Task Plus 3.7.2

Patříte mezi lidi, kteří neví, kdy se zastavit nebo máte na starosti tolik věcí, že si to ani nepamatujete? Nebo váš papírový kalendář spíše připomíná popsaný blok nejrůznějšími úkoly, které prostě musíte udělat? Pak právě vám je určen program Task Plus a tento návod.

 Úvod 

Pro pracovité lidi, kteří zapomínají, co mají dělat nebo toho mají moc, je určen tento program. Stejně jako klasický kalendář umožňuje přidávat úkoly jak k jednotlivým dnům, tak i úkoly, které musíte udělat, aniž by byly limitovány datem.

 Instalace a spuštění 

Pro spuštění musíte mít procesor alespoň Pentium, 32 MB RAM, a Windows 9x/ME/NT. Ve Windows 2000 nebyl program odzkoušen. Instalace je stejná jako u jiných programů a program spustíte pomocí zástupce na ploše nebo v nabídce Start.

Před prvním použitím programu byste si měli vymazat ukázková data, která jsou v programu po nainstalování obsažena. Toto provedete (a nejenom s ukázkovými daty) pomocí příkazu File - Clear all data.

  Základy 

Funkce programu je jednoduchá: nejprve vyberete v kalendáři požadovaný den a poté přidáte nebo zkontrolujete, co máte udělat.

Pro snazší orientaci v kalendáři zobrazuje některé dny odlišnou barvou. Žlutá barva znamená nějakou událost v seznamu Holidays (narozeniny, svátek, výročí), červená nesplněný úkol a světle modrá, že všechny úkoly v daný den jsou splněny. Zelená značí dnešní den.

Po vybrání dne v kalendáři se napravo objeví úkoly. Nahoře nad úkoly je počet úkolů nebo červeně událost ze seznamu Holidays, den v týdnu, datum a počet dní (days), týdnů (wks), měsíců (mons) nebo let (yrs) před (ago) nebo po dnešním dnu.

V programu jsou dva panely pro práci s úkoly. Jejich tlačítka jsou identická, proto si je popíšeme:
Plus slouží pro přidání úkolu, mínus pro jeho odstranění. Červené zatržítko označí úkol za splněný, střecha umožní editaci úkolu, tiskárna jeho vytisknutí a poslední duplikaci.

 Jednorázové akce na určitý den

Nejprve se naučíme do diáře zaznamenat nějakou jednorázovou akci. Řekněme, že máme na Mikuláše (5.12.) chodit strašit jako čert. A bychom na to nezapomněli, nezbývá, než si to poznamenat.

Postup je jednoduchý:
1. V kalendáři vybereme datum. Použít můžeme myš (pomocí tlačítek < a > se přesouváme o měsíc vzad/vpřed) nebo pomocí klávesnice (Page Up o měsíc vpřed a Page Down o měsíc vzad).
2. Napravo od úkolů stiskneme tlačítko + (nebo klávesu INSERT). V dialogu udejte čas (pole Time), kategorii (viz. dále), zda máme být upozorněni alarmem a text úkolu. Poté stačí stisknout OK.

Nelekejte se, že program při psaní textu úkolu nesprávně zobrazuje česká písmena. V hlavním okně je vše v pořádku a namísto textu z obrázku je tam napsáno Dělat čerta.

Kategorie: Úkoly můžete dělit do skupin podle jejich obsahu (osobní, pracovní, ...) nebo i jinak. Kategorii vyberete pomocí rozbalovacího seznamu. Určit můžeme i své vlastní kategorie pomocí tlačítka se třemi tečkami a v dialogu pomocí tlačítka Add přidat novou nebo pomocí Delete vymazat. Tentýž dialog otevřete též pomocí File - Categories.
K čemu kategorie slouží? Úkoly lze pomocí nich jednoduše filtrovat a v práci si zobrazit pouze pracovní, doma pouze soukromá atd. O filtrování se dozvíte později.

 Akce na delší dobu, pravidelně se opakující 

Pokud pravidelně děláte nějakou činnost jistě si ji pamatujete a bylo by zbytečné ji zaznamenávat do diáře. Ale třeba se stane, že zavolá šéf a vyhrkne na vás, že se máte tehdy a tehdy dostavit tam a tam. V rychlosti si to neuvědomíte a přikývnete. Po zjištění mu buďto zavoláte nebo si akci přesunete.
Dalším příkladem využití je případ, že program sdílíte s rodinnými příslušníky a pokud do diáře nastavíte i akce se pravidelně opakující, předejdete tomu, že váš příbuzný koupí třeba lístek do kina, když hrajete fotbal.

Postup:
1. Podle bodu jedna a dva u zadávání jednorázové akce nastavte váš požadovaný úkol. Rozdíl je pouze v tom, že nakonec nestisknete tlačítko OK. Jako datum vyberte první den akce.
2. Namísto tlačítka OK stiskneme Repeat a z nabídky vybereme opět Repeat.
3. Nejprve vyberte počáteční (Start Date) a koncové datum (End Date). Vedle máte počet dní, které leží v daném rozmezí.
4. Vyberte četnost opakování: 

Týdny v měsíci (Week of Month) Do pole Every x Months zadáme pro každý kolikátý měsíc platí úkol (1 = každý, 2 = ob jeden, ...), dále pořadové číslo měsíce (1. - 5. nebo poslední) a dny v týdnu (pořadí je stejné jako v Česku: Mon = Pondělí, Sun = Neděle).	Dny v měsíci (Days of Month) Do pole Every x Months zadáme pro každý kolikátý měsíc platí úkol (1 = každý, 2 = ob jeden, ...) a dále dny (např. každého 3. a 18.). Zatrhávací pole umožňují vybrat poslední den v měsíci (Last day of the month), a vynechat soboty a neděle (Avoid Saturdays resp. Avoid Sundays)
Některé dny v týdnu (Weekly) Do pole Every x Weeks zadáme pro každý kolikátý týden platí úkol (1 = každý, 2 = ob jeden, ...), a dny v týdnu (pořadí je stejné jako v Česku: Mon = Pondělí, Sun = Neděle).	Denně (Daily) Do pole Every x Days zadáme pro každý kolikátý den platí úkol (1 = každý, 2 = ob jeden, ...), a zda vynechat soboty a neděle (Avoid Saturdays resp. Avoid Sundays).
Každý rok v dané datum (Annually) Úkol se opakuje každý rok v dané datum určené počátečním datem.

5. Tlačítkem Preview selection zobrazíme dny podle daných parametrů (pozor: občas nejsou seřazeny chronologicky). Pokud nějaké vybereme (i více najednou), můžeme je tlačítkem Delete vymazat.
6. Po stisku OK a potvrzení budou úkoly vloženy do diáře.

 Úkoly bez data 

Vyskytnout se mohou i úkoly, které nemají potřebu být splněny do nějakého data. Než je k nějakému přeřazovat, je rozumnější je mít neustále na očích a snažit se o jejich nejrychlejší splnění. Úkol se přidává stejným způsobem jako úkoly s datem.

 Splnění úkolu 

Je jedno, zda jde o úkol s datem nebo bez, rozhodující je, že jste jej splnili. K označení splnění slouží tlačítko s červeným zatržítkem. V dialogu zadáme do textového pole poznámku o splnění (třeba kolik času zabralo jeho vypracování) a můžeme zadat, kdy byl úkol splněn (Goto origin date nastaví datum na datum úkolu, Goto today nastaví datum dnešní).

Všechny splněné úkoly jsou v dialogu File - View Completed Tasks, odtud je vymažete klávesovou zkratkou CTRL+SHIFT+DELETE.

 Státní a jiné svátky 

Jak již bylo zmíněno, můžete určit svátky, které poté program zobrazuje žlutě. Proto se tento způsob nehodí k zadávání svátků / narozenin známých nebo příbuzných, které můžete přidat jako úkol s datem.

Seznam svátků můžete editovat v dialogu File - Holidays. Tlačítkem Add otevřete další dialog, kde nahoře zadáte jméno svátku a pokud jde o jednorázový, zvolíte One-time holiday a vyberete datum, nebo můžete zadat svátek každoročně se opakující (Annual repeating např. vánoce). Vyberete měsíc a den, nebo pokud jde o pohyblivý den (třeba na první středa), vyberete Floating day of month a v rozbalovacím seznamu (z voleb v pořadí 1. 2. 3. 4. a poslední) pořadové číslo dne a následně napravo i den v týdnu. Svátek vymažete vybráním a tlačítkem Del.

 Kategorie úkolů a filtrování 

Program můžete používat jak v práci tak doma. K tomu pomáhá filtrování a možnost ukládání.
Filtrovat úkoly můžeme pouze v případě, když je při zadávání zařadíme do příslušné skupiny. K zapnutí nebo vypnutí filtru slouží tlačítko s trychtýřem na panelu nástrojů nebo nabídka Filter, která se při zapnutém filtru změní na FILTER ON. Pokud je trychtýř zelenomodrý, je filtrování vypnuto a tedy se zobrazují všechny úkoly. V případě zapnutého filtru je trychtýř žlutý.
V dialogu pro práci s filtrováním máte zobrazeny všechny dostupné kategorie. Pokud je kategorie zatržena, budou její úkoly zobrazeny. Ovlivnit též můžeme zobrazení nesplněných a splněných úkolů. Tlačítko All zatrhne všechny skupiny, None udělá opak a Filters Off filtrování vypne.

Aby bylo možné filtrovat, je potřeba mít vytvořeny kategorie. Příkazem File - Categories zobrazíme dialog pro práci s nimi. Tlačítko Add je pro přidání, Delete pro odstranění a Clear vymaže všechny. Vymazání kategorie nemá vliv na úkoly v ní, ty jsou stále do ní zařazeny, i když už neexistuje, ale nedají se filtrovat.

 Jeden diář na více počítačích 

Autoři mysleli i na ty, kteří pracují s počítačem doma i v kanceláři a přidali funkci pro uložení a načtení diáře. Diář uložíte tlačítkem s disketou nebo příkazem File - Archive Current data. Zadáte umístění a jméno souboru. Soubory budou celkem čtyři (*.arb, *.ar2 *.ar3 a *.ar4).
Načíst soubory můžete příkazem Restore old data a vybráním příslušného souboru. Při obnovení ztratíte všechna jiná data v diáři, takže pozor.

 Pročištění 

Je zbytečné mít v diáři staré úkoly, které jsou již dávno splněny. Namísto mazání jednoho po druhém nabízí program hromadné vymazání. V dialogu File - Clear all data vyberte Clear all tasks within... a zadejte rozpětí dat. Program požádá o potvrzení a je to hotovo.

 Alarm 

V programu můžeme nastavit až deset alarmů na určitý čas a dny v týdnu
Stiskem tlačítka se zvonkem otevřeme dialog, kde zadáme čas a popisku, tlačítkem mp3 vybereme zvukový soubor WAV, MP3, WMA nebo AudioCD a zatrhneme dny, kdy má být budík aktivní (pozor, řádek začíná nedělí). Úplně vlevo je zatržítko, které určuje, zda je alarm aktivní či nikoliv.

 Nastavení programu 

Příliš toho nastavit nelze, ale přece jen autoři na uživatele mysleli.

V dialogu File - Options můžeme na první kartě ovlivnit barvy a kalendář. Use shadows... dovolí používat stínování nadpisů, Strike-out... přeškrtávání hotových úkolů a Show fly-by... nápovědu tlačítek. Ovlivnit můžete, zda týden začíná nedělí (Sunday) nebo jako u nás pondělím (Monday). Tlačítka slouží k nastavení písma (Grid - tabulka, Calendar - kalendář, a Header - hlavičky).
Druhá karta je tu k nastavení zvukové signalizace úkolů. Enable alarms povolíte zvukovou signalizaci, zadáte, o kolik minut má zaznít signalizace dřív, zda má být použit systémový zvuk nebo zvuk WAV a zda se má opakovat. Ve spodní části je nastavení, zda má program oznamovat celou a půlhodinu.
Poslední karta nabízí nastavení standardní skupiny pro nové úkoly, co se má dít po spuštění programu (Start in ... spustí program minimalizovaný vedle hodin bez zobrazení okna a  Task Plus... zajistí spuštění po startu Windows), co se stane po stisku ALT+F4 (Exit - ukončit nebo Minimize minimalizovat), co má být potvrzeno (Delete... mazání a Drag přesouvání). Standardně po přejezdu přes kalendář se objeví sumární přehled k danému dni (ten můžete vypnout pomocí Display popup...). poslední volba je z obrázku jasná, umožňuje buďto nastavit jednotnou ikonu nebo ikonu s datem.

 Závěr 

Program je na docela vysoké úrovni a je velice jednoduchý na ovládání. Přesto obsahuje několik chyb, které ale normálnímu uživateli vadit nebudou. Výhodou je přenositelnost mezi několika programy a tím pádem lepší přehled o úkolech. Pomocí filtrů může program používat více lidí, není ovšem zaručena důvěrnost dat (v rodině však postačí).
Pokud tedy často zapomínáte, co jste měli udělat, pak je tento program právě pro vás.

 Tomáš Milbach   
 

Vaše tipy pro další návody očekáváme na adrese navody.chipcd@vogel.cz