- Široká škála výstupních sestav.
Zpět
Příjem na sklad
- Možnost automatického příjmu dle vystavené objednávky ( nebo dle více objednávek dodavatele ) s korekcí množství a dodavatelských cen.
- Možnost definice nové ceníkové položky při příjmu zboží.
- Příjem v libovolné měrné jednotce, příjem v cizích měnách, zahrnutí dalších příjmových nákladů ( clo, transport apod. ).
- Vícestupňový příjem na sklad : skladový - v měrných jednotkách, účetní - dodatečné doplnění pořizovacích cen,
- Automatický systém upozorňování na vznik možnosti dodávky obchodního případu po uložení zadávaného příjmu.
- Evidence dodávek jako vyššího stupně slučujícího více příjmů dodavatele.
- Specifikace účetního typu příjmu.
- Záporné příjmy pro specifické situace ( snížení příjmu - vracení dodavateli ).
- Široká škála výstupních sestav přehledu příjmů.
Zpět
Výdej ze skladu
- Neprodejní snížení stavu skladu – vrácení dodavateli, přímá spotřeba.
- Výdej pro meziskladový převod s automatickým příjmem na zadaný sklad.
- Tisky výdejek, přehledy výdejů
Zpět
Obchodní případy – došlé objednávky odběratelů
- Zachycení objednávky odběratele jako obchodního případu.
- Automatická kontrola pohledávek odběratele ( dle informací z účetnictví nebo z evidence pohledávek v programu GeStore ).
- Tisk potvrzení objednávky odběrateli.
- Pokyn pro výrobu/expediční list.
- Rezervace zboží na skladu dle zapsaného obchodního případu.
- Automatický systém upozorňování na možnost dodávky obchodního případu.
- Barevná signalizace stavu obchodních případů.
- Předfaktura ( Proforma faktura ) dle obchodního případu.
- Široká škála výstupních sestav přehledů obchodních
případů pro plánování nákupů, dodávek, dopravy a následnou statistiku.
Zpět
Dodávky zboží odběratelům
- Vystavení dodacího listu automaticky dle 1 nebo více zvolených obchodních případů s možností korekce množství a cen.
- Přímé zadání dodacího listu.
- Okamžité vyskladnění a uvolnění rezervace zápisem položky dodacího listu.
- Tisk dodacích listů s prodejními cenami nebo bez cen pro externí dopravce.
- Záporné dodávky pro specifické situace ( snížení dodávky, vracení odběratelem, záměna skladové položky ).
- Možnost okamžitého převodu dodacího listu na fakturu,
prodejku nebo dobropis.
Zpět
Fakturace a prodej za hotové
- Předfaktury ( proforma faktury ), zálohové listy, dobropisy, faktury a prodeje za hotové.
- Vystavení dokladu automaticky dle 1 nebo více zvolených dodacích listů s možností korekce prodejních cen.
- Automatické dobropisy dle záporného dodacího listu.
- Přímé zadání dokladu bez dodacího listu pro mimoskladové fakturace.
- Práce s katalogem textů pro faktury.
- Automatické předání do sledování pohledávek a sumární statistiky odběrů.
- Uplatnění dříve uhrazené zálohy – snížení částky k
úhradě.
Zpět
Maloobchodní prodej
- „Zjednodušená“ forma prodeje bez tvorby dodacího listu, automatické naplňování náležitostí dokladu
- Upozornění překročení limitu pro zjednodušený daňový doklad – doplnění identifikace zákazníka.
- Podpora tisku na specializované pokladní tiskárny.
- Tiskové přehledy statistik tržeb.
Zpět
Evidence pohledávek
Evidence může být podle konfigurace programu naplňována automaticky záznamy po každém zapsaném prodejním dokladu nebo přebíráním stavu pohledávek v účetnictví.
Pro případ plného vedení pohledávek je k dispozici možnost zadávání úhrad pohledávek.
Zpět
Vazba na účetnictví firmy
- Průběžné předávání dat fakturace a prodejů účetnímu systému prostřednictvím definovaných datových souborů po síti, disketou nebo e-mailem.
- Předávání kompletních dat účetních obratů skladu i prodeje.
- Možnost účtování nákladů a výnosů po střediscích a zakázkách.
- Automatické přebírání pohledávek pro upozorňování při
realizaci objednávky nebo prodeje.
Zpět
Měsíční režim zpracování
- Měsíční uzávěrka nezávislá na kalendářním datu.
- Kontroly dat měsíční uzávěrky.
- Odkládání dokladů do archivu.
- Omezení změn dokladů odložených uzávěrkou do archivu.
- Možnost souběžné práce do dvou účetních měsíců pro plynulou práci v systému.
- Veškeré informační výstupy jsou k dispozici ve shodné podobě z aktuálních dat i archivu minulých měsíců.
- Kumulace datových informací pro rychlé souhrnné
informace.
Zpět
Evidenční přehledy
Přehledy z katalogu zboží
- Podrobný přehled zboží podle čísla
- Přehled zboží podle čísla, názvu
- Přehled cen zboží
- Přehled cen zboží dle pásem
- Přehled cen zboží nezadaných do vybraného pásma
- Přehled zboží podle rozšiřujícího názvu, dodavatele a čísla
- Individuální ceny odběratelů.
Veškeré přehledy volitelně se stavem vybraného skladu nebo všech, s cenami
vybraného pásma.
Přehledy odběratelů
- Podrobný přehled odběratelů dle abecedy
- Stručný výpis odběratelů dle abecedy
- Telefonní seznam
- Tisk dopisních samolepicích štítků
- Přehled odběratelů podle segmentů, regionu, velikosti, platformy, referenta.
- Přehled osob u odběratelů
- Přehled pohledávek za odběratelem
- Přehled zůstatku rezervací odběratele
- Přehled zůstatku objednávek u dodavatele
Přehledy příjmů a výdejů
- Skladová příjemka
- Přehled příjmů detailní za období, sumární za období
- Přehled dodávek
- Skladová výdejka
- Přehled výdejů detailní za období, sumární za období
Přehledy stavů skladu
- Stav skladu detailní podle příjmů, detailní podle položek
- Stav skladu sumární dle oborů a skladů
- Stavy skladu na počátku nebo konci zvoleného období
- Položky pod minimálním stavem
Přehledy skladových pohybů
- Přehled pohybů podle položek detailní, podle položek a druhů pohybu, sumární
- Skladová regleta detailní, sumární v měrných jednotkách i finančním vyjádření
- Přehled pohybů podle druhů pohybu detailní, po dokladech, sumární
Přehledy prodejů
- Přehled dodacích listů sumární, dodacích listů detailní
- Přehled prodejů za hotové sumární, detailní
- Přehled faktur sumární, detailní (kniha faktur)
Přehledy objednávek dodavatelům
- Tisk objednávky s cenami nebo bez cen
- Přehled objednávek sumární, detailní
- Historie objednávky
- Historie vybrané položky v objednávkách
Přehledy obchodních případů
- Tisk potvrzení obchodního případu, expediční list/pokyn výrobě
- Přehled obchodních případů sumární, detailní
- Přehledy obchodních případů sumární po dnech, dle způsobu dopravy
- Historie obchodního případu
- Historie vybrané položky v obchodních případech
- Historie vybraného oboru v obchodních případech
- Statistika plnění obchodních případů
Zpět
Rozbory
Veškeré rozborové sestavy lze získat za libovolný zadaný interval měsíčních období.
Rozbory dodávek od dodavatelů
- Rozbor dodávek detailní dle dodavatelů a dokladů
- Rozbor dodávek sumární dle dodavatelů a dokladů
- Rozbor dodávek dodavatelů sumární dle dodavatelů
- Rozbor realizace zboží dodavatelů
Rozbory prodejů odběratelům
- Rozbor prodejů odběratelům detailní dle odběratelů a dokladů
- Rozbor prodejů odběratelům sumární dle odběratelů a dokladů
- Rozbor sumární dle odběratelů
- Rozbor sumární dle odběratelů a skladových položek
- Rozbor sumární dle odběratelů a oborů položek
- Rozbory prodeje odběratelům dle dodavatele
- Rozbory prodejů dle skladových položek
- Rozbor obrátkovosti položek
- Rozbor prodejů položek detailní dle položek a dokladů
- Rozbor prodejů položek detailní dle položek a dokladů
- Rozbor sumární dle položek
- Rozbor sumární dle oborů
Zpět
Systém uživatelských sestav - Moje sestavy
Tento systém umožňuje každému uživateli soustředit veškeré sestavy, které pravidelně vytváří ( rozborové, ceníkové, uzávěrkové ) do vlastního tiskového menu. Není pak nutné provádět vyhledávání a konfigurování oblíbených sestav v tiskových formulářích jednotlivých datových okruhů.
Parametry sestav jsou zapamatovávány včetně veškerých výběrových podmínek a nastavení, která je možno na tiskových formulářích zadat. Sestavu lze z menu „Moje sestav“ rovnou spustit, nebo si před spuštěním sestavy nechat zobrazit příslušný, podmínkami naplněný tiskový formulář ke kontrole nebo úpravě.
Zpět