Pokud produkujeme velkΘ mno₧stvφ dokument∙, kterΘ p°ipravuje vφce lidφ najednou, je nemyslitelnΘ, aby se vÜechny dokumenty uklßdaly na n∞jakΘm sdφlenΘm sφ¥ovΘm disku v souborech. Je pot°eba zajistit p°φstupovß prßvß k jednotliv²m dokument∙m a jejich Φßstem. VelkΘ dokumenty je pot°eba rozd∞lit na menÜφ Φßsti, kterΘ budou moci jednotlivφ u₧ivatelΘ editovat nezßvisle na sob∞. Program∙m, kterΘ popsanΘ funkce nabφzejφ, se obvykle °φkß systΘmy pro sprßvu dokument∙ (DMS û Document Management Systems).

DMS obvykle uklßdajφ dokumenty do relaΦnφch nebo objektov²ch databßzφ jako Oracle, MS SQL Server, Object Store, POET apod. Obvykle lze nastavit, jak velkΘ kusy dokumentu (kapitoly, podkapitoly, odstavce) budou uklßdßny jako samostatn² objekt, kter² lze editovat. Pokud vÜe rozumn∞ navrhneme a rozd∞lφme, m∙₧eme n∞kterΘ Φßsti dokument∙ opakovan∞ pou₧φvat a tφm si uÜet°it prßci s upravovßnφm dokument∙ na vφce mφstech.

Aby bylo mo₧no s dokumenty ulo₧en²mi v DMS pracovat, nabφzejφ jejich v²robci rozÜφ°enφ pro jednotlivΘ XML editory. Editor pak umφ naΦφtat a uklßdat dokumenty p°φmo z DMS. Pokud to pot°ebujeme, m∙₧e pro nßs DMS snadno evidovat jednotlivΘ verze dokument∙, pamatovat si kdo je kdy zm∞nil a mnoho dalÜφho.

MnohΘ DMS obsahujφ i nßstroje pro work-flow dokument∙. M∙₧eme tak specifikovat, kterß firemnφ odd∞lenφ nebo pracovnφci musφ po₧adovan² dokument schvßlit nebo upravit. DMS po₧adovan² tok dokument∙ pomßhß automatizovat a hlφdß, aby nebyl n∞jak² Φlßnek na cest∞ dokumentu vynechßn.

JednotlivΘ DMS se mezi sebou navzßjem liÜφ, ale krom∞ v²Üe popsanΘ zßkladnφ funkΦnosti Φasto nabφzejφ jeÜt∞ dalÜφ moduly. SouΦßstφ DMS je obvykle i prohlφ₧eΦ a navigßtor, kterΘ umo₧≥ujφ snadnΘ prohlφ₧enφ ulo₧en²ch dokument∙. B²vß za°azen i n∞jak² vyhledßvacφ systΘm, n∞kterΘ DMS jsou p°φmo integrovßny s formßtovacφmi programy, kterΘ um∞jφ dokumenty zformßtovat pro tisk nebo p°evΘst do dalÜφch formßt∙ vhodn²ch pro publikovßnφ na Webu.

Mezi nejznßm∞jÜφ DMS pat°φ nap°φklad SigmaLink, Life*CDM, Astoria a Poet CMS.