Revize v praxi
Zdroj: Software602

Říkáte, že máte přehled o všem, co s vašimi dokumenty provádíte - co do nich píšete a případně doplňujete? Lidská paměť je však zákeřně nespolehlivá. Za pár měsíců si člověk mnohdy nevzpomene, kde vůbec je dokument, který právě zoufale hledá, uložen - natož co v něm upravoval předloni v březnu. Podobně tomu může být při tom, pracuje-li při týmové práci na stejném dokumentu více lidí; to samozřejmě jde bez problému - dokument si mohou předávat nebo sdílet v síti. A jak se zpívá ve známé písničce - „Ten dělá to a ten zas tohle...“- dobrá, ale KDO tam napsal tenhle příšerný nesmysl?

Využijte možnost podchycení revizí

Tohle všechno se ale dá snadno podchytit. Váš dokument může v sobě nést celou historii svého vzniku. Volitelně lze zachovat a zobrazit všechny vymazané i přepsané části a také části nově doplněné. Funkce, která toto vše umožňuje, se jmenuje revize.

Jak revize nastavíte?

K nastavení revize dokumentů je určen malý dialog Označit změny který otevřete příkazem Nastavit spuštěným z nabídka Pomůcky a podnabídky Revize. Dialog obsahuje pouhé tři zaškrtávací čtverce.

Pokud vůbec budete chtít revize zaznamenávat a zobrazovat. Tím také zpřístupníte zbývající dva čtverce, které jsou jinak zašedlé.

• Zaškrtnete-li čtverec Zobrazit změny v dokumentu, budou se revidované části zobrazovat v okně s načteným dokumentem červeně a podtržené červenou čarou pod slovy jichž se týkají.
  
  
• Zatrhnete-li přepínač Označit změny při tisku, bude označení revidovaných partií bude zahrnuto i do tisku.

Pokud je režim revizí aktivní - přepínač Kontrolovat změny v dokumentu je zaškrtnutý - revize se zaznamenávají nezávisle na zatržení zbývajících přepínačů. Jestliže tedy zrušíte zaškrtnutí čtverce Zobrazit změny v dokumentu, můžete klidně psát a revize vás nebudou rušit při zalamování dokumentu. Jakmile budete chtít vidět, jak a co bylo změněno, přepínač jednoduše zatrhněte.

Místo zdlouhavého popisu se podívejme, jak se revize v textu projeví.

Kurzor myši nad revidovanými partiemi má speciální podobu. Základem je obvyklý kurzor v podobě, jakou mívá nad textem ( I ), je však vpravo dole doplněn křížkem( Ix ).

Komentáře k revizím

Pokud při tomto "revizním" tvaru kurzoru klepnete nad textem pravým tlačítkem myši, otevře se plovoucí nabídka, ve které je mimo jiné příkaz Okomentovat.

Spustíte-li tento příkaz, budete mít možnost, pro autora změn v dokumentu mnohdy důležitou, zdůraznit aby každý viděl, proč jste změnu v dokumentu vůbec dělal. Budete mít možnost každou svou revizi okomentovat. Spuštěním příkazu Okomentovat se otevře dialog, do kterého zapište text vašeho komentáře.

Nyní může kdokoliv text vašeho komentáře v dokumentu vidět. Stačí nastavit nad revizi kurzor myši (nemačkat žádné tlačítko) a text se objeví v bublině, podobně jako u bublinové nápovědy.

Prohlížení revizí

Revidované části je možné do dokumentu vřadit napevno (nevratně) nebo je dodatečně vyřadit. Změny tedy zatím visí na vážkách a záleží na vás, zda je do dokumentu zařadíte či se je rozhodnete neakceptovat. Pokud na dokumentu dělalo více lidí a vy jste koordinátorem, který zodpovídá za konečný výsledek, bude vhodné, když si revize prohlédnete a posoudíte jednu po druhé.

V podnabídce příkazu Revize spusťte příkaz Procházet. Příkaz otevře dialog pro komplexní zpracování revizí. V dialogu najdete údaje o první revizi (nejbližší textovému kurzoru).

V rámečku dialogu najdete řadu informací:

• V sekci Změny je vypsáno kdo, kdy a v kolik hodin zásah do dokumentu provedl. Jméno autora změny je samozřejmě závislé na jeho identifikaci v počítači.
  
  
• V sekci Zobrazení je přepínač, který umožní vybrat, jakým způsobem má být změna prezentovaná v dokumentu zobrazena. Přepínač umožňuje zvolit: Změny označit
  (pozměněné partie budou podtrženy červenou vlnovkou), Změny bez označení (změny budou sice vypsány, ale bez podtržení) a Originál (změny nebudou zobrazeny vůbec).
  
  
• Pokud byl k revizi vytvořen komentář, je jeho text vypsán nad dolní sadou ovládacích tlačítek.
  

Chcete-li se přesunout na následující (předchozí) revidovanou část, máte k tomu dispozici tlačítka Hledat>> a <<Hledat.

Jak revize potvrdíte nebo zamítnete?

Nejprve se podívejme na "odpovědnější" přístup, kdy chcete posuzovat každou revizi samostatně. Pomocí dvojice tlačítek Hledat prohlížejte revizi za revizí. Správnost revize (v textu se označí jako blok) potvrďte tlačítkem Potvrdit, nesprávnost tlačítkem Zamítnout.

Nejjednodušší, nejrychlejší, ale nejméně zodpovědné řešení nabízejí tlačítka Potvrdit všechny a Zamítnout všechny. Jejich stiskem buď všechny revize zařadíte do dokumentu jako "správný" text nebo je jako celek zamítnete.

Akceptované a zamítnuté revize

Potvrzené revize se napevno zařadí do dokumentu a stanou se jeho součástí. Při dalším prohlížení revizí se nadále zobrazí tak, jako okolní text. Revize zamítnuté tlačítky Zamítnout nebo Zamítnout všechny se z dokumentu nevratně vymažou.

V případě rozsáhlých tabulek s mnoha údaji byste jistě uvítali způsob pro přesun na první, resp. Poslední položku řádku (sloupce). Pro tento účel disponuje Excel klávesovou kombinaci Ctrl+šipka:

Ctrl+ šipka vpravo - přesun na poslední položku řádku
Ctrl + šipka vlevo - přesun na první položku řádku
Ctrl + šipka nahoru - přesun na první položku sloupce
Ctrl + šika dolů - přesun na poslední položku sloupce

Tvoříte-li text, v němž se často opakují určité sekvence formátování, tak jistě oceníte možnost opakování poslední akce - klávesa F4.

Horizontální čáry
Zdroj: Internet

Pokud do textu hodláte vložit horizontální čáru, tak možná oceníte následující tip pro rychlé vložení.

• Tenká čára - do nového řádku napište ---
• Tustější čára - do nového řádku napiště ___
• Čerchovaná čára - do nového řádku napište ***
• Tlustá dvojitá čára - ###